Види робочої документації та вимоги до її складання

Робоча документація формується на всіх етапах процесу аудиту.

Для того щоб створити зрозумілу та упорядковану аудиторську документацію, необхідно визначитися з класифікаційними ознаками, які застосовуються для систематизації всієї сукупності документації аудиторської фірми. Таких класифікаційних ознак у теорії аудиту можна зустріти дуже багато. У таблиці 8.3 подано найбільш вживані в теорії аудиту класифікації аудиторської документації.

 

Таблиця 6.2 - Класифікація аудиторської документації

Класифікаційна ознака Вид аудиторської документації
За призначенням > Базова > Підсумкова
За часом ведення і використання > Постійного використання > Поточного використання
За джерелами отримання > Від третіх осіб > Від підприємства-клієнта > Складені аудитором
За характером інформації > Правового характеру > Про керівництво і персонал підприємства > Про економічну основу діяльності підприємства > Про систему внутрішнього контролю > Про систему бухгалтерського обліку > Аудиторські організаційно-функціональні документи > Документи оцінювання аудиторського ризику > Аудиторські документи по перевірці окремих статей і показників річного звіту > Кореспонденція аудитора > Підсумок

Продовження таблиці 6.2

За призначенням > Оглядові > Інформативні > Перевірочні > Підтверджувальні > Розрахункові > Порівняльні > Аналітичні
За ступенем стандартизації > Стандартизовані > Довільної форми
За формою подання > Графічні > Текстові > Комбіновані
За технікою складання > Ручні > На машинних носіях

Разом з тим для практичного застосування найбільш важливим є систематизація всього масиву робочих документів за такими ознаками:

- класифікація за призначенням, що поділяє аудиторську документацію на базову та підсумкову;

- класифікація за часом ведення та використання, що поділяє аудиторську документацію на документацію постійного та поточного використання.

До підсумкової документації традиційно відносять аудиторський звіт та аудиторський висновок, які складаються в результаті вивчення й аналізу інформації, яка міститься у всіх інших робочих документах, що відносяться до відповідної перевірки. Звідси й випливає відповідна форма розподілу аудиторської документації. Важливість такої класифікації полягає в тому, що підсумкова документація є продуктом, кінцевим результатом всієї копіткої праці команди аудиторів. Саме тому міжнародні стандарти аудиту мають спеціальні стандарти, які встановлюють вимоги не тільки до порядку формування аудиторської думки, але й форми її викладення в аудиторському висновку.

Практичний аспект важливості поділу робочої документації на документацію постійного та поточного використання полягає в тому, що основні клієнти аудиторської фірми отримують послуги на проведення аудиту протягом певного часу. Відомо, що МСА враховують ці обставини й передбачають можливість здійснення певних процедур (наприклад, отримання знань про підприємство, вивчення та документування його внутрішнього контролю та ін.) лише при першому випадку укладення договору на аудит. Крім того, процедури аудиту поточної фінансової звітності пов'язані з використанням інформації, яка була відображена у фінансовій звітності попереднього звітного періоду (наприклад, дані про залишки за рахунками, основні операції, договори, контракти, які завершуються в наступному періоді і на які слід звернути увагу при наступних перевірках). Саме тому доцільно складати комплект документів для подальшої роботи. В аудиторській практиці такий комплект документів отримав назву постійного файлу.

Постійний файл створюють для:

- формування документального забезпечення інформацією підприємство, яка не змінюється на нову дату аудиту. Цим виключається необхідність повторного вивчення широкого кола питань;

- збереження даних, які стосуються вивчення тенденцій у роботі підприємства;

- підготовки інформації для нових співробітників, щоб допомогти їм ознайомитися з історією діяльності клієнта, здійсненими операціями.

У постійному файлі доцільно зберігати документи та інформацію постійного характеру для використання в майбутньому. Проте інформація постійного файлу повинна періодично оновлюватись і не мати некорисних й застарілих матеріалів.

Комплект документів постійного файлу, як правило, розміщують в окремій папці. Про всі внесені зміни до складу документів у постійному файлі робиться відповідна позначка про зміст внесених змін із зазначенням прізвища особи, яка вносила відповідні зміни та дату змін. Матеріали, що зберігаються в папці постійного файлу, використовуються в майбутньому для підготовки до чергового аудиту.

МСА 230 (П) визначає, що основні вимоги до аудиторської документації полягають в наданні зрозумілої інформації щодо:

1) характеру, часу та обсягу аудиторських процедур, виконаних для відповідності вимогам МСА та застосованим законодавчим та регуляторним вимогам;

2) результатів аудиторських процедур та отримані аудиторські докази;

3) важливих питань, які виникли в процесі аудиту, та висновків щодо них.

Виходячи з основних вимог стандарти аудиторської фірми щодо робочої документації повинні забезпечити те, щоб така документація дозволяла:

- мати чіткий зв'язок відповідного документа з об'єктом перевірки;

- визначити період перевірки, для якого складено документ;

- об'єктивно висвітлити інформацію;

- чітко і зрозуміло розкрити зміст відповідного документа для особи, яка не складала такого документа;

- ідентифікувати відповідний документ з аудиторською фірмою, для якої він складався, з особою, яка його складала, та часом його складання.

Стандартизація форми аудиторської документації досягається за допомогою визначення обов'язкових реквізитів документа, до яких, зокрема, належать:

- назва документа;

- номер;

- перехресне посилання на документи, з якими він пов'язаний;

- період, що перевіряється;

- зміст;

- виконавці та контролери;

- дата створення;

- розшифровка умовних позначень.