Построение диаграмм в Word

Редактирование таблицы

Ввод, редактирование и форматирование таблиц

Для упорядочивания цифровых и текстовых данных в документах часто используются таблицы. Важной особенностью Word является отсутствие ограничений на формат данных, которые можно разместить в ячейке таблицы. Это могут быть как текстовые абзацы, числа, так и графические изображения.

Создать таблицу можно четырьмя основными способами:

1 способ– кнопкойТаблица(рисунок 38) во вкладке Вставка \разделТаблицы:

Рисунок 38 – Кнопка Таблица раздела Таблицы

1) установите курсор в месте вставки таблицы в документ;

2) нажмите кнопку Таблица, появятся линии сетки таблицы размером 10×8 ячеек.

3) переместите указатель мыши при нажатой левой кнопке по ячейкам сетки до получения требуемого числа строк и столбцов, а затем отпустите кнопку мыши.

2 способ -изменю кнопки Таблица:

В пункте строки меню кнопки Таблица выбрать команду Вставить таблицу, появится окно, в котором задается количество столбцов и строк, ширина столбцов.

В результате выполнения этих способов в документ будет вставлена пустая таблица, например:

Таблица 1

3 способ – нарисовать таблицу:

В пункте строки меню кнопки Таблица выбрать команду Нарисовать таблицу, при этом курсор превращается в карандаш, который при нажатой мыши рисует все линии ячеек таблицы под прямым углом или по диагонали.

Рисование начинается с указания одного из углов таблицы (обычно начинают с левого верхнего угла):

· курсор-карандаш устанавливается в нужное место документа;

· нажимается левая кнопка мыши;

· мышь передвигается по диагонали к тому месту, где будет расположен правый нижний угол таблицы;

· когда курсор достиг нужного места, левая кнопка отпускается;

Внешние границы таблицы нарисованы.

Теперь можно рисовать внутренние (сколь угодно сложные) ячейки таблицы (таблица 2.

Таблица 2

По окончании рисования таблицы, чтобы выйти из режима рисования необходимо щелкнуть мышью вне таблицы или повторно нажать кнопку "Нарисовать таблицу".

Для нарисованной таблицы справедливы все операции форматирования и редактирования, применимые в первых двух способах.

Недостающие ячейки можно дорисовать через команду Таблица\Нарисовать таблицу.

При нажатии по таблице правой мышью командами контекстного меню можно объединить (предварительно выделить объединяемые ячейки) или разбить, добавить новые и удалить лишние ячейки, выровнять строки, ширину столбцов, изменить направление текста, ввести маркеры или номера строк данных в ячейках.

4 способ– вставить таблицу Excel командой Вставка \ Таблицы \ Таблица \ Таблица Excel. При этом вызывается меню вкладок из приложения MS Excel, которые позволяют выполнять с таблицей все операции, предусмотренные табличным процессором MS Excel.

Ввод данных в таблицу. Перед вводом информации в ячейку следует щелкнуть в ней мышью. Для перемещения между ячейками используются клавиши-стрелки и клавиша Tab. Содержимое ячеек можно перемещать и копировать, используя буфер обмена или метод drag & drop (выделить и перетащить мышью). При нажатой клавише Ctrl происходит копирование данных.

Форматирование таблиц.Под форматированием таблицы обычно понимается обрамление и заливка целой таблицы или ее отдельных ячеек, изменение ширины столбцов и высоты строк, форматирование текста внутри таблицы.

Всевозможное редактирование таблиц выполняется инструментами вкладок «Макет» и «Конструктор», которые появляются в меню вкладок после клика по таблице.

Во вкладке Конструкторможно изменять параметры стилей таблиц, сами стили, рисовать таблицы и др. – рисунок 39.

Рисунок 39 – Вкладка Конструктор

Во вкладке Макетвозможно добавление и удаление самой таблицы, строк и столбцов, объединение, определение размеров ячеек, выравнивание, сортировка данных и др. – рисунок 40.

