Організація систематичного каталогу

Процес систематизації творів друку завершується складанням систематичного каталога, в якому картки з бібліографічними запи­сами розташовують у логічному порядку з урахуванням прийнятих рішень щодо віднесення документів до того чи іншого відділу таб­лиць ББК. Однак цю роботу не слід вважати механічною розстановкою карток за індексами: вона потребує розкриття взаємозв'яз­ків між відділами і розділами, вирішення питання про розстановку карток всередині розділів, про досить інформативне оформлення каталога, про створення апарата, який полегшує користування си­стематичним каталогом тощо. Вирішення цих питань і становить зміст процесу організації систематичного каталога.

а) формування розділів систематичного каталогу

Процес організації систематичного каталога розпочинається з формування його розділів. Практично це означає групування в од­ному місці карток, що мають один і той же каталожний індекс, котрий має збігатися з індексом розділу каталога, де вміщується дана картка. Формуючи ділення каталога, необхідно стежити за достатньою повнотою і правильністю відбиття наявної літератури певної тематики. Якщо літератури з якогось нового питання ще не­достатньо у фонді у вигляді монографічних видань, але вона кори­стується підвищеним попитом, доцільно поповнити розділ аналі­тичними описами найважливіших фундаментальних статей із збірників, наукових записок, праць тощо.

Оскільки саме через систематичний каталог здійснюється у най­більшій мірі керівництво читанням, дуже важливо, щоб у ньому відбивалася найбільш цінна, найновіша література. Тому, якщо у бібліотеці одна й та ж книга є у різних виданнях, до систематич­ного каталога включається картка із записом останнього, найно­вішого з них. Про наявність у бібліотеці інших перевидань цього документа свідчить відповідна довідка. Виняток становить худож­ня література. Наявність вступних статей, написаних різними до­слідниками творчості автора, часто відомими письменниками, а та­кож ілюстрацій різних художників та інші фактори потребують відображення в систематичному каталозі всіх перевидань худож­ніх творів.

Формування розділів передбачає також їхню деталізацію, тому що наявність у розділі більше 40 карток утруднює пошук потрібної літератури. Більш дрібні ділення можуть створюватися за рахунок тих, що раніше не використовувалися у зв'язку з недостатньою кількістю літератури з певної проблеми, а також за рахунок виді­лення розділів, що утворюються за допомогою типових ділень. Наприклад, відкриття фабрики з виробництва меблів у районі діяль­ності бібліотеки викликає необхідність придбання літератури з тех­нології меблевого виробництва, його організації, з техніки безпеки і потребує не тільки виділення самостійного розділу «37.134.1 Меблеве виробництво», що раніше був відсутній в каталозі, а й створення розділів із використанням загальних і спеціальних типо­вих ділень («37134н Техніка безпеки у столярно-механічних ви­робництвах», «34.134.1-3 Матеріали і сировина для меблевого виробництва» та ін.).

Усі розділи в систематичному каталозі розташовують у відпо­відності з таблицями ББК. У зв'язку з тим, що методикою система­тизації передбачається можливість самостійно створювати ділен­ня за рахунок використання типових ділень, місце яких не вка­зується в таблицях, виникає питання про розташування утворених розділів. Рекомендується спочатку вміщувати розділи з індексами без типових ділень, а потім послідовно — розділи із загальними, територіальними і спеціальними типовими діленнями. Наприклад:

42.2 Кормовиробництво. Кормові рослини

42.2н Організація праці у кормовиробництві .

42.2 (4УКР) Кормовиробництво в Україні

42.2-4 Агротехніка кормових рослин

б) розстановка карток в систематичному каталозі

Важливим є також вирішення питання про розстановку карток із бібліографічними записами у межах розділів систематичного ка­талога. У ЦБС воно вирішується так: картки у кожному розділі розташовують групами, які відокремлюються розділовими картками із зрізаними виступами:

1) законодавчі та директивні матеріали;

2) книги, брошури, за винятком бібліографічних покаж­чиків;

3) бібліографічні покажчики з тематики розділу;

4) кіно-фото-фонодокументи.

Законодавчі і директивні матеріали розставляють у зворотно-хронологічному порядку у відповідності до років видання докумен­та. В усіх інших групах документів записи розміщують в алфавіт­ному порядку прізвищ їхніх авторів і назв. Останніми роками обговорюється й інший порядок розстановки карток у розділах систематичного каталога — зворотно-хронологічний, який, на думку багатьох спеціалістів, більш притаманний саме цьому виду катало­гів. Нині такий порядок розстановки карток впроваджується у каталогах великих бібліотеку.

