Єдиний реєстр захисних знаків та спеціальних бланків нотаріальних документів

Єдиний реєстр захисних знаків та спеціальних бланків нотарі­альних документів — це комп'ютерна база даних, призначена для обліку надходження і витрачання спеціальних бланків і знаків, перевірки їх справжності та статистичного аналізу. Єдиний ре­єстр включає реєстр нотаріусів (державних і приватних) і реєстр спеціальних бланків та знаків нотаріальних до­кументів.

Реєстр запроваджений у серпні 1997 року.

Мета створення — надання нотаріусам України та право­охоронним органам можливості перевірити справжність нота­ріальних документів, виконаних на спеціальних бланках нота­ріальних документів, що сприяє уникненню укладання угод, які суперечать законним інтересам фізичних та юридичних осіб. Щоденно у реєстр вносяться відомості про витрачання близько 21тис. бланків.

Ведення реєстру покладено на Держінформ'юст, який також відповідає за організацію виготовлення захисних знаків, їх по­стачання державним нотаріальним конторам і приватним нота­ріусам; ведення обліку постачання і витрачання захисних зна­ків та спеціальних бланків нотаріальних документів. Анало­гічні функції щодо спеціальних бланків нотаріальних докумен­тів виконує підприємство «Інформаційно-видавничий центр українського нотаріату» (ІВЦУН). Бланки та знаки виготовля­ються відповідно до зразка й опису, затверджених Міністерст­вом юстиції України. Міністерство юстиції забезпечує організацію постачання, зберігання, обліку постачання й звітності витрачання бланків та знаків.

Відомості для внесення до реєстру надходять до Держінформ'юсту з управління юстиції, від державних нотаріальних кон­тор, приватних нотаріусів та ІВЦУН. Первинні документи обліку такі:

• у Міністерстві юстиції України — журнал реєстрації вида­них свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю;
• в управлінні юстиції — журнал реєстрації приватної нотарі­альної діяльності; повідомлення відділу кадрів управління юсти­ції про призначення, переведення та звільнення державних нота­ріусів; видаткова накладна на відправлення бланків (знаків) ІВЦУН (Держінформ'юстом); звіт про витрачання бланків; копії доповідних записок про викрадені бланки та знаки; акти про прийняття-передання або знищення зіпсованих, анульованих і дефектних бланків та знаків.

Управління юстиції до 10 числа кожного місяця в порядку, встановленому Міністерством юстиції України, надсилають Держінформ'юсту для ведення реєстру нотаріусів повідомлення про зміни в складі приватних нотаріусів і державних нотаріальних контор.

Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси щомісяч­но до 10 числа наступного за звітним місяця надсилають Держінформ'юсту звіти про витрачання бланків та знаків, у яких за­значаються серія, номери бланків і знаків, коди та дата їх витра­чання.

ІВЦУН щоденно надсилає до Держінформ'юсту відомості про постачання бланків державним нотаріальним конторам і приват­ним нотаріусам.

Копії доповідних записок про викрадені бланки та знаки дер­жавні нотаріальні контори й приватні нотаріуси надсилають до Держінформ'юсту негайно в разі виявлення факту крадіжки.

Дані, що містяться в реєстрі, доступні для перевірки всім ко­ристувачам інформаційної мережі Міністерства юстиції України. Перевірка може здійснюватись за допомогою телефонного зв'язку з черговим адміністратором реєстру.

ІВЦУН, державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси відповідають за своєчасність і вірогідність відомостей, наданих Держінформ'юсту для внесення до реєстру.

Держінформ'юст відповідає за своєчасність унесення та від­повідність даних у реєстрі даним звітів державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів та відомостям, наданим ІВЦУН.