Порядок проведення й оформлення інвентаризації

Порядок і строки проведення інвентаризації на підпри­ємствах і в організаціях всіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну України від 11 серпня 1994 р. № 69.

Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником підприємства, окрім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме:

— при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство та в інших випадках, передбачених законодавством;

— перед складанням річної бухгалтерської звітності (але не раніше 1 жовтня). При цьому інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів дсновних засобів може проводи­тись один раз у три роки, а бібліотечних фондів — один раз у п'ять років;

— при зміні матеріально відповідальних осіб (на день при-ймання-передачі справ);

— при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псу­вання цінностей;

— за рішенням судово-слідчих органів;

— у випадках аварій, пожежі, стихійного лиха, ліквідації підприємства.

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, очолю­вана керівником підприємства або його заступником за обов'язковою участю головного бухгалтера і матеріально відповідальних осіб. Склад комісії, об'єкти інвентаризації, по­рядок її проведення визначаються наказом керівника. Відповідальність за своєчасне й якісне проведення інвентари­зації несе керівник підприємства.

Інвентаризація проводиться, як правило, на 1-ше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з по­казниками обліїсу. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після 1-го числа, а дані інвентаризації коригувати станом на 1-ше число.

До початку інвентаризації матеріальні цінності на складах повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за найме-

нуваннями, сортами і розмірами в порядку, зручному для підрахунку. Це значно прискорює проведення їх інвентаризації.

Працівники бухгалтерії до початку інвентаризації повинні закінчити опрацювання всіх документів по надходженню і ви­датку матеріальних цінностей, визначити залишки на рахунках на день інвентаризації.

Матеріально відповідальні особи до початку інвентаризації дають розписки у тому, що всі прибуткові і видаткові докумен­ти здані ними до бухгалтерії і що ніяких неоприбуткованих або не списаних на видаток цінностей у них немає. Після цього ніякі документи до уваги не приймаються.

Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться за місцями їх зберігання в присутності матеріально відповідаль­них осіб. Наявність залишків матеріальних цінностей визна­чається шляхом підрахунку, зважування, обміру. При інвента­ризації матеріальних цінностей, що зберігаються в непошкодженій тарі постачальників, дозволяється, в порядку винятку, їхню кількість встановлювати за документами (з обов'язковою вибірковою перевіркою в натурі правильності документальних даних), про що в інвентаризаційному опису роблять відповідні відмітки. Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках за місцями зберігання матеріальних цінностей і матеріально відповідальними особа­ми. Після закінчення інвентаризації описи підписуються всіма членами комісії. Матеріально відповідальні особи на кожному опису ставлять свій підпис під текстом такого змісту: "Всі цінності, поіменовані в даному опису, комісією перевірені в моїй присутності і внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвен­таризаційної комісії не маю. Цінності, вказані в опису, знахо­дяться на моєму відповідальному зберіганні"

Один примірник опису залишається у матеріально відповідальної особи, другий — передається до бухгалтерії. Цінності, що не належать підприємству, але знаходяться у нього в користуванні або на відповідальному зберіганні, запи­сують в окремий інвентаризаційний опис. На виявлені інвента­ризаційною комісією зіпсовані матеріальні цінності складають акти, в яких вказують причини й осіб, що допустили псування цінностей.

При перевірці наявності грошових коштів у касі приймається до уваги тільки фактична наявність готівки. Ніякі документи або розписки в залишок готівки у касі не включаються, При виявленні нестачі або лишків грошових коштів в акті вказують їх суму і причини виникнення. Виявлена в касі готівка коштів,

не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається лишком і підлягає зарахуванню в дохід підприємства; нестача коштів — підлягає стягненню з касира. Акт інвентаризації гро­шових коштів у касі наведено нижче.

Перевірка стану розрахункових відносин з іншими підприємствами й організаціями здійснюється за документами. Підприємства обмінюються контокорентними виписками, тобто виписками з особових рахунків дебіторів і кредиторів. Виписки надсилаються підприємствами-кредиторами підприємствам-дебіторам, які повинні в 10-денний строк підтвердити заборго­ваність або повідомити свої заперечення. Таким чином на ра­хунках розрахунків з дебіторами і кредиторами мають відображатися тільки погоджені суми. В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або за­лишилися нез'ясованими, розрахунки з дебіторами і кредитора­ми відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що значаться в записах поточного обліку і визнаються нею правильними. В необхідних випадках справи по неурегу­льованих сумах заборгованості передаються до судових органів.

Пояснення причин лишків або нестач. Виявлена нестача гро­шових коштів у касі в сумі 40 гривень (сорок гривень) виникла в результаті моєї неуважності в роботі.

Рішення керівника підприємства. Нестача грошових коштів у сумі 40 гривень (сорок гривень) підлягає відшкодуванню каси-ром Левченко Г.І.