У групі, де збираються кіно-фото-фонодокументи, окремі їх види можна виділити, проставляючи для наочності на правому верхньому ріжку каталожної картки скорочене позначення документа («ДФ» — для діафільмів, «КФ» — для кінофільмів: «ДП» — для діапозити­вів, «ГРП» — для грамплатівок, «МГФ» — для магнітних фоно­грамм).

3 метою полегшення пошуку біографій діячів науки, літератури, мистецтва вони розставляються у порядку алфавіту прізвищ осіб, про яких йде мова у виданнях. Щоб полегшити розшук цих доку­ментів, на правому ріжку картки зверху вказують прізвище особи. У тих випадках, коли про одну особу є кілька видань, їх розташовують в алфавітному порядку прізвищ авторів книг.

У фондах бібліотек України широко представлені видання різ­ними мовами. Цю літературу доцільно включати до єдиного систе­матичного каталога, що дасть змогу читачеві здобути відомості про літературу певної тематики незалежно від того, якою мовою вона видається. В масових бібліотеках виділяють групи літератури ро­сійською мовою, а також національною мовою, причому спочатку вміщують літературу національною мовою. Якщо є видання іншими мовами, вони виділяються в самостійні групи.

У бібліотеках України використовується такий порядок розста­новки, коли у першій групі зосереджуються видання російською та українською мовами у зведеному російсько-українському алфавіті. Другу групу становлять видання мовами інших народів СНД. В останній групі картки розставляють за алфавітом найменувань мов. У такому разі їхнє найменування у скороченій формі вміщу­ють на правому верхньому ріжку каталожної картки. Можна вико­ристовувати і такий спосіб розстановки, коли у останній групі в єди­ному алфавітному порядку розташовують картки за графічною ознакою, тобто спочатку картки мовами, що використовують кири­лицю, а потім — тими, що використовують іншу графіку. Самостій­ні комплекси створюються для мов, що мають особливості у гра­фіці (вірменська, грузинська тощо).

в) розкриття структури систематичного каталогу

У розкритті структури систематичного каталога головна роль залежить розділовим карткам, на яких вміщуються основні відо­мості: індекс відділу (розділу) та його найменування; перелік основних ділень відділу, які передають його зміст; пояснювальний текст, що уточнює тематику видань, котрі відбиваються у розділі посилання, які допомагають читачеві знайти потрібну інформацію.

У систематичному каталозі зміст бібліотечного фонду розкри­вається у логічному зв'язку галузей знань, від загального до кон­кретного, від простішого до складного. Цілком природно, що у його оформленні слід показати зв'язки, що існують між відділом та його діленнями, а також підпорядкованість ділень. Ці зв'язки відтворюються за рахунок переліку основних ділень того чи іншого відділу на розділовій картці. Слід мати на увазі, що на ній вмі­щується перелік лише ділень наступного ступеня. Зокрема, на роз­дільнику з індексом 85 («Мистецтво») наводять лише ділення, що безпосередньо йому підпорядковані — «85.1. Образотворче мистецтво та архітектура», «85.3 Музика і видовищні мистецтва», «85.7 Художня самодіяльність» тощо. Щодо інших класифікаційних ді­лень («85. 11 Архітектура», «85.14 Живопис», «85.31 Музика», «85.37 Кіномистецтво» тощо), то вони підпорядковуються наведе­ним вище підвідділам і будуть відбиватися на відповідних розділо­вих картках. Так, ділення «85.37 Кіномистецтво» вміщуватиметься на розділовій картці з індексом 85.3 («Музика і видовищні мистецтва»).

Для того, щоб показати зв'язки, що існують між спорідненими відділами таблиць, а також дати вірний напрямок читачеві у по­шуку потрібних видань, на розділових картках вміщують посилан­ня .різного характеру (пов'язуючі, у формі методичної вказівки), які містяться у таблицях ББК і позначаються знаком «квадрат».

Розділові картки не тільки розкривають логіку побудови систе­матичного каталога, а є також засобом наочного розмежування загальних і конкретних класифікаційних ділень. Вони сприяють внесенню однаковості в оформлення розділів певного ступеня під­порядкованості. Для цього використовують розділові картки з виступами різної форми: з широким центральним виступом, з вузьки­ми виступами зліва і справа. Зокрема, для ділень першого і дру­гого ступеня (тобто тих, які в позначенні індексу мають один або два знака) застосовують розділові картки з широким центральним виступом. Ділення третього ступеня (ті, що мають в індексі три знака) оформляють розділовими картками з вузьким виступом злі­ва. Для ділень четвертого, п'ятого і т. д. ступенів використовують розділові картки з вузьким виступом справа.

