Контроль

Координирование

Результаты координирования отражаются в таких нормативных документах, как расписания, графики, схемы.

Основными видами координирования являются:

· Временное;

· Ресурсное;

· Территориальное;

· Исполнителей.

Успешность координации во многом связана с опытом координатора. Поэтому смена координатора всегда приводит к проблемам в существовавшей ранее системе координации. Успешность координации зависит от многих субъективных факторов, например, исполнителей, которые узнаются преимущественно через собственный опыт взаимодействия с ними.

Контроль предполагает замер реальных результатов в соответствии с плановыми показателями.

Необходимость контроля как функции управления диктуется тем, что рациональное регулирование предполагает, что известна степень соответствия результатов (реальных показателей) и целей, выраженных в плановых показателях. На основе соответствия/несоответствия плановых и достигнутых показателей только и можно рационально регулировать. План является основанием для контроля.

Контроль помогает предупредить возникновение кризисных ситуаций. Контроль помогает обнаружить проблему до того, как ее развитие приведет к необратимым последствиям. Если, например, не контролировать свои доходы и расходы, запасы сырья, состояние оборудования, то легко можно привести организацию к краху.

Контроль помогает поддерживать успех. Необходимо помнить, что успех организации и отдельного человека не вечен. Успешные в прошлом становятся неуспешными в настоящем. Часто это происходит из-за того, что люди ослабевают контроль во времена успеха, когда им кажется, что у них все хорошо. Регулярный контроль позволяет не «расслабляться», а постоянно поддерживать на определенном уровне достигнутые результаты.

Результаты контроля отражаются в таких нормативных документах, как Акт или Отчет.

Необходимо различать следующие виды контроля:

· По субъектам контроля - внешний и внутренний (самоконтроль);

· По стадиям - предварительный (входной), оперативный (промежуточный) и контроль по конечному результату.

· По степени ожидаемости – плановый и внеплановый.

К предварительному (входному) контролю прибегают в тех случаях, когда характеристика объекта на входе может сильно повлиять на результаты деятельности. Так, например, при приеме в ВУЗы в России существует входной контроль в виде результатов ЕГЭ. Но можно отказаться от входного контроля при условии жесткого промежуточного контроля с обязательной отбраковкой не прошедших контроль. Во Франции, например, до 70% первокурсников-французов отсеиваются после первой сессии.

Если выполняемые функции достаточно простые и легко нормируемые, то можно использовать промежуточный контроль. Если выполняемые функции являются достаточно сложными и трудно нормируемыми, то эффективнее прибегать к контролю по конечному результату. В этом случае необходимо формировать условия, при которых внешний контроль заменяется самоконтролем на промежуточных стадиях.

Необходимость внешнего контроля основывается на древней идее, что человек лучше работает, если знает, что за ним наблюдают. Здесь можно вспомнить уже приводимый нами ранее пример Паноптикума И. Бентама[240]. Наблюдаемость (постоянное наличие у управляемого некоего символа "центральной башни", из которой за ним следят) и непроверяемость (управляемый не должен знать, следят ли за ним в данный момент, но должен быть уверен, что за ним, в принципе, всегда могут подглядывать) – два необходимых условия управляемости, сформулированные И. Бентамом.

Необходимо помнить, что контроль отвлекает ресурсы организации от выполняемой деятельности. Качественный внешний контроль необходимо проводить не очень часто. Поскольку качественный внешний контроль предполагает, в частности, работу внешних контролеров достаточно высокого уровня. В настоящее время рекомендуют, чтобы на 3-5 актов самоконтроля приходился 1 акт внешнего контроля. Но периодически прибегать к внешнему контролю необходимо по следующим причинам:

· повышение степени объективности результатов контроля;

· повышение степени доверия к результатам контроля не только руководителей, но и подчиненных, и, главное, - внешней среды организации;

· возможность привлечь к контролю экспертов в данной деятельности означает совмещение контроля с экспертизой.

При проведении самоконтроля необходимо помнить, что его результаты должны быть публично опубликованы и представлены. Публичность повышает объективность контроля со стороны людей, которые контролируют сами себя. Иногда возможен выборочный контроль за самыми главными параметрами результата. Но осуществляющие самоконтроль не должны знать, какие именно параметры у них будут подвергнуты внешнему контролю.

