РЕФЕРАТ 5 страница

Керівник повинен мати план бесіди, дотримуючись якого він зможе відповісти на запитання:

— яка причина бесіди й організаційні конкретні завдан­ня, пов'язані з її темою, метою;

— які контраргументи може висунути співбесідник і що потрібно зробити, щоб досягти поставленої мети;

— які варіанти вирішення проблеми можна запропонува­ти, якщо партнер погодиться, відмовиться або заперечуватиме;

— на кого з партнерів чи підлеглих можна покластися у вирішенні проблеми і які переваги це матиме чи які нега­тивні моменти може викликати.

Проблемні, або дисциплінарні, бесіди відрізняються від кадрових тим, що вони зумовлені фактами порушення дис­ципліни на виробництві або відхиленнями від встановлених норм і правил у діяльності організацій, підприємств.

Проблемна бесіда керівника з підлеглим направлена перш за все на створення творчої атмосфери на підприєм­стві, на підвищення ефективності колективної співпраці. Проблемну бесіду можна розглядати і як різновид виробни­чої наради з конкретних питань трудової діяльності, коли вона є складовою частиною в нараді.

Отже, слід пам'ятати, що:

1. Головне завдання проблемної бесіди — майбутня ро­бота працівника, який чимось завинив.

2. Не потрібно проводити бесіду без належної підготовки.

3. Бесіда про дисципліну — не вистава, а довірча розмова.

4. Не можна приймати рішення наперед.

5. Якщо необхідно зробити індивідуальні винятки з пра­вил, то про це потрібно повідомити інших.

6. Працівник повинен зрозуміти "оргвисновки".

7. Важливо погодити із працівником програму його по­дальших дій і термін її реалізації.

§ 7. Нарада

Наради стали невід'ємною частиною нашого життя. їх проводять для вирішення виробничих питань на підпри­ємствах та в установах, управліннях, організаціях.

Наради є одним з найефективніших способів обговорен­ня актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах гро­мадського і політичного життя.

Залежно від мети і завдань, які потрібно вирішити, ділові наради поділяються на проблемні, інструктивні та опе­ративні.

Проблемні наради проводять у невеликому колі спе­ціалістів або компетентних осіб для того, що знайти опти­мальне управлінське вирішення обговорюваних питань. Схема вирішення таких питань містить доповідь (може бути і співдоповідь), запитання до доповіді, обговорення доповіді і вироблення загального рішення, прийнятого голосуванням присутніх.

Інструктивні наради організовують безпосередньо уп­равлінці (конкретні виконавці) з метою доведення до працівників загального завдання, передачі розпоряджень, необхідних відомостей по управлінській вертикалі чи гори­зонталі, залежно від фахового рівня виконавців. їх прово­дять за схемою доповіді (інформації про щось) з уточненням поставлених завдань, термінів їх виконання для конкретних виконавців.

Оперативні (диспетчерські) наради скликають для отри­мання інформації про поточний стан справ за схемою верти­кального розподілу інформації. Особливістю оперативних (диспетчерських) нарад є їх проведення у точно визначені дні й години, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність. Позапланові оперативні наради спричиняють неритмічність виконання їх учасниками прямих обов'язків і тому проводяться в надзвичайних ситуаціях. Найбільш складними за схемою побудови, за особливостями взаємодії об'єктивних та суб'єктивних факторів є проблемні наради.

Наради корисні лише тоді, коли вони добре організовані, досягають визначеної мети і дають можливість зекономити робочий час.

Нараду проводить голова — керівник установи, під­розділу або відповідальна за певний напрям роботи особа. Його завдання під час підготовки наради такі:

1. Спланувати коло обговорюваних питань.

2. Визначити час, необхідний для обговорення кожного питання (при цьому врахувати можливість виникнення дис­кусії, обміну думками).

3. Продумати послідовність обговорення питань (пере­важно нараду починають з кардинальних виробничих про­блем, які потребують інтенсивної розумової діяльності під час обговорення та вирішення; наприкінці наради вирішу­ються конкретні питання, які голова може подати у вигляді оголошень і максимально скоротити час на дискусію) та їх взаємозв'язок (наприклад, кадрове питання, яке обгово­рюється після виробничого, учасники можуть поставити в причинно-наслідкову залежність від першого, і голова нара­ди повинен звести до мінімуму такий асоціативний зв'язок, якщо він небажаний).

