Автоматизована та журнальна форми для реєстрації ділових паперів та порядок їх заповнення

Інструкція з діловодства” про реєстрацію службових документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовних позначень (реєстраційних індексів) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються ділові папери з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання й оперативного використання наявної в них інформації.

Реєстрації підлягають усі документи, які потребують обліку, виконання та використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і приватних осіб. Місце реєстрації документів визначається ,,Інструкцією з діловодства” установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. До цього переліку можуть входити:

Ø листи, що надійшли, і копії до відома;

Ø телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

Ø графіки, наряди, заявки;

Ø зведення та інформації до відома;

Ø рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

Ø листи-вітання та запрошення;

Ø форми статистичної звітності;

Ø друковані видання (книги, журнали, бюлетені) тощо.

Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні документи реєструють у день надходження або не пізніше наступного дня (якщо документ надійшов у неробочий час), вихідні та внутрішні – у день підписання чи затвердження. У разі передавання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого, повторно він не реєструється. Реєстрація ділових паперів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора й змісту.

Для реєстрації усіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500 – 600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або сторонами виконання.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

– урядових документів;

– наказів керівника установи з основного складу;

– наказів щодо особового складу;

– відряджень;

– рішень колегії установи;

– актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, укладеної на базі обов`язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов’язкові реквізити реєстрації:

· назва виду документа;

· автор (кореспондент);

· дата документа;

· індекс документа;

· заголовок до тексту документа або його короткий зміст;

· резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

· відповідальний виконавець;

· термін виконання;

· позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов`язкових реквізитів у разі необхідності може буде доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних.

Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних працівники служби діловодства мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання.

питання для самоконтролю

1. Що таке служба зайнятості?

2. За якої умови громадянину надається статус безробітного?

3. Які документи треба додатково представити для призначення допомоги по безробіттю?

4. Які документи треба підготувати для того, щоб стати суб’єктом підприємницької діяльності зі створенням юридичної особи?

5. Які документи слід подавати громадянам, що мають намір здійснювати підприємницьку діяльність без створення юридичної особи?

6. Назвіть реквізити договору оренди обладнання.

7. Перерахуйте реквізити договору про матеріальну відповідальність.

8. Назвіть реквізити договору про спільну діяльність.

9. Розкрийте особливості роботи канцелярії із документами та конвертами, що надходять до установи.

10. Охарактеризуйте процес реєстрації документів в установі.