Кількість знаків в індексі не завжди збігається із ступенем ді­лення. Так, у відділі «66 Політика. Політичні науки» йому підпо­рядковані ділення «66.01 Загальна теорія політики», «66.02 Історія соціалістичних ідей», «66.2 Політика і сучасне політичне станови­ще в цілому», «66.3 Внутрішнє становище. Внутрішня політика» та ін. Як бачимо, частина з ділень 3-го ступеня має в своєму індек­сі 4 знака. Це свідчить про те, що в процесі оформлення ділень систематичного каталога не слід формально підходити до вико­ристання розділових карток, а враховувати внутрішні, .логічні зв'язки, що існують між діленнями.

Рекомендується використовувати різний колір розділових кар­ток. Так, у кожному відділі роздільниками певного кольору можна виділяти ділення для історії науки, літератури про свою країну, довідкових і навчальних видань тощо.

Наведені рекомендації щодо оформлення розділів систематич­ного каталога розділовими картками різної форми не є чимось обов'язковим, стандартизованим. Тут можливі варіанти, зумовле­ні конкретними умовами роботи бібліотеки, профілем комплекту­вання її фондів, складом читачів. Так, щодо важливих для певної бібліотеки розділів, зокрема, тих, що відповідають профілю райо­ну, який обслуговує бібліотека, то розділові картки з центральним виступом можуть використовуватися і для ділень третього або навіть четвертого ступеня, щоб розкрити логіку побудови цього роз­ділу, застосовуючи розділові картки з лівобічними і правобічними виступами. Слід пам'ятати, що незмінною лишається послідовність використання розділових карток різної форми: центральні — лівобічні,— правобічні. Крім того, в кожній бібліотеці необхідно дотри­муватися прийнятого оформлення розділовими картками певної форми або кольору ділень різного ступеню або різних видів документів для всіх відділів систематичного каталога.

Усі розділові картки оформляють однаково: на її виступі пи­шеться індекс відділу (ділення) та його найменування. Якщо запис не вміщується на виступі, його пишуть безпосередньо під висту­пом. Уся вільна частина картки поділяється вертикальною лінією на дві частини. У лівій частині, яка займає ²/₃ картки, пишуть пере­лік основних ділень відділу, а права частина призначається для посилань. У лівій частині розділової картки, на відстані 1 см зліва, пишуть слова «Основні ділення», після чого, відступивши 1/2 см від краю, колонкою записують індекси та найменування ділень наступ­ного ступеня. Тут наводять тільки ділення, представлені в система­тичному каталозі даної бібліотеки. Якщо перелік основних ділень не вміщується на одній розділовій картці, запис продовжують на наступних картках із зрізаними виступами. В такому разі на пер­шому роздільнику роблять примітку «див. наст, карт.» («дивись наступну картку»), картки нумерують, у центрі другої, третьої та ін. розділових карток повторюють індекс відділу (або простав­ляють його на звороті), пишуть слово «Продовження», після чого наводять індекси і найменування розділів, що не вмістилися на попередній розділовій картці. Щодо посилань, то їх записують у правій частині розділової картки у тому порядку, як вони наво­дяться з таблицях ББК. (Приклади оформлення розділових карток для СК див. додаток № 5).

Для того, щоб виділити літературу про видатних учених, діячів науки, техніки, культури, в систематичному каталозі можуть ство­рюватися персональні розділові картки, на яких вміщують короткі відомості про життя тієї чи іншої особи.

На розділових картках всі необхідні дані записують чітким біб­ліотечним почерком чорною тушшю, або друкують на друкарській машинці. Необхідно дотримуватися однаковості у їхньому оформ­ленні.

Важливим також є зовнішнє оформлення систематичного ката­лога. Усі картки розставляються у скриньках, які мають ярли­ки, що вміщують відомості про наповнення кожної з них. Якщо в одній скриньці зібрані записи 2-3-х відділів, то їхні індекси та найменування наводять на ярлику. Якщо ж скринька містить за­писи видань багатьох відділів, то записують індекси і найменуван­ня першого та останнього відділів. Усі скриньки розставляють у послідовності каталожних індексів, а щоб під час користування читачами вони не потрапили не на своє місце, їх нумерують. Над скриньками каталога робиться напис «Систематичний ката­лог».

3. Алфавітно-предметний покажчик (АПП)

Користування систематичним каталогом викликає значні труд­нощі у читачів, які не завжди розуміють логіку його побудови. Тому в бібліотеках здійснюється певна робота, спрямована на на­дання допомоги читачам. Бібліотечні працівники проводять гру­пові та індивідуальні бесіди і консультації біля каталога, поясню­ючи його побудову та правила користування ним. Такі засоби допомагають читачам з'ясувати структуру систематичного каталога і полегшують розшук у ньому потрібних документів.