4. Передбачити мету, якої слід досягти під час розгляду кожного питання (довести до відома, скоординувати роботу різних ланок виробництва, вирішити питання, спланувати діяльність, ознайомити з проблемою для її подальшого об­думування та вирішення тощо).

5. Визначити коло учасників наради, врахувати при цьому їх особисту компетентність, посадові обов'язки, а також комунікабельність, вміння вести дискусію, приймати рішення, конструктивно співпрацювати.

6. Продумати механізми проведення дискусії з поставле­ною метою, оптимальної за часом та кількістю учасників: обговорення у послідовності, яку визначає голова; спонтан­не обговорення, поділ на групи, мізковий штурм та ін.

7. Передбачити (і заздалегідь відвести на це певний час) звертання до кожного з учасників, творчі завдання, ліричні відступи тощо, які створять невимушену ділову атмосферу, нейтралізують особисті недоліки та взаємні претензії учас­ників.

8. Перед засіданням підготувати вступ, який, залежно від характеру проблеми та обставин, може бути коротшим або довшим (2—3 хвилини, іноді — 5 хвилин).

Підготовка наради полягає не тільки в обміркуванні про­блеми й формулюванні запитань, а й у забезпеченні орга­нізованості заходу. Запрошення на нараду повинно містити:

— тему наради;

— день проведення наради;

— місце проведення наради — точна адреса, поверх? а в разі потреби — номер кімнати (якщо місце проведення на­ради для більшості учасників незнайоме, то треба вказати номери трамваїв, тролейбусів чи автобусів, якими можна приїхати).

Найкраще надсилати запрошення на нараду приблизно за 10—14 днів до початку наради, а незадовго перед її про­веденням доручити секретареві зателефонувати й нагадати учасникам, принаймні найвідповідальнішим з них.

Перед тим як розсилати запрошення, треба підготувати приміщення для проведення наради. Не шкодуйте часу, щоб належним чином зробити це. Неприємно, коли в приміщенні ви побачите учасників іншої наради або доведеться звільни­ти його, бо там має розпочатися ще якийсь захід. Отож, потурбуйтеся про те, щоб:

— у приміщенні було достатньо стільців і столів;

— у разі потреби були дошка, крейда і ганчірка;

— учасникам вчасно роздали друковані матеріали;

— було підготовлено наочне приладдя, магнітофон, дик­тофон, відеомагнітофон тощо;

— працювали засоби затемнення, освітлення, опалення, вентиляції приміщення тощо;

— засіданню не заважали телефонні дзвінки та випадкові відвідувачі;

— якщо подаватимуть каву, заздалегідь призначте люди­ну, котра її готуватиме.

Успіх наради залежить і від приміщення, в якому вона відбувається. Надто велике або мале приміщення, незручні сидіння, надміру тепла чи холоду, гамір, що долинає з сусіднього будинку, — все це може зашкодити нормальному проведенню наради. Натомість приємне середовище сприя­тиме успішному проведенню наради, встановленню нормаль­ної робочої атмосфери.

Під час проведення наради потрібно:

1. Впевнено керувати обговоренням винесених на поря­док денний питань (досвідчений голова не дозволить ухилитися від основної теми і зачепити питання, що не сто­суються справи).

2. Створити доброзичливу атмосферу для спілкування і прийняття рішень:

— надавати учасникам можливість висловитися, заохочу­ючи їх до розмови;

— по-дружньому ставитися до всіх, нікого не виділяти з-поміж інших і нікого не обділяти своєю увагою;

— бути тактовним і витриманим.

Велику роль відіграє також зовнішній вигляд та манера поведінки голови на нараді.

3. За кожним пунктом дискусії потрібно підводити підсумки.

4. Наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, а якщо будуть поставлені завдання, то до кожного з них слід додати:

— що потрібно зробити;

— хто і що саме робитиме (відповідальні);

— термін виконання дорученої справи.

5. Запротоколювати нараду.

Результати наради залежать передусім від голови, який керує нею, від того, наскільки він зуміє підготувати нараду і спрямувати її учасників на дискусію. Нарада, навіть якщо в ній беруть участь фахівці, може зайти у безвихідь через невміле керівництво. І, навпаки, при вмілому керівництві на­рада досягне вагомих результатів навіть тоді, коли рівень знань її учасників не дуже високий.

