Структурирование документа

Грамотное структурирование документа имеет большое значение. Число уровней иерархии документа должно быть согласовано с объёмом и важностью информации, которая в нем заключена. При правильном структурировании пользователю для первичного ознакомления с документом достаточно просмотреть его оглавление.

При создании структуры большого документа пользователь может применять разные подходы:

· если известен план будущего документа, примерные названия глав, разделов и подразделов, то, приступая к его оформлению в Word, нужно сначала создать структуру документа из всех его заголовков, а затем уже набирать текст абзацев стилем и уровнем Обычный.

· если текст уже набран, то можно провести структурирование существующего документа. Процесс структурирования заключается в том, что в режиме Структура с его помощью нужным строчкам присваиваются уровниОбычный,Заголовок 1, Заголовок 2, …, Подзаголовок и т.п.

После этого строка перестает быть обычным текстом, она получает статус заголовка, оформленного в определенном стиле. Заголовки могут автоматически нумероваться, что избавляет пользователя от необходимости перенумеровывать разделы в случае добавления или удаления одного из них. На основании заголовков можно быстро создать оглавление документа. Если тип шрифта заголовка (подзаголовка) или его размер не устраивают пользователя, то их можно изменить. Благодаря использованию стилей при оформлении заголовков, достаточно изменить в стиле шрифт, кегль или начертание, и это автоматически отобразится во всех заголовках данного уровня, использующих данный стиль.

Чтобы переключиться в режим просмотра структуры документа, во вкладке Вид в разделе Режимы просмотра документа необходимо выбрать раздел Структура (рисунок 33).

Рисунок 33 Панель инструментов «Работа со структурой»

Назначение кнопок:

§ Двойная стрелка влево – повысить до Заголовок 1;

§ Стрелка влево - повысить уровень;

§ Стрелка вправо - понизить уровень;

§ Двойная стрелка вправо - понизить до Обычный текст;

§ Стрелка вверх – перемещение элемента вверх по структуре;

§ Стрелка вниз – перемещение элемента вниз по структуре;

Знак«+» - кнопка Развернуть отображает следующий, более низкий по отношению к выделенному фрагменту, уровень структуры;

Знак«-»- кнопка Свернуть прячет самый нижний уровень в выделенном фрагменте;

Поле Показать уровень – отображаются заголовок соответствующего уровня;

Далее следуют:

§ кнопка Показать только первую строку, которая включает и выключает режим отображения только первой строки текста;

§ кнопка Показать форматирование текста включает отображение символов оформления документа;

Пример 1 Необходимо разработать реферат на тему «Планирование рекламной компании» со структурой следующего вида:

Оглавление

Введение