ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ. АРХІВНА ЕВРИСТИКА. АРХІВНИЙ МАРКЕТИНГ 3 страница

Одне із найбагатших сховищ Західної Європи – Національний архів Франції – територіально розташований у Парижі. В його 400 приміщеннях зберігається понад 800000 од. зб. Структуру Національного архіву складають “наукові та культурні служби”: стара секція для зберігання документів до кінця Французької революції кінця XVIII ст.; нова секція, що зберігає фонди періоду революції і наступних режимів до Другої світової війни; сучасна секція, де акумулюються матеріали періоду окупації та звільнення Франції від нацистської окупації, за посередництвом “архівних місій” приймаються документи міністерств; секція архівних місій, яка займається питаннями комплектування. При старій секції функціонує сигілографічна служба зі спеціальним ательє для реставрації та виготовлення муляжів. У Національному архіві функціонують інші служби: читальний зал і довідкова служба історичних досліджень, служба фотографії, мікрофільмів та аудіо архівів, нотаріальний архів, служба родинних і персональних архівів, міжнародний стаж, служба публікації і служба економічних архівів. В архіві існує створений А. Шамсоном у повоєнні роки “зал описів”, де зібрані всі колекції описів та путівників. Від початку 1970-х років із створення Р. Гурмелоном баз даних про описи нотаріальних протоколів для архіву розпочалася “доба комп’ютеризації”.

Регіональні архіви створені у Франції згідно з законом 1983 р. про децентралізацію як тимчасові сховища. Вони зберігають документи урядових установ регіонального рівня й підпорядковані директорам архівних служб регіону. Департаментських архівів налічується 99 для території колишньої метрополії і два для заморських земель (Нова Каледонія і французька Полінезія). Тут зберігають папери установ, ліквідованих 1790 р., і фонди Департаментської адміністрації наступних режимів. Загальна довжина усіх департаментських архівів перевищує 1000 км. Майже половина з них має путівники. Комунальні (муніципальні) належать до найстарших архівних установ. Вони виникли в XII ст., а до кінця XX ст. їх було сформовано в кожній комуні – 36000 архівосховищ. Відповідальність за роботу комунальних архівів цілком покладається на мера, а нагляд за ними здійснює секретар мера, як правило, з педагогічною освітою. Водночас комунальні архіви перебувають під постійним контролем директора служб архівів департаменту. В їх фондах зберігаються регистри з записами актів громадянського стану, кадастри (описи земельних володінь), рішення муніципальної ради тощо. Поліпшенню роботи комунальних архівів сприяло створення в 1970-х роках спеціальних архівних служб. Найактивніше розвиваються архівні служби в районах Парижу, Ельзасу, Жиронди та ін. Госпітальні архіви близькі за своїм юридичним статусом до комунальних. Вони незалежні від Національного архіву, департаментських і комунальних архівів. У невеликих центрах відповідальним за збереження документації призначається лікар. Документи, створені понад 100 років тому, як правило, передаються з госпітальних до департаментських архівів. У країні функціонує п’ять спеціальних архівних служб госпітальних центрів.