Після проведення наради:

1. Виконання поставлених завдань має бути вчасно про­контрольоване (якщо ще не минув термін виконання постав­леного завдання, то в новому протоколі його треба відновити разом з терміном виконання).

2. У виробничому процесі максимально використати по­зитивні рішення наради (заохотити підлеглого, підкреслити важливість прийнятих рішень, дати оцінку рівня відповідаль­ності й компетентності виконавця) та нейтралізувати нега­тивні проблемні моменти (критика роботи, складність завдання тощо) або недоліки під час проведення наради, якщо такі були.

3. Якщо на нараді це не обговорювалося, визначити тему і дату проведення наступної наради з урахуванням її акту­альності та своєчасності.

У розмовній мові слово "збори" виступає синонімом слова "нарада". Термін "нарада" доцільно вживати лише тоді, коли учасники справді радяться, обмінюються погляда­ми і спільно доходять певних висновків. Не можна назвати нарадою збори, які скликає директор підприємства, щоб поінформувати підлеглих і розпорядитися про виконання певних завдань і наказів.

Треба завжди чітко розрізняти нараду та інші форми зустрічей. Читаючи доповідь або лекцію, промовець подає слухачам певну інформацію, викладає певні думки й погляди. Отже, промовець "дає", а слухачі "беруть". Натомість під час наради учасники обмінюються досвідом, думками, погляда­ми, а той, хто веде нараду, висловлюючи свої думки й погля­ди, забирає часу не більше, ніж інші її учасники.

Останнім часом набули поширення так звані дискусії "за круглим столом". Троє або більше фахівців дискутують на задану тему. Дискусія здійснюється за присутності слу­хачів. Учасники її переважно заздалегідь знають, про що говоритимуть. Іноді вони навіть проводять репетиції май­бутньої дискусії. Підготовлена таким чином, вона, безпере­чно, має свої переваги, даючи можливість щонайкраще ознайомити присутніх з поглядами фахівців на певну про­блему. Натомість під час звичайної наради виникають спон­танні дискусії, учасники яких виступають не в наперед визначеному порядку, а залежно від ситуації. При цьому висновки передбачити важко, вони виникають після диску­тування.

Оптимальна кількість учасників наради — 10—12 осіб. Цілком імовірно, що, охоплюючи деякі важливі проблеми, дискусія навіть між двома-трьома фахівцями може дати вагомі результати. Якщо кількість учасників перевищує 16—18 осіб, то не всі матимуть змогу взяти активну участь в обго­воренні.

§ 8. Культура телефонного діалогу

Неможливо уявити собі сучасні ділові стосунки без теле­фонного зв'язку, який забезпечує безперервний двосторонній обмін інформацією на відстані. Майстерність телефонної роз­мови полягає в тому, щоб за короткий проміжок часу повідо­мити все необхідне і дістати відповідь. Запорукою успішного проведення службової телефонної розмови є компетентність, намагання оперативно вирішити проблему. Невміння роз­мовляти по телефону, виділити головне в інформації, чітко, стисло, грамотно і ввічливо висловлюватися може бути сер­йозним недоліком у професійній підготовці керівників, бо зу­мовлює втрату робочого часу. Крім того, занадто довгі телефонні розмови послаблюють інтерес та увагу. Спілкуван­ня за допомогою телефону може утруднюватися через навко­лишній шум, дефекти мови, сильний голос, невідповідний тон співрозмовника. Тому слід говорити виразно, в мікрофон слухавки, спокійно.

За змістом інформації службові телефонні розмови поділя­ються на розмови:

а)до прийняття рішення;

б)після прийняття рішення.

У телефонній розмові беруть участь ініціатор розмови та його абонент. Репліки їхнього діалогу містять повідомлення, запитання, спонукання.

Телефонна розмова композиційно складається з таких елементів:

1) момент встановлення зв'язку (взаємне відрекомендування);

2) виклад суті справи (введення в курс справи, постанов­ка питання, обговорення ситуації, відповідь);

3)закінчення розмови.