Найсуттєвішу допомогу у розшуку видань надає алфавітно-предметний покажчик (АПП), який є обов'язковим доповненням до систематичного каталога і систематичної картотеки статей (до цих двох апаратів доцільно складати єдиний АПП). Він допома­гає з найменшими витратами часу розшукати літературу з певного питання навіть у тих випадках, коли видання у зв'язку з галузевим підходом при. систематизації відбивається у різних відділах ката­лога. Особливо зростає його роль у пошуку видань із актуальних питань, котрі ще не мають самостійних класифікаційних ділень, але користуються підвищеним попитом у читачів. Крім того, він надає значної допомоги бібліотечним працівникам, які працюють над систематизацією документів.

Алфавітно-предметний покажчик — це алфавітний перелік усіх понять (предметів), про які збирається література у конкретному систематичному каталозі, що супроводжується вказівкою на індек­си розділів, де міститься ця література. Таким чином, сукупність рубрик АПП до систематичного каталога повністю охоплює всі питання, предмети і явища, про які йдеться у виданнях, представ­лених у фонді конкретної бібліотеки. Виходячи з цього, основною вимогою до АПП є адекватне (найбільш точне) відображення змісту, систематичного каталога.

АПП до систематичного каталога виконує ряд функцій, найважливішими з яких слід вважати пошукову (евристичну) і пред­метну. Пошукова функція реалізується в тому, що АПП дає змогу оперативно відшукати видання з окремих питань у систематичному каталозі, логіка побудови якого не завжди зрозуміла читачам. Предметна функція проявляється у тому, що тут збирається в од­ному місці інформація про розділи, в яких вміщуються документи про певний предмет, котрий може розглядатися в різних аспектах і відтворюватися у різних відділах систематичного каталога. Крім того, АПП надає значну допомогу бібліотечним працівникам у внут­рішній роботі, є довідковим апаратам при систематизації, редагуванні систематичного каталога, а також при виконанні запитів чи­тачів.

АПП може складатися паралельно з систематизацією і ство­ренням нового каталога або до уже існуючого в бібліотеці систе­матичного каталога. Найдоцільніше складати АПП паралельно з систематизацією, тобто одночасно визначати індекс того чи іншого .документа і формулювати для нього предметну рубрику, тому що ці операції передбачають ознайомлення зі змістом документа.

У багатьох випадках на практиці АПП створюють тоді, коли систематичний каталог у бібліотеці вже функціонує. У такому разі необхідно мати чіткий план складання АПП, встановити чергу у відображенні в покажчику окремих частин каталога згідно з важ­ливістю їхньої тематики для читачів бібліотеки. Процес складання АПП включає ряд операцій: а) відбір понять для покажчика; 2) організацію предметних рубрик та їх формулювання; 3) оформ­лення покажчика.

Відбір понять для АПП здійснюється поетапно. Спочатку на основі перегляду розділових карток відбирають послідовно понят­тя, що вміщуються на центральних, лівобічних і правобічних роз­ділових картках. Потім переглядають картки у кожному розділі систематичного каталога, що дає змогу виявити предмети, не вка­зані на роздільниках, але котрі викликають інтерес у читачів даної бібліотеки. Виявлені таким чином предмети подають у вигляді предметних рубрик. Правильне і чітке їх формулювання має велике значення, тому що впливає на пошукові якості покажчика.

Алфавітно-предметний покажчик оформляється, як правило, у вигляді картотеки, хоч можуть застосовуватися й інші форми (пла­кат, блокнот тощо). Кожна предметна рубрика супроводжується вказівкою на індекс відділу (розділу) систематичного каталога, в якому можна знайти літературу певної тематики. Якщо застосо­вується карткова форма покажчика, то кожна рубрика оформляється на окремій картці (приклад наводився раніше).

Картки розставляють в алфавітному порядку найменувань пред­метів (що й дало назву покажчику), вміщують у каталожні скринь­ки і розташовують безпосередньо біля систематичного каталога.

Посилання в АПП, як правило, не застосовують. Доцільніше не відсилати читача від одного терміна до іншого, а включити до покажчика обидва терміни і присвоїти їм один і той же індекс, наприклад:

Хвороби рослин 44.7

Фітопатологія 44.7

Паралельно із створенням карток для АПП оформляють карт­ки для систематичної контрольної картотеки, яка є допоміжним апаратом систематизатора. У ній предметні рубрики розміщують не в алфавітному, а в систематичному порядку, тобто у відповід­ності до структури систематичного каталога. Вона допомагає в процесі систематизації швидко знайти у певному розділі відповідну предметну рубрику і досягти однаковості у формулюванні рубрик для одних і тих же предметів. Картотека може також використо­вуватись для редагування АПП, перевірки його на повноту відобра­ження змісту окремих розділів систематичного каталога.

Крім АПП, значну допомогу читачам подають перелік основ­них відділів ББК, а також правила користування систематичним каталогом, які розміщують безпосередньо біля систематичного каталога.