ІСТОРІЯ АРХІВНОЇ СПРАВИ В УКРАЇНІ 9 страница

Відповідно до призначення і мети діяльності державні архіви за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснюють певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпорядження частиною Національного архівного фонду, що належить державі і зберігається в архіві згідно з його профілем і рангом. У державному архіві можуть зберігатися також документи Національного архівного фонду, що не належать державі. Тоді архів за дорученням їх власників здійснює певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами.

Державні архіви зберігають документи Національного архівного фонду постійно. Частина місцевих державних архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

Правовою базою діяльності державних архівів є Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Основи законодавства України про культуру”, закони “Про інформацію”, “Про державну таємницю”, “Про авторське право та суміжні права”, “Про бібліотеки і бібліотечну справу”, “Про охорону та використання пам’яток історії та культури”, постанови Верховної Ради України, укази Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, міжнародні правові акти, в яких бере участь Україна.

Основні питання, пов’язані з функціонуванням державнії архівів, регулює Закон України “Про національний архівний фонд та архівні установи”. Він встановлює поняття Національного архівного фонду України як однієї із загальнонаціональних цінностей, фіксує його як об’єкт права, закладає єдині основи системи архівних установ, регулює суспільні відносини, пов’язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду.

Діяльність державних архівів регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Держкомархіву, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, виданими в межах їхньої компетенції і відповідно до законодавства.

Основними нормативними документами з організації роботи архіву є положення про архів та його структурні підрозділи, структура й штатний розпис, коштори доходів і видатків, посадові інструкції працівників.

Статус, завдання, функції державних архівів, порядок їх створення і підпорядкування визначаються спеціальним нормативним документом – положенням. У положенні зафіксовані й права архіву. Зокрема, державний архів області має право одержувати від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, установ і організацій інформацію про зберігання і впорядкування документів. У межах своїх повноважень державний архів може давати підприємствам, установам та організаціям обов’язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів і ведення діловодства. Одним з важливих прав архіву є право порушувати у встановленому порядку питання про призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів НАФ. До прав державного архіву належить і обмеження доступу до документів та встановлення особливих умов використання інформації, що міститься в них.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву з допомогою організаційно-розпорядчих, економічних, соціальних і виховних методів. Директора центрального державного архіву призначає і звільняє Держкомархів, директорів державних архівів областей – голови облдержадміністрацій за погодженням з Держкомархівом, галузевих державних архівів – керівники міністерств і відомств. Директор персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань. Він затверджує виробничі плани і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов’язки співробітників установи, видає та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву.

З метою погодженого вирішення питань компетенції державного архіву, в ньому може утворюватися колегія у складі директора, його заступників та інших працівників архіву.

В Державному архіві діють також науково-методичні ради (див. розділ 14) та експертно-перевірні комісії (див. розділ 8).

Державні архіви є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків, гербову печатку. Вони утримуються за рахунок коштів Державного бюджету України. Гранична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій.

Типові положення про місцеві державні архівні установи затверджує Кабінет Міністрів України, інших державних архівів – Держкомархів чи відповідне відомство разом з Держкомархівом. Положення про архіви (архівні підрозділи) об’єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на недержавних формах власності, затверджують їхні засновники.

Важливим для діяльності архіву документом, що визначає склад функціональних структурних підрозділів, є структура. Організаційно-виробнича структура державних архівів зумовлена основними напрямами і завданнями їхньої діяльності, умовами і особливостями їхньої роботи. Наприклад, у центральних державних архівах та архівах областей функціонують такі відділи: забезпечення збереженості та обліку фондів, довідкового апарату, використання архівної інформації. Усередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори, групи) для вужчої спеціалізації праці – група наукового описування, група зберігання друкованих видань, сектор користування документами, сектор планування та організаційно-методичної роботи та ін. В окремих архівах створюються відділи, що відповідають специфіці їх діяльності. Так, у Центральному державному архіві громадських об’єднань України діє відділ науково-технічного опрацювання документів у міністерствах і відомствах, у центральних державних історичних архівах України у Києві та Львові – відділи давніх актів, у Центральному державному архіві-музеї літератури і мистецтв України – видавничий відділ та відділ зберігання архівних, музейних і бібліотечних фондів. В архівах можуть створюватися і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування документів поточного діловодства в організаціях-фондоутворювачах, що фінансуються за їхній рахунок. Завдання, функції, права, й оганізацію діяльності підрозділів архіву визначають положення про структурні підрозділи архіву, розробляються на основі положення про архів.

Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису – документу, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їх заробітної плати відповідно до умов оплати праці. Працівники архівної установи поділяються: керівний склад – директор, заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер; спеціалісти – головний, провідний, 1 та 2-ї категорій, старший науковий співробітник, науковий і молодший науковий співробітники, старший охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор 1 та 2-ї категорій; службовці – старший майстер, старший касир, старший інспектор, завідуючий канцелярією, оператор, техніки різних спеціальностей, секретар-друкарка, діловод та інші; обслуговуючий персонал – кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та інші.