Специфічні особливості має архівна система і система архівних установ ФРН. Вона відбиває своєрідність історичного розвитку її адміністративно-територіальних одиниць і є типовим зразком децентралізованої архівної системи. У ФРН діє розгалужена система архівів, побудована з урахуванням історичних традицій та федеративного устрою і досягла високого рівня раціонального використання ретроспективної документної інформації. Німецька демократична республіка (НДР) свідомо зруйнувала традиції і німецькі федералістські принципи. Замість старих 5 земель було створено 14 нових округів, їх матеріали були розосереджені по 9 державних архівах та їх філіях. Усі вони підпорядковувалися Державному архівному управлінню МВС у Потсдамі. Після возз’єднання Німеччини між архівістами західних і східних земель спонтанно, без участі будь-яких центральних установ, склалися стосунки взаємодопомоги і рівноправного співробітництва, активно відбувався процес обміну спеціалістами, надання нових технологій, що сприяло успішній інтеграції та подоланню розбіжностей в архівних системах. На відміну від колишньої НДР, архівна справа у ФРН не була централізована, тут не існувало центрального архівного управління. Колишній Райхсархів відповідав за документи імперського уряду, його міністерств та відомств. Він не мав права давати вказівки архівним структурам у німецьких державах і землях. Те саме стосується створеного 1952 р. Федерального архіву в Кобленці, на який покладено зберігання документів конституційних органів, центральних урядових установ, збройних сил, федеральних корпорацій, інших інституцій федерального уряду, німецьких центральних установ, що діяли в зонах окупації, Німецького рейху (1871 – 1945), Німецького Союзу (1815 – 1866). У кожній землі діє свій федеральний архівний закон, хоча основні положення федерального і земельних архівних законів збігаються. Як правило, державні архіви земель мають давню історію і зберігають компактні комплекси документів, починаючи від часів середньовіччя, ядро яких становлять урядові матеріали колишніх незалежних земель, федеральний і земельні архіви тісно співпрацюють у рамках постійної Конференції архівних референтів (керівників архівних установ Федерації та земель), що збирається двічі на рік і обговорює проблеми координації у різних галузях архівної справи. Поза державною архівною системою існують спеціальні архіви різних напівавтономних установ і організацій – парламентські і університетські архіви, архіви преси, архіви радіо-, кіно- і телекорпорацій. До місцевих архівних установ належать численні муніципальні та комунальні архіви (найстарші й найбільші міські архіви є у великих середньовічних містах – Кельні, Франкфурті, Мюнхені, Аусбурзі), а в окремих регіонах - районні архіви (комплектуються документами органів районного управління). Окрему категорію, також неоднорідну за адміністративним статусом, підпорядкуванням і складом документів, становлять церковні архіви: парафій, деканатів, єпископств, монастирів, орденів тощо. Маючи статус приватних установ, єпископські архіви, так само, як і дворянські й особові архіви, протягом останнього століття активно передають на депозитне зберігання або продають свої матеріали державним архівам. При політичних фондах, пов’язаних із провідними партіями, існують архіви політичних партій і спілок. До бізнесових архівів належать великі регіональні архівні центри (Кельн, Штутгарт, Дортмунд), архіви окремих, галузей промисловості (Архів гірничої промисловості в Бахумі) та численні архіви окремих промислових підприємств, фірм і корпорацій. Архіви літератури і мистецтв функціонують як окремі спеціалізовані установи, або структурні підрозділи центральних, земельних, регіональних і муніципальних бібліотек та музеїв.

Показовою з погляду інформаційного суспільства є організація багатьох напрямів діяльності Національного архіву Канади. В другій половині 1990-х років тут започатковано цілеспрямовану програму комплектування архіву документами державних установ (до того надходження звідти мали епізодичний характер), а також документами особового походження, документами громадських та комерційних організацій.

Оскільки державні установи не зобов’язані передавати свої документи на державне зберігання, комплектування такими документами здійснюється на договірних засадах. При цьому враховують усі типи діловодства (їх налічують близько 10; єдиних і обов’язкових стандартів не існує) і всі види носіїв інформації, включно з електронними (магнітні, лазерні й оптичні диски).

Загальна схема документообігу і відомчого зберігання документів у діловодстві урядових структур, зокрема міністерств, у цілому виглядає так: експедиція – бюро (тобто відділ контролю за діловодством) – виконавець – бюро. В бюро кожний документ заноситься до комп’ютера. Справи формуються за темами. Згідно із спеціальним класифікатором кожній справі (файлу) надається номер теми. Справи мають три терміни зберігання: активний (два роки в структурному підрозділі), “сплячий” – 8 років у спеціальному підвідділі міністерства (своєрідному відомчому архіві) і постійний. Після відповідної експертизи історично цінні документи передають на державне зберігання до Національного архіву, решту знищують.