Момент встановлення зв'язку. На початку і під час теле­фонної розмови не слід забувати про формули ввічливості. Перші фрази слугують засобом відрекомендування сторін. Особа, яка знімає слухавку, називає себе зразу: "Макаренко біля телефону", "Інспектор податкової інспекції Ніколаєва", "Агропромбіржа", "Підрозділ діагностики". У відповідь теж називають себе й установу: "Доброго ранку! Вас турбує на­укова частина", "Добрий день! Власенко, журнал "Капітал", "Добривечір! Це Андрій Васильович Зінченко". На анонімний дзвінок можна не відповідати й покласти слухавку. Якщо необхідно говорити з іншою особою, а не з тією, яка біля телефону, то звертаються так: "Білошицьку Марію Мико­лаївну", "Перепрошую, чи не можна запросити до телефону директора фірми «Альфа»?", "Вибачте за турботу, покличте, будь ласка, до телефону методиста заочного відділення". Варіанти відповіді можуть бути такі: "Одну хвилинку, зараз підійде", "На жаль, Юрій Семенович вийшов. Чи можу я йому щось передати?", "Директора немає. Є його заступник. Будете говорити?".

Виклад справи. Вміння вести діалог по телефону полягає в тому, щоб стисло передати суть питання, ситуації, дати конкретні відповіді. Щоб розмова не перетворилася на мо­нолог, потрібно вчасно зробити паузу і тим самим дати співрозмовникові можливість висловити свою думку. Це створює певний ритм діалогу, запобігає перебиванню.

Закінчувати розмову мусить той, хто телефонує. Якщо співрозмовник старший за віком, посадою або жіночої статі, слід дати можливість йому закінчити розмову. За певних обставин викликаний до телефону може ввічливо сказати, що поспішає закінчити розмову через нагальні спра­ви, присутність у кабінеті відвідувачів або службової особи.

У телефонному спілкуванні керівника важливу роль відіграє його секретар. У його обов'язки і повноваження входить встановлювати контакт з потрібним абонентом від імені керівника, вести розмову в разі відсутності або зайня­тості керівника, за його дорученням відповідати на дзвінки з проблем, які входять до компетенції секретаря. Май­стерність секретаря як службовця полягає в тому, щоб пра­вильно визначити важливість та терміновість телефонного дзвінка, захистити інтереси керівника, не образити абонента, створити у нього гарне враження про установу, до якої він телефонує.

§ 9. Доповідь

Доповідь — одна з найпоширеніших форм публічних виступів. Вона порушує нові проблеми, що ще потребують вирішення; має характер гострої злободенності. Доповідь є дуже важливим елементом системи зв'язків із громадськістю (приміром, повідомлення своєї точки зору на проблему на­укової та громадянської позиції тощо). Розрізняють полі­тичні, звітні, ділові та наукові доповіді.

1. ПРЕДСТАВЛЕННЯ ДОПОВІДАЧА

Представлення доповідача передбачає надання стислої інформації про нього: прізвище, ім'я та посада. Не потрібно викладати зміст повідомлення, адже це власне завдання доповідача, але голова може пояснити, чому саме цю люди­ну запрошено виступити. Якщо вже з моменту представлен­ня промовець прагне справити враження, він має надати якомога більше інформації про себе тому, хто його пред­ставлятиме.

2. ПОПЕРЕДНЯ ІНФОРМАЦІЯ ДЛЯ ДОПОВІДАЧА

Доповідач повинен знати заздалегідь:

1 тему засідання конференції, круглого столу, зустрічі тощо;

2) склад аудиторії;

3) хто ще виступатиме на зібранні;

4)де і коли відбудеться засідання, конференція, круглий стіл, зустріч тощо.

3. ДОПОВІДЬ

Виголошення доповіді потребує серйозної підготовки. Перший крок у підготовці — накреслити мету та завдання виступу, визначити коло охоплюваних питань. Насамперед заздалегідь слід сформулювати предмет та тему виступу (можливо, все це вже визначили організатори зібрання). Другий крок — добір допоміжної інформації. Вона може бути отримана з двох джерел: 1) теоретичні джерела — це можуть бути статті в періодичних виданнях, книги та окремі публікації, що стосуються теми, енциклопедичні, тер­мінологічні та галузеві словники; 2) усні розмови з обізнани­ми з проблемою людьми. Висвітлювані питання мають ґрунтуватися на найновіших дослідженнях та наукових публікаціях (якщо це науковий виступ), на останніх висту­пах у пресі, на радіо та телебаченні як прихильників, так і опонентів (якщо це політичний виступ), на аналізі та поси­ланнях на протоколи попередніх засідань (якщо це гро­мадські збори). Добираючи інформацію, необхідно пам'ятати, що повідомлення буде теоретично обґрунтованим та актуальним лише за умови наявності промовистих при­кладів*.