Необходимо проводить как плановый (известный заранее для проверяемого), так и внеплановый внешний контроль (заранее неизвестно, кого, кто, когда и что будет контролировать). У этих двух видов внешнего контроля разные роли и функции:

· Плановый контроль: ориентирует работника (подчеркивает, на что в своей деятельности работнику нужно обращать главное внимание); стимулирует работника к назначенному сроку выполнить план; выполняет экспертную функцию (такой контроль заранее можно организовать именно с целью экспертизы); налаживает коммуникацию между руководителями и работниками (в ходе такого контроля обязательно устное собеседование с проверяемыми); устанавливает обратную связь (проверяемый имеет возможность высказать свое мнение о деятельности).

· Внеплановый контроль: выполняет диагностическую функцию (оценивает реальное положение дел в организации, выявляет скрытые угрозы и возможности); выполняет защитную функцию (позволяет найти скрытые угрозы); выполняет корректирующую функцию (выявляет потенциальные места и людей, которые могут подвергнуться существенным изменениям)

Ряд авторов выделяет в процессе контроля три стадии: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий [241]. Как мы видим, корректировка действий входит у данных авторов в функцию контроля. Такой подход не является редкостью. Однако, корректировка действий является по сути регулированием, то есть относится к другой функции управления. На наш взгляд крайне важно понимать, что регулирование по результатам контроля не относится к самому контролю. Поскольку, например, контролировать могут одни люди (в частности, преподаватель на экзамене контролирует знания студента по данному предмету и выставляет результат контроля), но преподаватель не принимает решения о корректировке действий студента в связи с оценками студента. Даже допустить студента к повторной сдаче экзамена может только декан факультета, то есть именно он принимает решение о необходимых корректирующих действиях.

В процессе контроля мы тоже выделим три стадии: выработка стандартов и критериев, измерение достигнутых результатов, оценка соответствия реальных результатов установленным стандартам и критериям.

Приведем пример контроля знаний студентов при использовании балльно-рейтинговой системы. Сначала преподаватели разрабатывают критерии получения определенного количества баллов за определенные виды аудиторной и внеаудиторной учебной работы студента в течении семестра и знакомят с ними студентов. Затем преподаватели измеряют достигнутые студентами результаты. Например, студент полностью ответил на фиксированный вопрос к практическому заданию, но допустил грубую ошибку при ответе на вопрос аудитории. Потом, сопоставляя реальный результат студента с введенными критериями, преподаватель проставляет студенту определенное количество баллов.

Заметим, что при оценке соответствия реальных результатов установленным стандартам и критериям управленец всегда решает и еще одну задачу - насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, заключительной стадии контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале корректировки действий (регулировании). Деятельность, осуществляемая на заключительной стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

При проведении контроля необходимо учитывать следующие рекомендации, обусловленные особенностями индивидуального и группового поведения человека[242]:

· стандарты и критерии должны быть понятны проверяемым (иначе им будет сложно осуществлять самоконтроль при выполнении работ);

· стандарты должны быть жесткими, но достижимыми (если стандарты не достижимы, то у работника не будет рационального мотива им соответствовать);

· должна быть обратная связь с проверяемым (если у контролируемого возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудитьих, не опасаясь, что контролер его за это накажет);

· избегайте чрезмерного контроля (это отнимает много ресурсов, снижает у контролируемых способность к самоконтролю, порождает их апатию и иждивенчество);

· соответствие стандарту должно быть вознаграждено.

В любой организации должна быть разработана система контроля, отраженная нормативно, например, в таком документе, как Положение о контроле. При построении системы контроля в организации необходимо соблюдать следующие принципы:

· контроль должен быть всеохватывающим, тотальным (контролировать нужно все сферы деятельности, процессы, персонал, ресурсы и т.п.);

· контроль должен быть постоянным (на протяжении всего времени контролируются те или иные параметры деятельности - что-то может делаться автоматически, например, контроль рабочего времени, что-то делаться методом самоконтроля);

· контроль должен быть системным (параметры контроля, виды, способы и методы контроля должны быть согласованы между собой и представлять единое целое);

· контроль должен иметь стратегическую направленность (контролировать необходимо те параметры, которые связаны с достижением стратегических, а не тактических целей);

· контроль должен быть нацелен на предотвращение ошибок, а не на их исправление;

· контроль должен быть публичным (основные результаты контроля обязательно должны быть доступны всем в коллективе);

· контроль должен быть гибким (система контроля должна постоянно меняться, чтобы избежать «привыкаемости» к контролю);

· контроль должен соответствовать объекту контроля (за людьми не допустим скрытый контроль; если в организации прибегают к автоматическому контролю при помощи технических средств, то люди должны быть предупреждены об этом);

· цели проведения контроля должны быть понятны как контролерам, так и контролируемым.