Передання документів від комерційних установ здійснюють виключно на договірних засадах, оскільки Національний архів не має права втручатися в діловодство, облік і організацію зберігання документів приватних фірм і банківських структур. Водночас комерційні фірми зобов’язані забезпечувати зберігання певних категорій документів, причому контроль за цим здійснюють спеціальні органи державного управління – податкова інспекція та казначейство. Крім того, фірми самі зацікавлені в передаванні документів на державне зберігання, оскільки вони за це отримують певні податкові пільги. Для отримання пільг спеціальні експертні комісії здійснюють оцінку переданого фонду (вартість його коливається в межах від 2 до 500 тис. доларів, пересічна ціна – 20 – 50 тис. доларів).

Вартий уваги досвід з організації комплектування особовими фондами і документами громадських установ. Архіви прагнуть отримати особові фонди політичних діячів, зокрема всіх прем’єр-міністрів та міністрів. Особові фонди членів парламенту приймаються вибірково, з огляду на політичну активність.

§4. Приватні архіви

Проблема приватних архівів у зарубіжному архівознавстві та архівній практиці країн Заходу є надзвичайно цікавою. Шляхи її вирішення можуть бути корисними для вітчизняних архівістів.

На прикладі архівів президентів США можна переконатися в ефективності створеної тут системи. Історична цінність президентського архіву не викликає сумніву. Проте до 1938 р., коли президент США Франклін Рузвельт зробив офіційну заяву про будівництво президентської бібліотеки, архіву і передання її в дарунок американському народові, папери попередніх президентів зберігалися в різних місцях, їх доля складалася подекуди трагічно – документи горіли під час пожеж, знищувалися нащадками або й самими експрезидентами. Започатковану Ф. Рузвельтом традицію підтримали наступні президенти. Вони залишали нащадкам цінні комплекси історичних документів, особисті архіви і бібліотеки, визнані актом 1955 р. “Про Президентські бібліотеки” такими, що мають державне значення. Комплекси документів президентських бібліотек, розташованих у різних місцях (це створює певні незручності у користуванні ними), опрацьовуються, постійно поповнюються завдяки активній збиральницькій діяльності співробітників Національного архіву США (такою роботою займаються 200 з 2400 архівістів), до документів створюються різні науково-пошукові системи, вони є доступними для публічного використання.

Архіви західних країн нагромадили помітний досвід вирішення проблем, пов’язаних із зберіганням та використанням документів із новими носіями, що виникли в епоху інформаційного суспільства в результаті бурхливого розвитку обчислювальної техніки. Для задоволення потреб різних груп користувачів формуються загальнодоступні бази даних. Так, у США функціонують понад 3,5 тисячі баз даних з усіх сфер науки, техніки, громадсько-політичної та побутової діяльності, у Великобританії – понад 2,5 тисячі баз, у ФРН – близько 300.

Наявність персональних комп’ютерів у громадян і установ, можливість підключення їх до інформаційних мереж, зокрема до світової інформаційної мережі Інтернет, дозволяють будь-якій фізичній або юридичній особі отримати необхідну інформацію або документи з будь-якої галузі знань.

Архівні служби західних країн, насамперед Національні архіви США і Великобританії, починаючи з 1960-х років, здійснюють комплектування електронними документами. У структурі Національних архівів США і Канади створено відповідні центри. У середині 1990-х років в Національному архіві Канади зберігалося понад 200 тис. файлів. Спеціальні центри зберігання подібної документації існують у Національних архівах Франції, Швеції, Данії, Нідерландів, Фінляндії. 1993 р. Центральний архів документів з машинними носіями створено в республіці Білорусь. 1998 р. тут розпочав діяльність Білоруський науково-дослідний центр електронної документації (БілНДЦЕД), структурним підрозділом якого є перший на території Східної і Центральної Європи державний архів електронних документів. Експериментальне комплектування подібними документами здійснює Федеральна архівна служба Росії, де з 2000 р. при Державному архіві економіки створено спеціалізований Центр інформаційних технологій для дослідження проблем, пов’язаних з електронними документами.

