Значение, функции и виды контроля

Контроль в менеджменте рассматривается в трех аспектах: контроль как деятельность аппарата управления, одна из его общих функций; контроль как принцип управления; как завер­шающий процесс процедуры принятия управленческих реше­ний. В настоящей главе контроль характеризуется как заключи­тельный этап разработки и реализации решения.

Необходимость контроля за реализацией принятых реше­ний достаточно очевидна. Хозяйственная практика свидетельст­вует, что нередко и качественно разработанные решения оказы­ваются невыполненными из-за отсутствия хорошо налаженной системы контроля. Руководитель вынужден реагировать на си­туацию по получении тревожного сигнала, когда судьба реше­ния уже находится в критической точке. Проблема может оцени­ваться по критериям, не отражающим действительное состоя­ние дел.

Правильно организованный контроль ориентирует коллек­тив на качественную работу, мотивирует труд, позволяет вы­явить резервы, улучшить действующую систему принятия реше­ний, способствует повышению эффективности управления и деятельности предприятия в целом.

Процесс контроля - это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реализации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля.

Процесс контроля характеризуют три составляющие: со­держательная (что выполняется в процессе контроля), органи­зационная (кем и в какой последовательности осуществляется), технологическая (как производится).

Цель контроля - обеспечение единства решения и исполне­ния, предупреждение возможных ошибок и недоработок, свое­временное выявление отклонений от заданной программы, по­ставленных задач и установленных сроков.

Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностики состояния дел, ориентирования, стиму­лирования, корректировки действий, распространения передо­вого опыта, осуществления авторского надзора, а также педаго­гической и правоохранительной.

Диагностическая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения; ориентирующая направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания; стимулирующая функция контроля проявляется в вы­явлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резер­вов, и в первую очередь человеческого фактора.

Надо иметь в виду глубокое заблуждение руководителей, считающих, чем чувствительнее санкции за упущения в работе, тем подчиненные лучше будут работать. Часто это побуждает к более изощренным формам сокрытия недостатков. Контроль важно нацеливать не только на выявление недостатков, но и резервов, на убеждение работников в недооценке и игнориро­вании потенциальных возможностей.

Корректирующая функция контроля заключается в уточне­нии самого решения, если обстановка изменилась. Сделать это следует «на месте», не откладывая в «долгий ящик». Руководи­тель должен сознавать, что фактическое положение есть резуль­тат проверки принятых им решений. Появляется парадоксальная ситуация: руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой руководителя.

Какой должна быть тактика руководителя в данной ситуа­ции:

1) спокойно ознакомиться с результатами контроля практи­кой,

2) сопоставить их с исходным решением,

3) внести коррективы,

4) помочь подчиненным перестроить работу.

Такой подход, возможно, ущемляет честолюбие руководи­теля, зато полезен для решения проблемы. Руководитель дол­жен выбрать, что ему дороже: судьба принятого решения или иллюзорное удовлетворение честолюбивых амбиций (часто та­кой выбор, к сожалению, бывает не в пользу дела).

В ходе проверки следует внимательно отнестись к крупицам передового опыта, в том числе у исполнителей, которые не все задачи одинаково хорошо решают. Передовой опыт изучается по ряду критериев:

1) повторяемость успехов в работе, их устойчивость;

2) законность методов достижения лучших результатов;

3) конкретность условий, где методы работы достигают це­ли и противопоказания, при которых они неприемлемы. Опыт не может переносится механически. Таким образом в ходе контро­ля можно не только проверять, но и рекомендовать более ра­циональные методы выполнения работы, т.е. распространять положительный опыт.

Авторский надзор - одна из функций контроля, в ходе кото­рого автор не только проявляет внимание к воплощению замыс­ла, но и критически оценивает упущения, обсуждает с заинте­ресованными лицами сомнения, учится, повышает свою квали­фикацию. Контроль выполняет в этом случае и педагогическую функцию.

Контролю свойственна и правоохранительная функция, так как руководитель должен стоять на позиции соблюдения и за­щиты существующих норм права.

При организации контроля необходимо учитывать следую­щее:

1) выполнение контрольных функций должно поручаться ли­цам, достаточно компетентным в вопросах, подлежащих контро­лю, чтобы оценить причины и следствия возможных отклонений, предложения по устранению,

2) работники, осуществляющие контроль, не должны быть свя­заны едиными материальными интересами с подконтрольными подразделениями, чтобы обеспечить объективность и принци­пиальность оценок.

Пока далеко не каждое предприятие имеет четкую систему внутрихозяйственного контроля. Между тем она должна обеспе­чивать организационные, технические и экономические условия, гарантирующие принципиальность контроля. Одновременно контроль должен быть систематическим, массовым, гласным, включать разнообразные формы и способы самоконтроля.