Завершивши підготовку, слід організувати інформацію в певні категорії, надати їй чіткості, визначити та сформулю­вати власне бачення проблеми. Доповідь слід будувати, до­тримуючись таких вимог: теоретична обґрунтованість, опора на фактичний матеріал, наведення переконливих при­кладів, власне бачення проблеми.

Наступний крок — занотовування плану доповіді, яка включає:

— вступ;

— основний текст (серцевина доповіді);

— висновки.

ВСТУП

Початок доповіді є визначальним і повинен чітко й пере­конливо відбивати причину та мету виступу, розкривати суть конкретної справи, містити докази. Першочергове за­вдання доповідача на цьому етапі — привернути й утримати увагу аудиторії. Для того аби не дозволити думкам слухачів розпорошитися вже після перших речень доповіді, потрібно висловлюватися чітко, логічно та змістовно, уникаючи зай­вого. Отже, речення мають бути короткими і стосуватися виключно суті питання; варто інтонаційно виділяти найваж­ливіші місця висловлювання і виражати своє ставлення до предмета мовлення.

Практичні поради промовцеві:

1) подякуйте тому, хто представив вас аудиторії (напри­клад, голові);

2) чітко назвіть тему вашої доповіді та проблему, їй при­свячену;

3) стисло поясніть, в який спосіб ви аналізуватимете про­блему, на що насамперед звернете увагу. Обмежте кількість аналізованих у доповіді питань. Зазначте, яку візуальну до­помогу ви задієте (відеофільми, графіки, діаграми, таблиці, інші ілюстративні матеріали).

ОСНОВНИЙ ТЕКСТ

В основній частині викладається суть проблеми і, дотри­муючись попередньо визначеної структури доповіді, наво­дяться докази, пояснення, міркування. Слід пояснювати кожен аспект проблеми, добираючи переконливі цифри, факти, цитати (проте кількість таких прикладів має бути не надто великою — нагромадження ілюстративного матеріалу не повинно поглинати змісту доповіді). Варто подбати про зв'язки між частинами, поєднавши їх в єдину струнку систе­му викладу; всі питання мають висвітлюватися збалансовано (при цьому не обов'язково кожному з них приділяти однако­ву кількість часу). Постійно й уважно потрібно стежити за відповідністю між словом і тим, що воно позначає.

Надзвичайно важливо продумати, в яких місцях тексту потрібні своєрідні "ліричні" відступи, адже суцільний текст погано сприймається. Приміром, у політичних доповідях доцільно розповісти анекдот чи якусь кумедну історію. Анекдот — випробуваний і перевірений спосіб утримати увагу. Останній дає можливість дещо розрядити напружен­ня, а слухачам — перепочити. При цьому не слід забувати, що подібні відступи обов'язково мають бути короткими і, певна річ, повинні ілюструвати повідомлення. Одного анек­доту цілком достатньо, розповідаючи більше, промовець ри­зикує зробити зміст доповіді фрагментарним.

ВИСНОВКИ Підсумуйте все сказане.

Висновки певним чином мають узгоджуватися із вступом і не випадати з загального стилю викладу.

У тому разі, якщо, готуючись до виступу, промовець вирішить записати доповідь на папері, йому слід врахувати, що розмовна мова значною мірою відрізняється від писем­ної. Тому не варто говорити так, як пишемо, навпаки, потрібно писати так, як говоримо, адже розмовна мова менш формалізована, менш структурована, вільніша, сприй­мається легше (для порівняння зверніть увагу на мову огля­дача новин на ТБ). При цьому не можна нехтувати дотриманням загальноприйнятих літературних норм у ко­ристуванні лексичними, фонетичними, морфологічними і стилістичними засобами мови, адже важливою умовою успіху є бездоганна грамотність. Мовлення повинно бути не тільки правильним, а й лексично багатим, синтаксично різноманітним.

Варто записати промову на касету і прослухати, оціню­ючи її критично.

Виступаючи, можна користуватися нотатками. Зважаючи на це, було б доречно записати найбільш важливі речення, щоб під час виступу відтворити їх дослівно. Останнє може бути особливо корисним у процесі виголошення заключної частини доповіді.