Рисунок 40 – Вкладка Макет

Чтобы добавить элементу таблицы обрамление и фон, можно воспользоваться кнопками Заливка и Границы в разделе Стили таблиц.

Пример использования обрамления и заливки (таблица 3):

Таблица 3

К таблицам можно применить готовые стили оформления командами раздела Стили таблиц вкладки Конструктор, например, стиль Средняя заливка 2 - Акцент 1 – см. таблицу 4.

Таблица 4

Ширину столбцов и высоту строк таблицы можно изменять как с помощью мыши (установив курсор на горизонтальную или вертикальную линию между ячейками и, нажав левую клавишу, передвинуть границу), так и из вкладки Макет, раздел Размер ячейки.

Обратите внимание на команду Автоподбор(открывающуюся также правым кликом мыши по таблице). С её помощью в таблице 3 установлена ширина столбцов точно по размеру содержащегося в них текста (Автоподбор по содержимому).

При редактировании таблицы удобно использовать контекстное меню, которое высвечивается на экране при нажатии правой кнопки мыши внутри таблицы. Многие пункты этого меню дублируют команды вкладки Макет. Кроме того, его содержимое зависит от того, какой элемент таблицы выделен в настоящий момент.

Для создания «шапки» таблицы несколько ячеек можно объединять в одну. С этой целью выделите ячейки и используйте команду Объединить ячейки из меню Таблицаили Макетили меню правой мыши.

Для удаления содержимого ячейки или всей строки нужно выделить их и нажать клавишу Del.Для удаления самих ячеек или самой строки вместе с их содержимым нужно выделить их и воспользоваться командой Макет\Удалить (строки, столбцы, ячейки…).

Добавление новой строки в таблицу снизу - поставить курсор в правую нижнюю ячейку и нажать клавишу Tab на клавиатуре.

Вставка новых строк или столбцов. Выделить столбец или строку,войти во вкладку Макет, выбрать команду Вставить сверху (снизу, слева, справа) – рисунок 41 - и выбрать нужные строки (выше, ниже) или столбцы (слева, справа). Можно добавить строки и столбцы путём разбиения существующих ячеек в столбцах или строках. Для этого нужно выделить какую-нибудь строку (для вставки столбцов выделяется столбец) и выполнить команду Разбить ячейки. При этом появляется окно Разбиение ячеек, в котором можно задать количество вводимых ячеек, столбцов и строк.

Рисунок 41 – Вставка столбцов и строк

Для представления содержимого таблицы Word в виде диаграммы используется мастер диаграмм из аппарата MS Excel, который запускается кнопкой Диаграмма раздела Иллюстрации вкладки Вставка (рисунок 42):

Рисунок 42 – Раздел Иллюстрации

При этом сначала строится просто диаграмма MS Excel, а потом она привязывается к данным таблицы. Порядок построения диаграммы следующий:

1 Установите курсор на место будущей диаграммы.

2. Нажмите значок команды Вставка\ Иллюстрации\Диаграмма.На месте курсора появится готовая диаграмма.Одновременно с ней появляется лист Excel c таблицей, по данным которой построена диаграмма, но эта таблица не связана с таблицей Word.

3 Для привязки диаграммы к таблице нужно скопировать её (таблицу Word) на лист Excel на место таблицы Excel, затем щелкнуть правой мышью по диаграмме, выбрать команду Изменить данные и указать (выделить) ячейки скопированной таблицы.

При этом на диаграмме автоматически изменятся построенные элементы в соответствии с данными таблицы Word.

Для дальнейшего оформления диаграммы используются вкладки Конструктор, Макет, Формат, с помощью которых можно заменить её на график, вставить название, наименование осей, наличие сетки и др.).

Если таблица введена в документ как таблица Excel, то построить по ней диаграмму или график можно с помощью инструментов вкладки MS Excel Вставка.