На початок XXI ст. багатий досвід роботи з електронними документами накопичено в Національнтх архівах Данії, Франції, Швеції, Фінляндії, ФРН, у так званих історичних архівах Данії, Нідерландів, Великобританії та ін.

На рубежі століть та тисячоліть у діяльності зарубіжних архівів та архівних служб країн світу відбулися кардинальні зміни, пов’язані з переходом від традиційного “паперового” до інформаційного суспільства. Бурхливий розвиток інтернет-технологій, глобалізаційні процеси призвели до появи єдиного інформаційного середовища, важливим сегментом якого стали архівні інформаційні ресурси. На початку XXI ст. в Інтернеті функціонувало близько 5000 веб-сайтів національних, регіональних муніципальних, університетських, інших архівів, національних архівних служб, музейних, бібліотечних колекцій документів і писемних пам’яток, приватних документальних зібрань, національних і міжнародних професійних організацій, архівознавчих дослідницьких центрів тощо.

З’явилися своєрідні архівні Інтернет-енциклопедії – архівні портали, що в інтегрованому систематизованому вигляді представляють інформацію і містять посилання на веб-ресурси архівів світу. Потужними і постійно оновлюваними довідниками стали Архівний портал Юнеско UNESCO Archives Portal (http://www.unesco.org/webworld/portal_archives/pages/index.shtml), а також Інтернет-проект Університету штату Огайо Зібрання першоджерел (Repositories of Primary Sources) (http://www.uidaho.edu/special-collections/Other.Respositories.html).

Поряд із власне національними архівними інформаційними ресурсами в Інтернеті представлено сотні міжнародних архівних проектів, пов’язаних із збереженням і використанням писемної історико-культурної спадщини.

Найважливішими з них стали всесвітні проекти: Всесвітня програма ЮНЕСКО Пам’ять світу (UNESCO Memory of the World Programme); віртуальні архіви сучасної культури (Culture Virtual Archives in XML, COVAX) http://www.covax.org/; Програма концентрації і відтворення архівів у світі (Меморіальний музей голокосту) (The United States Holocaust Memorial Museum Worldwide Archival Acquisitions and Reproduction Program); Втрачене мистецтво: База даних в Інтернеті (Lost Art Internet Database); Трофеї війни: Міжнародний бюлетень (Spoils of War: International Newsletter).

Інтенсивно розвивається співпраця в рамках європейських міжнародних архівних проектів: Архівна мережа європейського союзу (European Union Archive Network(EUAN)) – проект, ініційований Європейською комісією; Європейський візуальний архів (European Visual Archive(EVA)); Свідчення: Європа, відображена в архівах (Evidence. Europe reflected in Archives); Середньовічні рукописи в Інтернеті (Medieval Manuscripts on the Internet); Збереження європейських фотозображень для доступу (Safeguarding European Photografic Images for Access – SEPIA); Архіви і програми консервації Міжнародного центру збереження і реставрації культурної спадщини в Римі (International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property (ICCROM)) – Archives and Conservation Programme, in Rome); MALVINE: рукописи і листування у інтегрованих мережах у Європі (MALVINE: manuscripts and letters via integrated networks in Europe); Першожерела – Програма групи дослідницьких бібліотек (RLG Primary Sources Program – of the Research Libraries Group); Європа - Венеціанський віртуальний архівний проект (Europe – Venetian Virtual Archive project); Путівники до історії науки, технології та навколишнього середовища (Navigational Aids for the History of Science, Technology and the Environment (NAHSTE)); Архів Комінтерну (Comintern Archives Project), проект розробляється під егідю Ради Європи; Архів відкритого суспільства – Програма архівного мосту Східно-Європейський університет, Будапешт (Open Society Archives – Archival Bridge Program) тощо. В масштабному міжнародному проекті, ініційованому польськими архівістами і підтриманому Радою Європи – відновлення пам’яті Польщі (Reconstitution of the Memory of Poland), – активну участь беруть українські архіви.

