Свойства полей в Access

Типы полей в Access

Текстовый – используется для хранения текстовой информации. Это могут быть любые символы, количеством не более 255.

Поле МЕМО – предназначен для данных объемом до 64 тыс. символов. Это может быть текст или комбинация текста и чисел.

Числовой – предназначен для данных, которые могут использоваться в математических расчетах.

Дата/время – значения вводятся в поля в стандартном формате, например, 20.01.98 или 12:15. Однако пользователь может создать и собственный формат.

Денежный – предназначен для хранения точного значения очень больших чисел (15 знаков слева от запятой и 4 - справа). Система поддерживает шесть стандартных форматов, например, основной - 3456,789; фиксированный - 514,75; денежный – 2500 р., но пользователь может также создать собственный формат.

Счетчик– при использовании этого типа полю автоматически присваивается числовое значение. Это могут быть последовательные числа, начиная с 1 или случайные числа. Значения полей этого типа пользователь изменить не может.

Логический – поле может принимать только два значения: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл.

Поле объекта OLE – этот тип поля предназначен для хранения объектов, созданных в других приложениях Windows (документов, таблиц, графиков, рисунков, звуковой информации и др.).

Размер поля – система допускает для текстового поля максимальное число символов - 255. По умолчанию устанавливается 50. Для числового поля по умолчанию устанавливается размер до 15 десятичных знаков.

Формат поля – определяет, в каком виде число, набираемое на клавиатуре, выводится на экран. Система поддерживает семь форматов. Например, денежный формат выводит на экран символ денежной единицы.

Маска ввода – используется в том случае, если все значения поля должны иметь один формат. Например, номер телефона, дата, почтовый индекс и т.п. Маска может состоять из трех частей, разделенных точками с запятой. Например, (99) 000-000; 0; _ _

Первая часть – это собственно маска ввода.

Вторая часть (здесь 0) указывает на режим автоматического занесения постоянных символов. По умолчанию или при значении 1 в поле заносятся только набираемые пользователем символы.

Третья часть (здесь _ _) показывает символы, которые используются для отображения пустых позиций в маске ввода на экране. По умолчанию для этой цели используется символ подчеркивания.

Для написания масок ввода зарезервированы определенные символы, которые жестко задают правило ввода значений полей.

0 - допускается только цифра от 0 до 9. Обязательный символ.

9 - цифра или пробел.

# - цифра, пробел, + или - (минус).

L - только буква. Обязательный символ.

? - буква или пробел.

А - обязательно буква или цифра.

а - буква, цифра, пробел.

& - должен быть любой символ или пробел.

С - произвольный символ.

. , : ; - / - разделители.

< - преобразование символа в нижний регистр.

> - преобразование символа в верхний регистр.

! - маска должна заполняться справа налево.

\ - ввод следующего за обратной чертой символа как символьной константы.

В списке стандартных масок есть маска Пароль. При ее выборе вводимые с клавиатуры символы не отображаются на экране.

Подпись – это второй идентификатор поля. Первый - имя поля. Подпись используется для заголовка столбца в таблице. Ее делают более информативной, чем имя поля. Например, имя поля - КТ, а подпись - код товара.

Значение по умолчанию – значение поля, автоматически вводимое в таблицу при добавлении записи. Значение устанавливается пользователем.

Условие на значение – это свойство служит для автоматического контроля значения поля, вводимого в таблицу: оно должно удовлетворять условию, заданному пользователем. Например, выражение >1995 And <1998 допускает ввод значений 1996 и 1997. Если условие не соблюдается, на экран выводится сообщение об ошибке и допустимые значения поля.

Сообщение об ошибке – дополняет предыдущее свойство. Пользователь может сформулировать свой текст сообщения об ошибке. Например, Год рождения указан не верно. В этом случае допустимые значения поля на экран не выводятся.

Обязательное поле – это логическое свойство, которое может принимать значения Да и Нет. При значении Да в поле обязательно должны быть введены данные. В числовых полях допустимым является значение 0.

Пустые строки – это также логическое свойство. Оно указывает, что в поле можно вводить значение нулевой длины, которое обозначается как две кавычки. Вместе со свойством Обязательное поледанное свойство позволяет различать несуществующие данные и данные, которые существуют, но не известны.

Индексированное поле – используется для ускорения поиска и сортировки записей в таблице по одному полю.

Число десятичных знаков – это свойство определяет число десятичных знаков справа от запятой, которые будут отображаться на экране при наборе чисел. Данное свойство необходимо устанавливать одновременно со свойством Формат поля. При этом следуют правилам:

Значение Авто - значение по умолчанию. Числа отображаются в соответствии со значением свойства Формат поля.

Значение от 0 до 15. Справа от запятой выводится указанное число знаков. Цифры слева изображаются согласно свойству Формат поля.

Данное свойство не учитывается, если для свойства Формат поля выбрано значение Основной.

Установленное число десятичных знаков не ограничивает их ввод и сохранение, а влияет только на форму вывода на экран. Изменить число разрядов в сохраняемом значении позволяет свойство Размер поля.

Для отображения десятичных знаков в свойстве Размер поля необходимо устанавливать значение Одинарное с плавающей точкой (отображает 8 разрядов числа) или Двойное с плавающей точкой(отображает 16 разрядов числа).

