Зберігання документів. Формування справ і здача їх в архів

Розносна книга

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Обробка та відправлення вихідної кореспонденції

Оформлення і відправка вихідних документів, виготовлення та розмноження документів

Основні етапи обробки вихідної кореспонденції:

· складання проекту документа:

· узгодження проекту з відповідними посадовими особами;

· перевірка відповідного оформлення документа;

· підписання та узгодження (при необхідності);

· відправка документа адресату;

· підшивка 2-го примірника документа у справу.

1 Проект документа складає виконавець і узгоджує з відповідними посадовими особами.

2 Документи повинні бути оброблені й відправлені в той же день.

3 Вихідний документ оформлюють у двох примірниках: перший - відправляють адресату, другий – підшивають у справу.

Якщо документи повинні бути повернені назад, на них проставляють штамп “Підлягає поверненню”, про що роблять помітку в журналі реєстрації документів

4 Відправляючи кореспонденцію через відділення зв’язку, секретар повинен:

на конвертах зазначити поштову адресу відправника та одержувача;

перевірити наявність додатків;

якщо кореспонденція рекомендована, укладається реєстр згідно зазначеного зразка.

5 Термінову кореспонденцію в межах даної місцевості доставляє співробітник (кур’єр).

6 Якщо пошту доставляє кур’єр, то вносять запис про документ в розносну книгу.

Дата та індекс документа

Кореспондент

Зміст документа

Прізвище виконавця

Відмітка про виконання

№ з/п

Найменування документа

Вихідний номер

Дата відправлення

Кому адресовано

Розписка в одержанні

Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів є "Перелік типових документів" (наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.98 p., зареєстровано в Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11.09.98 р. Повний текст опублікований в "Офіційному віснику України" № 38 від 8.10.98 p.).

Зберігання документів відіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не лише цілісність у зберіганні документів протягом встановлених законом термінів, а й можливість користування ними у будь-який момент для отримання різноманітних довідок.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи мають зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності мають зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що підлягають обробці ручним способом і належать до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються й супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно. Переліком типових документів, що використовуються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затверджених Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Зберіганняпервинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

Якщо вилучаються томи документів недооформлені (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства. У разі повернення зазначеними органами документів, що були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких документи були вилучені та в яких знаходяться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебувають підприємство, установа, а також державній податковій інспекції у 10-денний термін.