Популярністю користуються міжнародні Інтернет-проекти, пов’язані з російськими архівами: Російські архіви викривають (Revalations from the Russian Archives); Сталінська епоха: дослідницький і архівний проект (Stalin-Era Research and Archives Project) тощо. Надзвичайно популярними стали міжнародні генеалогічні архівні проекти: Шлях до коренів (Routes to Roots Foundation); Бібліотека сімейної історії (Family History Library); Федерація східно-європейських товариств сімейної історії (Federation of East European Family History Societies).

Для порівняння зі станом і структурою архівів західних країн розглянемо основні особливості розвитку архівної справи у країнах Центральної і Східної Європи в посттоталітарний період.

Напередодні краху тоталітарних режимів у цих країнах (Білорусі, Угорщині, Латвії, Литві, Молдові, Польщі, Росії, Румунії, Словаччині, Хорватії, Чехії) існувала розвинута мережа архівних установ, що включала державні та відомчі архіви, їх діяльність регулювалася законодавчими актами і контролювалася спеціальними адміністративними органами. Система архівів була різною як з точки зору кількісного складу, так і з боку відомчої підпорядкованості. Спільним для всіх країн був особливий статус архівів “силових відомств”, що жорстко контролювали комплектування, облік та розсекречування архівних документів. Іншою спільною рисою був високий рівень самостійності архівів правлячих партій та релігійних конфесій.

У посттоталітарний період ці країни прийняли нові нормативні акти, що регулюють діяльність архівних установ. Причому нові архівні закони мають загальний характер для всіх архівів, незалежно від форми власності. Процес реалізації нових норм архівного законодавства утруднюється низьким соціальним статусом архівної справи та серйозними економічними проблемами. Крім того, в усіх країнах спостерігається спадкоємність з попереднім періодом їх історії.

Нові законодавчі акти намагалися охопити не лише державні архіви та архіви державних установ, підприємств і відомств, але й архіви “силових” відомств та МЗС, недержавних установ та організацій, релігійних конфесій, громадських організацій, політичних партій, приватні архіви громадян (Білорусь, Угорщина, Молдова, Румунія, Чехія та ін.). Показово, що в більшості цих країн відбулося злиття архівів колишніх правлячих партій з державними архівами. З іншого боку, спостерігається тенденція закріплення за основними силовими структурами (міністерства оборони, спецслужби, міністерства внутрішніх справ), за науковими та культурно-освітніми установами (бібліотеки і музеї), іншими структурами (парламенти, адміністрації президентів, органи статистики, геології, картографії, прикордонної служби тощо) права постійного або довготривалого (до 20 років) зберігання усіх або певних категорій документів.

У більшості країн відбувається активний процес правового та організаційного формування недержавних архівів. Уперше законодавчо забезпечується офіційний статус недержавних архівів профспілок, приватних підприємств, релігійних конфесій, партій, творчих спілок, громадських рухів, молодіжних об’єднань, наукових установ. Згідно з новим архівним законодавством, досить успішно вирішується проблема доступу до існуючих у тоталітарний період обмежено-публічних архівів (тобто доступних виключно для професіоналів). Обмеження доступу стосуються захисту державних таємниць, причому терміни обмеження значно варіюються: 5 – 15 років (Чехія), 25 років (Молдова), 30 років (Росія), 40 років (Румунія); з точки зору захисту особистих інтересів громадян – в усіх країнах переважно 75 років. Водночас щодо обмежувальних термінів існують деякі винятки. Так, до персональної інформації, що містить дані про репресії, мають доступ жертви репресій та їх рідні, вчені, правоохоронні органи.

Інтенсивно проходить процес розсекречування архівних документів, яке здійснюють фондоутворювачі, в тому числі передання до державних архівів; у Білорусі, Угорщині, Литві, Молдові, Росії, Латвії – самими архівами або спеціальними міжвідомчими та спеціальними комісіями.

