Карточная форма регистрации
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документов путем проставления на нем индекса и записи в регистрационных формах.
Регистрируются все документы, требующие:
- учета
- исполнения
- использования в справочных целях.
Не подлежат регистрации:
- Сообщения о заседаниях, собраниях и повестки дня
- Графики, наряды, заявки
- Учебные планы, программы
- Рекламные извещения, плакаты, программы семинаров
- Прейскуранты, прайс-листы
- Поздравительные письма
- Пригласительные билеты
- Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги)
- Формы статистической отчетности
- Корреспонденция с пометкой «лично»
- Объяснительные записки.
Регистрация может проводится централизованно (в канцелярии), децентрализованно (в структурных подразделениях), в смешанной форме (часть документов регистрируется в канцелярии, часть – в структурных подразделениях)
Формы регистрация документов: журнальная и карточная.
Журнальная форма регистрации документов –книга с разграфленными страницами.
Карточка изготавливается из бумаги формата А5(148 х 210) или А6 (105 х 148)
Для регистрации документов можно использовать карточки различного цвета (каждая группа документов имеет свой цвет, цветовую полосу по верхнему полю или по диагонали). Документы разбивают на группы по различным признакам: по наименованию (приказы, акты), по маршруту движения (входящие, исходящие) и т.д.
Это облегчает визуальный поиск различных видов документов. Вверху карточки стоят числа месяца с 1 по 31. Срок исполнения документа обводится кружком.
На один поступивший документ заполняется минимум 2 карточек. Одна карточка помещается в сроковую картотеку, другая – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю. Количество карточек может быть до 5-ти.
При использовании автоматизированной технологии регистрации документов одна из форм (карточная или журнальная) заполняется на компьютере.
Работа с зарегистрированными документами предполагает внесение дополнительных сведений, отражающих ход исполнения документа, внесение изменений в прежние записи и отметки.
Подписанные руководителем документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.
ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- Автор документа;
- Наименование документа;
- Дата документа;
- Номер документа
- Дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
- Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
- Заголовок документа и его краткое содержание;
- Резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции):
- Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ). Могут быть включены и другие: расписка получателя в получении документа, наличие приложений и др.