11 січня 200_ р. В. Дорошенко

(підпис)

Суми заборгованості по розрахунках з банками, податкови­ми та фінансовими органами мають відображатися у балансі тільки в погоджених сумах.

Неурегульовані суми заборгованості, суми заборгованості, по яких минули строки позовної давності, а також виявлена при інвентаризації безнадійна дебіторська заборгованість запи­суються в окремий інвентаризаційний опис із зазначенням при­чин їх виникнення і винних у цьому осіб.

7.9. Виявлення результатів інвентаризації і відображення їх в обліку

Оформлені інвентаризаційні описи комісією передаються до бухгалтерії, де фактичні залишки матеріальних цінностей, зафіксовані в описах, порівнюють з даними бухгалтерського обліку і виявляють лишки або нестачі цінностей (якщо вони мали місце). Матеріальні цінності, по яких виявлені розходжен­ня з даними бухгалтерського обліку, записують в порівняльну відомість, а матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин їх виникнення. Свої висновки і пропозиції щодо урегулювання

інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику господарства. Керівник пови­нен прийняти рішення про оприбуткування лишків та списання нестач цінностей і затвердити протокол у 5-денний строк.

результати інвентаризації відображають в обліку в такому порядку. Виявлені при інвентаризації лишки матеріальних цінностей (або грошових коштів у касі) прибуткують і зарахо­вують на доходи підприємства записом:

Д-т рах. "Сировина і матеріали" (або рах. "Каса")

К-т рах. "Інші доходи"

Нестача матеріальних цінностей, виявлена при інвентаризації, незалежно від причин виникнення, оформляється записом:

Д-т субрах. "Нестачі і втрати від псування цінностей" К-т рах. "Сировина і матеріали" та ін.

На вартість нестачі товарно-матеріальних цінностей, що підлягає відшкодуванню винними особами, в бухгалтерському обліку роблять запис:

Д-т рах. "Розрахунки по відшкодуванню завданих

збитків" К-т рах. "Відшкодування раніше списаних активів". При цьому слід мати на увазі, що розмір збитку, нанесеного господарству внаслідок нестач і псування матеріальних ціннос­тей, що підлягає відшкодуванню матеріально відповідальними особами, визначається відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116 (з наступними змінами і доповненнями). Згідно з цим Порядком розмір збит­ку визначається за балансовою вартістю цінностей з урахуван­ням індексів інфляції, які щомісячно визначаються Держком-статом України, відповідного розміру податку на додану вартість та акцизного збору (по підакцизних товарах). Сума відшкодованого збитку оформляється записом: Д-т рах. "Каса"

К-т рах. "Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків" З відшкодованої суми покриваються збитки господарства по нестачах і псуванню цінностей, решта суми підлягає перераху­ванню до бюджету.

Під час інвентаризації можуть бути виявлені випадки пересортиці, тобто лишки одних і нестачі інших матеріальних Цінностей, як результат заміни одного сорту іншим при відпус-

ку цінностей. Взаємний залік лишків і нестач матеріальних цінностей, що виникли в результаті пересортиці, може бути пущений, як виняток, якщо пересортиця виникла в однієї і тієї ж матеріально відповідальної особи, за один і той же період, по матеріальних цінностях одного і того ж найменування. Проте, якщо при заліку вартість нестачі матеріальних цінностей пере вищить вартість лишку, то різниця у вартості підлягає відшко дуванню особами, що допустили пересортицю.

Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерсько-му обліку в 10-денний строк, після чого його показники приво-дяться у повну відповідність з фактичною наявністю госпо-дарських засобів й стану розрахункових відносин.

Контрольні запитання

1. Дайте визначення бухгалтерського документа.

2. Яке значення документів в управлінні діяльністю підприєм-ства і в бухгалтерському обліку?

3. Вимоги до змісту й оформлення документів. Обов'язков
реквізити документів.

4. Які вимоги ставляться до складання й оформлення доку ментів?

5. Що розуміють під уніфікацією і стандартизацією докумен тів? Яке їх значення?

6. Який порядок виправлення помилок в документах згідно діючим Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку?

7. За якими ознаками класифікують документи? Дайте харак теристику документів розпорядчих, виконавчих (виправдних) бухгалтерського оформлення.

8. Порядок перевірки й опрацювання документів.

9. Що розуміють під документооборотом? Який порядок його організації?

10. Організація зберігання документів.

11. Дайте визначення інвентаризації— як складової частини (елемента) методу бухгалтерського обліку.

12. Види інвентаризації.

13. Порядок проведення й оформлення інвентаризації матері альних цінностей.

14. Порядок проведення й оформлення інвентаризації грошових коштів у касі підприємства.

15. Порядок перевірки стану розрахункових відносин підпри-ємства з іншими підприємствами й організаціями.

Глава 8. ОБЛІКОВІ РЕГІСТРИ, ТЕХНІКА І ФОРМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