Фактори розвитку форм бухгалтерського обліку

Можна виділити три чинники, які найбільше впливають на розвиток паперових форм бухгалтерського обліку.

1. Необхідність широкого розподілу праці між обліковими працівниками. Професори П.О. Додонов [6] та В.Н. Кипарисов [9] справедливо зазначали, що головною причиною вдосконалення форм обліку

була потреба ширшого розподілу праці між окремими обліковими працівниками. Хоча за всіх паперових форм обліку проблему розв'язували шляхом поділу єдиного хронологічного регістру — Журналу операцій — на кілька журналів, цей спосіб не дуже ефективний. Так, максимально можливий розподіл праці, який досягається при використанні паперових форм обліку, полягає у веденні обліку окремим працівником за одним або кількома синтетичними рахунками або за окремими групами аналітичних об'єктів. Як зазначає проф. Я.В. Соколов, у паперових формах обліку максимум розподілу праці полягає в тому, що один бухгалтер веде "дебет рахунка (відомість), а другий — кредит (журнал-ордер)" [20, с. 26]. Більш глибокий розподіл праці, наприклад за типами операцій у межах одного рахунка, у паперових формах неможливий.

2. Необхідність ведення детального аналітичного обліку. Незважаючи на всю різноманітність форм обліку, аналітичний облік пройшов лише три стадії розвитку: перша стадія — книжкова, друга — застосування карток, третя — комп'ютеризована. До появи карток форми обліку відрізнялися тільки будовою синтетичних рахунків та порядком облікових записів, аналітичний облік за всіх паперових форм (старо- і новоіталійська, німецька, французька, американська та інтегральна) вели майже однаково. На думку проф. П.О. Додонова [6], саме потребою в ефективному веденні аналітичного обліку зумовлений перехід від книжкових форм до карткових, а згодом — до комп'ютеризованих. У цілому, навіть при найпрогресивнішому паперовому веденні аналітичного обліку за допомогою карток характерним є відставання аналітичного обліку від синтетичного.

3. Необхідність швидкого одержання результатної інформації. Однією з важливих характеристик облікової інформації є ЇЇ оперативність. Значення бухгалтерського обліку проявляється в документальному відображенні всіх операцій, процесів та явищ, котрі характеризують господарську і фінансову діяльність, а також стан об'єкта управління. Таке відображення забезпечує акумуляцію даних, необхідних для управління. Якщо дані, які подають у зведеній звітності, за паперових форм обліку запізнюються на 10—15 днів, то для управління підприємством вплив, що ґрунтується на такій інформації, може мати значення лише для наступних періодів і не дозволяє оперативно ліквідувати наслідки подій, які вже сталися. Отже, одним з основних факторів, що обмежують використання даних бухгалтерського обліку для прийняття управлінських рішень, є недостатня оперативність цих даних, пов'язана, на думку проф. Р.Я. Вейцмана, з двома основними моментами, котрі уповільнюють облікову роботу. Це арифметичний підрахунок і переписування [24, с 152]. У зв'язку з цим говорять про "проблему ажуру" в бухгалтерії (від франц. а'/оиге — на кожний день). Ажур — це швидкість обробки облікових даних на шляху від реєстрації первинної інформації до формування звітів. Найбільш чітким є визначення ажуру проф. О.М. Галагана. Під ажуром він розумів такий "...стан облікових записів підприємства, при якому вони не відстають від здійснених господарських операцій і дають правильну та своєчасну картину діяльності та стану підприємства" [З, с. 252]. При ажурі бухгалтерських записів є можливість у будь-який час отримати точну картину діяльності підприємства за будь-який період. Проф. О.М. Галаган розрізняв два види ажуру: а) господарський; б) технічний.

Господарський ажур — це такий стан справ, за якого документи надходять у бухгалтерію через невелику кількість інстанцій і реєструються в обліку через короткий проміжок часу після виконання тієї чи іншої операції. Господарський ажур ііовністю залежить від організації руху документів переважно поза межами бухгалтерії, тобто від правильно встановлених шляхів руху документів, від кількості підрозділів, через які проходить документ, тощо — від організації документообігу"

Технічним ажуром називають такий стан справ, коли документи, які надійшли в бухгалтерію, обробляють протягом короткого проміжку часу: технічний ажур повністю залежить від організації роботи всередині самого апарату бухгалтерії. С.А. Коган вважав, що повного ажуру жодна, навіть досконала, бухгалтерія досягти, у принципі, не може, оскільки вона може оперувати тільки оформленими і перевіреними документами, для складання й оформлення яких слід подолати певні перешкоди в часі і просторі [11]. Жодна із паперових форм обліку не дозволила наблизитися ні до господарського ажуру, ні до технічного саме з названих Р.Я. Вейцманом та С.А. Коганом причин.

Форми обліку, які передбачали застосування паперових регістрів, не здатні задовольнити наведені вище вимоги. Більше того, виконання однієї вимоги часто перешкоджає виконанню інших. Наприклад, розвиток та вдосконалення форм обліку відбувалися не лише шляхом поділу облікових регістрів, а й шляхом їх об'єднання (форма "Журнал-Головна"). Ця форма дає змогу, наприклад, складати баланси на кожний день (ажур), але розподіл облікової праці неможливий.