Діяльність архівів значною мірою залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і обласних державних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах. Вони зведені у 1960 – 1980-х рр. як типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримки температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежегасіння. Частина обласних, більшість районних і міських державних архівів розміщені в пристосованих приміщеннях.

Для нормального функціонування архівних установ постійного зберігання документів, крім архівосховищ і технологічного обладнання, потрібні такі служби та приміщення: читальний зал; науково-довідкова бібліотека; лабораторія фото- і мікрокопіюання; методичний кабінет; реставраційно-палітурна майстерня (дільниця); ремонтно-технічна майстерня; приміщення для довідкового апарату; робочі кімнати співробітників; виставочний зал; допоміжні приміщення (приміщення для приймання їжі, гардероб тощо).

Оскільки діяльність архівіста має переважно творчий, інтелектуальний характер, найдоцільнішою є кабінетна організація праці. При цьому важливе значення має раціональне використовування робочої площі, зручність транспортування документів, виробничих комунікацій тощо. Організація робочих кімнат вимагає оснащення їх відповідними меблями, комп’ютерами, засобами зв’язку, репрографічною технікою, освітлення, канцелярським приладдям, забезпечення відповідною довідковою, інструктивно-методичною літературою.

Від характеру роботи (керівна, наукова, допоміжна, технічна) залежить кількість співробітників у робочих кімнатах. Вона коливається від 1 до 3 – 4 осіб, залежно від наявних робочих площ. Основні вимоги щодо обладнання виробничих приміщень такі: середня площа на одного співробітника до 5 кв. м.; потужність настільних ламп – 60 – 75 Вт, температура повітря – 18 – 22°С; вологість повітря – 60 – 40%; рівень інтенсивності звуку – не більше 40 – 50 ДБ.

Важливим елементом організації виробничого процесу є дотримування вимог охорони праці, запобігання травматизмові та професійним захворюванням. В архівних установах необхідно суворо дотримуватися правил безпеки під час роботи з ліфтами, піднімальними механізмами, електроприладами, комп’ютерами, хімікаліями та реагентами в процесі мікрофільмування, реставрації та ремонту документів, проведення дезінфекції тощо.

Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодженою з органами МВС України Інструкцією про охоронний режим архіву.

§2. Виробничі подрозділи архіву та основні архівні технології

Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно, як правило, має необхідне технологічне обладнання і устаткування: системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, картонажі, транспортні візки, розсувні драбини, ліфтові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо.

Але архівосховище – не тільки приміщення, а й виробничий підрозділ. Це група співробітників, до складу якої може входити певна кількість працівників, залежно від обсягу роботи. Наприклад, архівосховище І групи, як правило, має понад 300 тис. справ. Його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів і двоє охоронців фондів.

Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт, пов’язаних із забезпеченням збереженості документів – дотримання температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезінфекцію та дезінсекцію, видавання та підкладання справ до картонажів, проведення перевірок наявності документів, участь у громадському огляді стану їх збереженості тощо.

Архівосховища є об’єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід до сховищ особам, не визначеним наказом, категорично забороняється, як і вхід у верхньому одязі, з сумками тощо.

Підтримування оптимального санітарного та температурно-вологісного режиму є запорукою забезпечення довговічності документів (див. розділ 12).

До основних підрозділів архіву належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен архів на основі затвердженого Держкомархівом “Порядку користування документами НАФ в державних архівах”. Вони визначають основні функціональні напрями діяльності цих підрозділів щодо задоволення потреб громадян у ретроспективній документній інформації. До роботи в читальному залі допускають осіб, які в офіційній письмовій заяві аргументують потребу ознайомитися з документами за тією чи іншою тематикою. Відповідний дозвіл дає керівник архівної установи або його заступник. Такий дозвіл діє протягом року.

Приступаючи до роботи у читальному залі, громадяни знайомляться з правилами, заповнюють спеціальну анкету. Інформація цього документу складає основу бази даних про склад користувачів та науково-тематичну спрямованість їхніх інтересів. Замовлення документів здійснюється після перегляду дослідником описів, картотек, каталогів та іншого довідкового апарату. Дані про потрібні документи вносяться у бланки замовлень і передаються завідувачеві читальним залом для виконання. Як правило, дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходження замовлених справ фіксуються у журналі, а дослідник розписується в отриманні їх у бланку замовлень. Справи, з якими працюють громадяни, зберігаються у спеціальних шафах-боксах не більше одного місяця, а потім повертаються до архівосховищ. Під час видавання і приймання справи переглядають співробітники архіву, щоб виявити повноту аркушів, їх ушкодження тощо.

Працюючи з документами, дослідник може робити витяги. Після закінчення роботи із справою дослідник робить запис в аркуші користування документами, де зазначає дату, своє прізвище, тему роботи, номери аркушів, з яких зроблено витяги, а також ставить розбірливий підпис.

У разі публікації архівних документів дослідник зобов’язаний подавати в установленій формі посилання на архів, фонд, опис, справу та аркуші. Наприклад: ЦДАВО України, ф. 14, оп. 1, спр. 125, арк. 18 – 21. Він несе відповідальність за достовірне передання змісту відомостей, що містяться в документах. За порушення чинних правил громадяни можуть бути позбавлені права користування архівними документами.