8.3. Создание схемы данных

Обязательным условием связи двух таблиц является наличие ключевых и совпадающих полей. Ключевое поле первичной таблицы должно соответствовать аналогичному полю таблицы, которая с ней связывается.

Связи между таблицами создаются в окнеСхема данных, которое вызывается командой Сервис/Схема данных. Предварительно закрываются все открытые таблицы.

После выполнения команды в главном меню приложения Access появляется новая команда Связи, с помощью которой вызывается окно Добавление таблицы (рис. 8.4.) для выбора тех таблиц, между которыми будут создаваться связи.

Рис. 8.4. Окно Добавление таблицы

Для создания связи между двумя таблицами ключевое поле одной таблицы перетаскивается мышью на соответствующее поле другой таблицы. После перетаскивания полей появляется окно Связи(см. табл. 8.5.),в котором выполняются действия по обеспечению целостности данных.

Рис. 8.5. Схема процесса создания схемы данных.

Устанавливается флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим запретит вводить в связанную таблицу (на стороне ∞) запись с несуществующим значением аналогичного поля в главной таблице (на стороне 1). Установка флажков Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечит автоматическое изменение данных в связанной таблице при внесении изменений в первую таблицу.

8.4. Проектирование запросов

Основным средством проектирования запросов в Access является Конструктор.

Проектирование осуществляется в окне Конструктора, вызываемого путем выбора режима Создание запроса в режиме конструктора. Вид окна представлен на рис. 8.6.

Рис. 8.6. Окно Конструктора запросов.

В верхнюю область окна заносятся таблицы или запросы, являющиеся источниками полей для создаваемого запроса (в дальнейшем, таблицы-источники). Таблицы-источники выбираются из окна Добавление таблицы (см. рис. 8.4.).

В нижней части окна располагается бланк запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию:

Поле. В этой строке помещаются имена полей из таблиц-источников для создания нового запроса. Одним из способов заполнения строки является перетаскивание мышью поочередно из верхней части окна в нижнюю полей, включаемых в новый запрос. Каждое поле помещается в отдельный столбец бланка запроса в строке Поле

Имя таблицы. Строка показывает, из какой таблицы-источника выбрано данное поле.

Сортировка. В этой строке указывается тип сортировки для того поля, значения которого необходимо упорядочить.

Вывод на экран. Строка предназначена для установки флажков в тех полях, которые должны отображаться в новом запросе на экране.

Условие отбора. В данную строку (и в строку, расположенную ниже ее) вводятся критерии отбора записей, ограничивающие поиск записей в таблицах-источниках. Критерий вводится в ячейку на пересечении строки Условие отбора и того поля, по которому будет выполняться отбор записей.

В режиме Конструктора создаются следующие виды запросов: простые, по условию, с вычисляемыми полями, итоговые, на обновление полей и удаление записей, параметрические.

Запрос по условию. Используется для отбора из таблицы тех записей, которые удовлетворяют заданным условиям.

Запрос с вычисляемым полем. Содержит, кроме полей, выбранных из таблиц-источников, дополнительное поле, значения которых будут являться результатом арифметических или логических действий (выражений) над значениями других полей таблицы.

Итоговый запрос. Создается с помощью команды Вид/Групповые операции.Запрос выполняет вычисления в отобранных группах записей. К итоговым операциям относятся:

Sum–суммирование отобранных значений поля;

Avg– вычисление арифметического среднего отобранных значений поля;

Min – нахождение минимального значения среди отобранных значений поля;

Max –нахождение максимального значения среди отобранных значений поля;

Count– вычисление количества отобранных значений в поле;

StDev – расчет стандартного отклонения для отобранных значений поля;

Var – расчет дисперсии для отобранных значений поля;

First –отображение значения поля в первой отобранной записи;

Last –отображение значения поля в последней отобранной записи.

Запрос на удаление. Предназначен для удаления записей из одной таблицы или нескольких, связанных отношениями «один-к-одному» и «один-ко-многим». Для создания запроса служит команда Запрос/Удаление. При этом в бланке запроса появляется новая строка Удаление. В бланк запроса помещаются те поля, по которым будут указаны условия отбора на удаление. Просмотр и запуск сохраненного запроса на удаление осуществляется только в окне Конструктора запросов.

Запрос на обновление. Используют в том случае, если необходимо обновить значения полей на новые. Например, при повышении ставок сотрудников старые значения поля СТАВКА в базе данных должны быть заменены на новые. При выполнении команды Запрос/Обновление в бланке запроса в строке Обновлениев каждом поле, значения которого требуется изменить, вводится выражение, обеспечивающее замену прежних значений на новые. Например, при повышении ставок на 10% выражение будет выглядеть так: [СТАВКА]*1,1. В строку Условие отбора вводятся критерии, которые обеспечат изменение значений поля не во всех записях, а в отобранной группе записей.

Параметрический запрос. Позволяет задавать разные условия отбора записей непосредственно при вызове запроса. При проектировании запроса в строку Условие отбора для заданного поля вводится текст с просьбой, указать параметр отбора. Текст заключается в квадратные скобки. Например, [Введите фамилию сотрудника].