Коммуникационные сети

Помехи в организационных коммуникациях

Искажение сообщений. При движении информации на предприятии вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, а в силу затруднений межличностных контактов. Сознательное искажение информации может иметь место когда руководитель не согласен с сообщением. В этом случае руководитель модифицирует сообщение, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Информация изменяется под влиянием её фильтрации. На предприятии существует потребность фильтровать сообщение с тем, чтобы направлять те сообщения, которые его касаются. Поскольку именно работники управления определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подтолкнуть их к отмене одних и акцентированию других сообщений. Далее, поскольку подчинённые часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут направлять ему только то, что он хочет услышать.

Информационные перегрузки. Преграды на пути обмена информацией могут быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощённый переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. То же относится и к обмену информацией.

Неудовлетворительная структура предприятия. Если организационная структура предприятия продумана плохо, возможности руководителя продумывать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. Наиболее эффективна для организационных коммуникаций линейная структура управления. В этих условиях растёт вероятность информационных искажений. Надо создавать в фирме систему обратной связи, регулируя информационные потоки, развёртывая системы сбора предложений, печатая материалы информационного характера для использования внутри предприятия и применяя достижения современных информационных технологий.

Коммуникационная сеть – это соединение определённым образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя и более индивидами.

На практике выделяют три типа коммуникационных сетей:

1. Открытые коммуникационные сети, такие сети имеют тупики, т.е. в них есть элементы, находящиеся в концах каналов, в которых информация может быть остановлена.

Рис. 34. Сеть типа «Змея».

Рис. 35. Сеть типа «Тент».

2. Закрытые коммуникационные сети. Эти сети не имеют тупиков, информация в них цир-улирует свободно. Наиболее распространённой является сети типа «круг». Такие коммуникационные сети используются в коллективах с благоприятным климатом.

Рис. 36. Сеть типа «Круг».

3. Комбинированные коммуникационные сети. Подобные сети сочетают элементы открытых и закрытых сетей, например, сеть типа «палатка»

Рис. 37. Сеть типа «палатка»

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.

Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчинённому.

Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами частями организации (заместителями, начальниками отделов, подчинёнными).

Диагональные связи – это связи с другими начальниками и с другими подчинёнными.

В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

10.6. Информация в системе коммуникаций.
Информационные потоки и системы, принципы и пути их совершенствования

Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация – это совокупность различных сообщений об изменениях в системе управления и окружающей её среды. Информация классифицируется:

- по характеру восприятия: визуальная, тактильная, звуковая, обонятельная;

- по источнику возникновения: внутренняя и внешняя;

- по времени хранения: постоянно хранящаяся и хранящаяся определённый срок;

- по времени поступления: периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная;

- по аспектам управления: экономическая, в области управлению персоналом, собственно-управленческая, технико-технологическая; научно-техническая;

- по форме представления: знаковая (цифровая, буквенная, комбинированная, кодированная) и аналоговая

Управленческая информация выполняет в организации следующие задачи:

- обслуживает функции управления - от подготовки и принятия решения до доведения результатов его выполнения;

- связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой;

- обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать определённую линию поведения.

К информации предъявляются следующие требования: к количеству и качеству; к достоверности и точности; к своевременности; к полноте информации; к полезности; и технологические характеристики, к которым следует отнести плотность её размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления.

Информация в организации образует информационные потоки, принципиальная схема которых представлена на рис. 38.

Входные данные Выходные данные

Внешняя информация Система управления План

(состояние организацией (бизнес-план)

окружающей среды) (управляющая

подсистема)

Внутренняя Производство

информация (управляемая

(состояние подсистема)

факторов

производства

Обратная связь

Рис.38. Информация в управлении

Как видно из схемы, вся информация системы управления образуется входными и выходными данными.

10.7. Технические средства в управлении:
средства приема, составления, копирования, передачи, хранения и поиска документов

На эффективность управленческого труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных управленческих работ, средствами связи и служебной моделью – так называемая оргтехника.

Выделяют следующие виды (классы) средств управленческого труда:

- средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства механизации чертежно-графических работ, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

- средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

- средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

- средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

- средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

- специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

Тем не менее, есть общепринятый набор, включающий:

1. Рабочий стол (обычный или специализированный).

2. Вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала, для установки пишущей или счетной машинки, телефонов, диктофонов и картотек.

3. Рабочее кресло и стул.

4. Шкаф обычного типа или специальные (для документации, чертежей), полки, стеллажи и пр.

От конструкции мебели в значительной мере зависят рабочая поза руководителя, затраты времени на поиск документов и канцелярских принадлежностей, на работоспособность человека.

Контрольные вопросы по теме:

1. Что такое коммуникации?

2. Назовите виды коммуникаций.

3. Назовите этапы и элементы коммуникационного процесса.

4. Назовите помехи в межличностных коммуникациях.

5. Перечислите помехи организационных коммуникаций.

6. Коммуникационные сети, их виды.

7. Что такое информация?

8. Назовите виды информации.

9. Какими техническими средствами пользуется менеджер?

РАЗДЕЛ 11. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ:
ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРЕГОВОРОВ, ТИПЫ СОБЕСЕДНИКОВ