Стадії та складові забезпечення якості бухгалтерського обліку в аптеках

Обліковий процес в аптеках проходить декілька стадій (етапів).

На першому етапі ведеться точне спостереження, вимірювання та реєстрація гос­подарських операцій. Підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час виконання господарської операції, а якщо це неможливо - безпосеред­ньо після її закінчення. Виконавці - провізор, фармацевт, бухгалтер.

На другому етапі здійснюється систематизація та групування облікової інформації, яка міститься в первинних документах. Виконавці - провізор, бухгалтер.

На третьому етапі проводиться складання встановлених форм бухгалтерської звіт­ності на підставі даних бухгалтерського обліку, а саме:

· аптеки зобов’язані подавати місячну квартальну та річну фінансову звітність орга­нам, до сфери управління яких вони належать, трудовим колективам на їх вимогу, власникам (засновникам) відповідно до установчих документів, якщо інше не передбачено Законом.

· фінансова звітність аптек не становить комерційної таємниці, крім випадків, перед­бачених законодавством (докладніше у темі 10).

Фінансова звітність аптек (крім бюджетних установ, представництв іноземних суб’єктів господарської діяльності та суб’єктів малого підприємництва, визнаних такими відповідно до чинного законодавства) містить: баланс, звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал та примітки до звітів. Вико­навці - бухгалтер, директор аптеки.

На четвертому етапі відбувається використання облікової та звітної інформації для економічного аналізу господарської діяльності аптеки. Виконавці - бухгалтер, дирек­тор.

Кожний аптечний заклад повинен забезпечити якість ведення бухгалтерського обліку (рис. 9.2).

Первинні документи - це документи, які містять відомості про господарську опе­рацію та підтверджують її здійснення. Вони повинні бути складені під час здійснення господарської операції або безпосередньо після її закінчення на паперових або машин­них носіях. Для контролю та впорядкування обробки даних, на підставі первинних доку­ментів, можуть складатися зведені облікові документи, в яких повинні бути зазначені обов’язкові реквізити.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, система­тизується (ідентифікується, класифікується, групується) на рахунках бухгалтерського обліку у відповідних реєстрах синтетичного та аналітичного обліку, шляхом їх подвій­ного запису на взаємопов’язаних рахунках.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових реєстрах у тому звіт­ному періоді, в якому вони були здійснені.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і реєстрів бухгал­терського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Аптечні заклади повинні вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанк­ціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і реєстрах бухгалтерського обліку та забезпечення їх належного зберігання протягом встановле­ного строку.

На підставі даних бухгалтерського обліку, уточнених результатами проведених інвентаризацій, аптечні заклади зобов’язані складати фінансову звітність, яку підпису­ють завідуючий аптекою та бухгалтер.