4. СТРАХ ПЕРЕД АУДИТОРІЄЮ

Страх перед аудиторією — явище досить поширене серед доповідачів. Він виявляється по-різному: може тремтіти голос, мов під час першого освідчення у коханні, може вкриватися червоними плямами обличчя, ніби доповідач щойно вчинив щось ганебне, може супроводжуватися повільним блокуванням будь-яких проявів волі. Ці ознаки — справжня напасть для доповідача. Найгірше ж те, що вони лише посилюють страх і промовець зазвичай думає вже не про логічний виклад думок, а про якомога швидше завершення цієї екзекуції. Він усвідомлює, що прояви страху є очевидними для слухачів, і, як наслідок, поспішає, ще більше плутається, що іноді призводить до завчасного завер­шення виступу.

Страх перед аудиторією відрізняється від емоційного на­пруження, що може виникати під час публічних виступів; ос­таннє є навіть необхідним — ненатягнутий лук не може випустити стрілу. Емоційно врівноважений промовець знач­но "небезпечніший" у своїй нудній промові, аніж той, у чиєму настрої присутня здорова доза нервового збудження.

Хоча боротьба зі страхом є досить складною, все ж можна дати декілька порад.

По-перше, потрібно гарно підготуватися; найкраще запи­сати всю доповідь на папері, виклавши її розмовною мовою, а потім прочитати уголос. З часом текст виступу можна прочитати ще раз — перед дзеркалом (варто зробити це двічі або тричі).

По-друге, слід уявити себе на місці слухача, оцінити свій виступ критично. Чи хотілося б вам спостерігати за тим, як промовець не може уникнути поразки? Ви — звичайна лю­дина, як і решта, котрі прийшли на зустріч, щоб почути щось нове, цікаве, а не для того, щоб марнувати час.

По-третє, переконайтеся, що в разі потреби ви зможете швидко зорієнтуватися, підглянувши у записи. Нотатки варто зручно розташувати, щоб ними одразу можна було скористатися.

По-четверте, варто шукати підтримки в аудиторії. Завж­ди є люди, котрі усміхнуться, кивнуть чи якось інакше схвально відреагують на ваш виступ.

Отже, щоб позбутися нерішучості, несміливості, викорис­товуйте кожну нагоду потренуватися в мовленні.

5. ЗВ'ЯЗОК ІЗ АУДИТОРІЄЮ

Подумки варто постійно спілкуватися з аудиторією. До­брозичливість, відвертість, продемонстровані доповідачем, спрацьовують найбільш ефективно лише в тому разі, якщо вони ґрунтуються на щирому непідробному інтересі. Промо­вець випромінюватиме довіру, якщо сам віритиме в себе, не применшуватиме своїх можливостей, але й не перебільшува­тиме їх, залишатиметься діловитим, не ображаючи при цьому інших. У жодному разі не можна зверхньо ставитися до слухачів та співдоповідачів, адже непоштива поведінка викликає антипатію та неповагу.

Процес спілкування не вичерпується усним повідомлен­ням, важливу роль при цьому відіграють невербальні форми інформування.-Важливе значення для утримання уваги ауди­торії має здоровий контакт. Варто дивитися безпосередньо в очі слухачам, використовуючи запитання типу: "Ви розу­мієте...", "Ви також помітили, що "Як ви знаєте...", це подобається людям, оскільки свідчить про те, що промовець бачить їх.

6. ЖЕСТИ

Дійовими є також жести, які свідчать про вияв людських думок, емоцій. У поєднанні зі словами вони стають надзви­чайно промовистими: жести посилюють емоційне звучання сказаного. Щоб оволодіти бодай азами жестикулювання, потрібне тривале тренування, розуміння ролі кожного жесту. Частота жестикуляції передусім залежить від культури поведінки людини.

ПРАКТИЧНІ ПОРАДИ:

1) жести мають бути мимовільними. Застосовуйте жест, відчуваючи необхідність у ньому;

2) жестикуляція не повинна бути безперервною. Не жес­тикулюйте руками протягом усієї доповіді;

3) керуйте жестами — жест не повинен відставати від слова;

4) урізноманітнюйте жестикуляцію. Не користуйтеся одним і тим самим жестом у всіх випадках, коли потрібно надати словам виразності;

5) жести мають відповідати своєму призначенню*.