Загалом архівна справа у посттоталітарних країнах переживає процес оновлення, в якому переплелися традиції, уявлення технології попереднього періоду та цінності, прагнення й практичні дії, властиві демократичному суспільству. Помітним залишається розрив між новим архівним законодавством та архівною практикою, у якій модернізація відбувається досить повільно, передусім через низький суспільний статус архівної справи, а також через економічні проблеми.

Зарубіжна архівістика, при всій її різноманітності та специфіці з погляду архівних систем, принципів побудови архівних установ, управління та організації архівної справи, має ряд загальних тенденцій розвитку. Насамперед, це демократизація і децентралізація архівної галузі, скорочення обмежень щодо доступу до документальної інформації, зміцнення правових засад функціонування архівів, впровадження новітніх технологій опрацювання і зберігання документів, сучасних інформаційних систем.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Які типи архівних систем склалися в країнах світу? Охарактеризуйте їх, наведіть приклади.

2. Як вирішується в зарубіжних архівах проблема доступу?

3. Опишіть систему архівних установ у Франції.

4. Опишіть систему архівних установ у ФРН.

5. В чому полягають спільні особливості розвитку архівної справи у посттоталітарних країнах?

6. Чи існують у західних країнах спеціальні архівні закони?

7. Коли розпочалася комп’ютеризація в країнах Західної Європи?

8. Які міжнародні проекти спрямовані на представлення інформаційних ресурсів у мережі Інтернет?

ВИСНОВКИ

Людство вступило в XXI ст. збагачене величезним історичним досвідом, сповнене вірою у високі ідеали свободи, справедливості та гуманізму. Воно спирається на здобутки цивілізацій, досягнення усіх наук, зокрема ті, що пов’язані з вивченням історії, збереженням історичної пам’яті, а серед галузей історичної науки чільне місце належить архівознавству – комплексній системі знань, що вивчає історію архівної справи, її теорію і технології, пов’язані з принципами збирання, колекціонування, зберігання та використання архівних документів.

Як навчальна дисципліна архівознавство має своїм завданням сприяти не лише підготовці істориків-архівістів, знавців архівної справи, але й знайомити з основами архівного будівництва, системою архівних установ, структурою Національного архівного фонду України, його інформаційними можливостями, правовими засадами використання документів також майбутніх фахівців у галузі права, державного будівництва, філології, культурології тощо.

Розширення кола вищих навчальних закладів України, де впроваджено викладання архівознавства, засвідчує актуальність цієї навчальної дисципліни. Це водночас є гарантом поповнення архівних установ висококваліфікованими фахівцями, адже, згідно з Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “професійною діяльністю в архівних установах можуть займатися громадяни, які мають відповідну освіту” (ст. 38).

Архівознавство як спеціальна галузь історичної науки і наукова система тісно пов’язане з іншими дисциплінами – джерелознавством, археографією, документознавством, державно-правовим і культурним будівництвом, має власну теорію і методологію, зумовлену особливостями предмета, об’єкта і методів дослідження, свій категоріально-понятійний апарат. Особливості архівознавства, його роль і місце в системі знань і практичної діяльності пов’язані з тим, що його основний об’єкт – Національний архівний фонд України і система архівних установ, з одною боку, сягає у сферу історії, історичної пам’яті, а з другого – невіддільна від державно-політичного, культурно-духовного, соціально-економічного життя суспільства, є явищем не тільки національним, внутрідержавним, але й міжнародно-світовим.

Інтегративні процеси, якими дедалі більше характеризується сучасний світ, торкнулися архівної галузі, перетворивши її на сферу міжнародного співробітництва. Тісні взаємовигідні творчі й наукові контакти встановлено українськими архівними установами з архівними службами багатьох країн світу. Ось чому архівознавство досліджує і вивчає тенденції розвитку архівної справи як на регіональному (країнознавчому), так і на міжнародному рівні. Саме архівознавство набуває історіософського характеру, вторгається в усі сфери суспільного життя, насамперед духовного.