7. ВИКОРИСТАННЯ ГОЛОСУ

Невербальна комунікація супроводжується словами з пев­ною інтонацією, тоном. Голос, тон, виклад, уся сукупність виразових засобів і прийомів повинні свідчити про істинність думки і почуття промовця. Темп мовлення також має практичне значення.

ПРАКТИЧНІ ПОРАДИ:

1. Постійно тренуйте свій голос, найзручніший спосіб для цього — читання вголос; контролюйте правильність вимови.

2. Пристосовуйте свій голос до тієї обстановки, де відбувається спілкування.

3. Не говоріть надто голосно — це справляє враження агресивності.

4. Хто говорить надто тихо, справляє враження людини, яка погано володіє тим матеріалом, про який говорить, або ж не впевнена в собі.

5. Голос підвищуйте тоді, коли ставите запитання, вияв­ляєте радість чи здивування.

6. Голос понижуйте тоді, коли хочете когось переконати або відповісти на запитання.

Отже, щоб не виникало непорозумінь під час спілкуван­ня, слід узгоджувати несловесні засоби із словесними, адже дослідження свідчать, що невербальні сигнали справляють вплив утричі більший, ніж слова.

РОЗДІЛ IV

Культура ділового мовлення

ВИБІР СЛОВА

Авторитет — престиж

Авторитет (від лат. au(c)toritas — влада) вживається у сучасній українській мові у двох значеннях:

1) загальновизнане значення, вплив, поважність (особи, організації, колективу): авторитет керівника, авторитет установи;

2) той, хто має загальне визнання, вплив (уживається для характеристики людини): Ви наш найбільший авторитет.

У сучасній українській мові слово престиж (фр. слово prestige буквально означає "авторитет, повага") вживається тільки в одному значенні — авторитет, вплив, який має хто-що-небудь: престиж установи, втрачати свій престиж, підтримувати чийсь престиж та ін.

Ці слова синонімічні, близькі за значенням, але не то­тожні. Похідні утворення від цих іменників більше відрізня­ються значеннями, ніж самі твірні основи.

Прикметник авторитетний означає "який має авторитет; впливовий, поважний; який заслуговує на довіру": автори­тетна кандидатура, авторитетний учений, авторитетна думка. Вживається це слово ще й у значенні "який не допус­кає заперечень; владний": авторитетний тон, авторитет­ний жест.

Прикметник престижний функціонує як такий, що свідчить про престиж, авторитет кого-, чого-небудь, або такий, що служить засобом досягнення престижу (часто з відтінком іронії чи зневаги): престижний автомобіль, пре­стижний одяг, престижне знайомство, престижні зв'язки.

Мовна практика засвідчує вживання слова авторитет і його похідних переважно у контекстах, що містять позитив­ну оцінку, а слова престиж та його похідних — у нейтраль­них або негативно чи зневажливо оцінних.

Брифінг — прес-конференція

Брифінг (анг. briefing — інформаційна нарада) — це, як правило, коротка інформація для журналістів, що стосується тієї чи іншої теми, без подальшого обговорення її. Під час такої зустрічі можуть бути поставлені тільки конкретні запи­тання, що дають змогу уточнити певні деталі поданої інфор­мації.

Сфера функціонування слова брифінг дещо обмежена жанрово і стилістично. Найчастіше воно з'являється в офі­ційних газетних повідомленнях, у публікаціях Міністерства закордонних справ, зарубіжних інформаціях: брифінг для українських та іноземних журналістів у Міністерстві закор­донних справ.

Прес-конференція (анг. pressconference) — зустріч держав­них, політичних, громадських, наукових діячів з представни­ками засобів масової інформації для висвітлення питань, що цікавлять широку громадськість. У прес-конференції, на відміну від брифінгу, беруть активну участь обидві сторони. Тут не тільки заслуховують інформацію, а ставлять запитан­ня, слухають відповіді, йде обговорення певної теми, з'ясо­вуються обставини якихось подій.

Відзначати — відмічати

Дієслова відзначати і відмічати мають спільне значення "звертати увагу на щось". Обидва слова належать до книж­них стилістичних засобів вираження. Причому в офіційних документах звичайно вживається дієслово відзначати: Міськ­виконком відзначає, що в місті проводиться робота з озеле­нення.