Україна має давню архівну традицію, національну архівознавчу школу, які в умовах державної незалежності дістали новий імпульс для дальшого розвитку. Періодизація архівної справи в Україні невіддільна від світових тенденцій її розвитку, від історії історичної думки, національної державності і культури. Вона увібрала не тільки національні витоки, пов’язані з княжою добою, з козацько-гетьманським періодом української історії, але й з перебуванням українських земель у складі інших держав, з набутками української діаспори. Розірвавши з тоталітарним минулим радянської доби, архівна система України реформується в руслі загальних тенденцій демократизації та децентралізації, інтеграції у світовий архівний простір. Це висуває перед архівознавцями важливі теоретико-методологічні і прикладні проблеми, пов’язані з осмисленням зарубіжної архівістики і сучасної архівної практики. Відтак нового імпульсу набув розвиток архівної науки в Україні.

Належить прискорити реформування архівної системи, перебудову діяльності архівів та їх управлінських органів у відповідності з новими умовами, комп’ютеризацію і створення єдиної інформаційної системи вітчизняної архівної галузі. Дальше зміцнення матеріально-технічної бази усіх ланок системи архівних установ, забезпечення їх кваліфікованими кадрами, новітніми інформаційними системами і технологіями є першочерговими серед пріоритетних проблем галузі.

З урахуванням положень нової редакції Закону “Про Національний архівний фонд та архівні установи” великий обсяг робіт належить виконати спільними зусиллями науковців, архівних працівників, спеціалістів-управлінців щодо оновлення нормативно-інструктивного апарату, а також теоретичних і методичних розробок, пов’язаних з принципами формування Національного архівного фонду, критеріями цінності документів, технологіями їх зберігання.

Національний архівний фонд України становить одне з найбільших багатств та інформаційних ресурсів українського народу, складову частину вітчизняної і світової спадщини. Його взято під державну опіку і захист, а його комплектування і зберігання віднесено до пріоритетних завдань державної політики. НАФ як сукупність документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації, зберігається в архівних установах державної, комунальної чи приватної форм власності як в Україні, так і за рубежем.

Значний пласт архівних документів українського походження перебуває за межами України. Він відбиває історію і культуру українського народу і складає зарубіжну архівну україніку. Держава прагне повернути на підставі міжнародних угод архівні пам’ятки в Україну, використовувати інформаційні можливості зарубіжних архівів в інтересах України, її історії і культури.

Серед вузлових питань прикладного архівознавства важливе місце займає удосконалення організації і управління діяльністю архівних установ. До них відносяться пошук нових методів відбору і реєстрації документів, їх класифікації, обліку і зберігання, створення сприятливих умов для використання інформаційних ресурсів.

Вивчення архівознавства, особливо теорії і практики архівної справи, дозволяє майбутнім архівістам опанувати найновішими знаннями щодо організації роботи архівних установ, складання програм їх діяльності, вирішення науково-організаційних, господарсько-економічних, технічних та управлінських питань. Особливого значення за сучасних умов набувають автоматизовані інформаційні системи та їх практичне впровадження в архівну галузь.

Сучасне розуміння національної архівної спадщини полягає в тому, що до її структури відносять не лише Національний архівний фонд України, а й науково-довідкові та науково-інформаційні системи. Освоєння цих систем є запорукою підвищення ефективності використання архівної спадщини в інтересах зміцнення України як держави, національно-культурного і духовного відродження українського народу.

ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ТА ТЕРМІНИ

Авторський архівний каталог – іменний каталог архіву, який містить вторинну документну інформацію архівів про авторів кіно-, фото-, фоно- та науково-технічних документів.

Аналітико-синтетичне опрацювання ретроспективної документної інформації – процес опрацювання інформації за методом аналізу і синтезу змісту документів з метою одержання необхідних відомостей, зіставлення й узагальнення їх в описовій статті архівного довідника або в інформаційному документі архіву.