З діяльністю читального залу тісно пов’язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання архівної інформації. Як правило, вона полягає у задоволенні соціально-правових потреб громадян. Тематичний спектр цих запитів досить широкий – про місце і дату народження, стаж роботи, заробітну плату, майно, житло, освіту, родовід, репресії, реабілітацію, участь у бойових діях, партизанському русі тощо.

У більшості архівів цей вид робіт виконує спеціальний структурний підрозділ – відділ використання інформації документів, група (стіл) довідок. Його співробітники готують на кожний запит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку. Вона може бути усталеної чи довільної форми, але повинна мати обов’язкові реквізити: штамп та печатку архівної установи, підписи керівника та виконавця, дату, точну адресу громадян чи юридичних осіб, чіткий виклад відповіді по суті запиту з посиланням на архівні документи. У разі негативної відповіді викладається рекомендація щодо дальшого звернення громадян у цій справі, наводяться адреси відповідних архівних чи інших установ. Для виконання запитів громадян нормативами передбачено місячний термін.

Тематичні запити виконують наукові співробітники або провідні архівісти. Для виконання складних запитів можуть створюватися тимчасові робочі групи. Термін виконання запиту визначає керівник архіву.

Важливою умовою активізації роботи архівів є впровадження комп’ютерної техніки. Найширше її використовують у сфері вдосконалення довідкового апарату, зокрема для створення баз даних та автоматизованого пошуку архівної інформації. Наприклад, в Держкомархіві створюється автоматизована інформаційно-пошукова система “Національний архівний фонд”. У Центральному державному архіві громадських об’єднань України впроваджено інформаційно-довідкову систему щодо архівно-слідчих справ репресованих. У державних архівах більшості областей створено бази даних на осіб, вивезених до Німеччини в 1941 – 1943 рр. Вони побудовані на документах фільтраційних справ. Внаслідок впровадження цих програм автоматизовано досить трудомісткі процеси, вдалося відмовитися від традиційних архівних технологій.

З метою підвищення ефективності архівних технологій в архіві створюються багатопрофільні відкриті комп’ютерні системи, що дозволяють легко нарощувати додаткові автоматизовані функції – автоматизовані робочі місця (АРМ) для співробітників та в читальному залі для користувачів. Функціональне призначення останніх – полегшити пошук потрібних даних у великих масивах інформації. Держкомархів та деякі архіви мають веб-сайти в Інтернеті, функціонує мережа електронної пошти.

Робота одного із основних виробничих підрозділів архівної установи реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) полягає в реставрації, ремонті та оправі документів задля підтримання їх належного фізичного стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання (залежно від кількості працівників): стіл реставраційний з підставкою, шафа металева (чи сейф), стіл-верстак, прес обтискний палітурний, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник тощо.

До основного набору інструментів реставратора належать: скальпелі медичні, шпателі, ножиці прямі, пінцети, голки, шила, термометри хімічні, щіточки, лінійки тощо. Певні вимоги висуваються й до посуду, яким користуються в робочому процесі.

У реставраційних роботах застосовують спеціальні види паперу: мікалентний, конденсаторний, фільтрувальний, чайний, писальний, парафіновий, афішний, пергаментний, цигарковий та інші. До найуживаніших матеріалів для палітурних робіт належать картон палітурний, електроізоляційний, пресшпан, лідерин, бумвівіл, папір форзацний, марля спеціальна, коленкор палітурний, нитки льняні тощо. Майстерня забезпечується також певними видами клеїв. Основною вимогою до робочого місця реставратора є захищення робочого столу від прямих сонячних променів. Реставраційні інструменти та матеріали раціонально і зручно розташовують навколо робочого місця реставратора. Особливу увагу звертають при цьому на дотримання правил безпеки при виконанні робіт.

Реставрації підлягають насамперед документи, які мають механічні, фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або ураження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища.

§3. Планування, звітність та економічна діяльність архівів

Планування, тобто визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву, є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Держкомархів, центральні державні архіви, державні архіви областей) і розрахована на тривалий термін. Друга – архівним установам і архівним підрозділам. Вони, як правило, складають річні плани. В державному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності (розвитку архівної справи): науково-дослідної та методичної роботи; науково-видавничої роботи; план впровадження наукових і методичних розробок.

Планування здійснюється архівом самостійно на основі досягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів і програм, виходячи з наявних та прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових ресурсів. Враховуються також рекомендації та доручення органів вищого рівня.

Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План основної діяльності має дві частини – текстову і табличну.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується “Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України”, що затверджуються наказом начальника Держкомархіву наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства – 450 справ – 1 людино-день; особового походження – 200 справ або 3,5 тис. арк. – 1 людино-день; страхового фонду – 6 тис. кадрів – 1 людино-день.

Виконання запитів: за документами – 3 довідки – 1 людино-день; за довідковою картотекою – 9 довідок – 1 людино-день.

Підготовка: статті, огляду, наукової доповіді – 1 друк. арк. – 30 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції – 1 друк. арк. – 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє поліпшенню організації та координації праці, підвищенню її продуктивності, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт.

На роботи, не передбачені типовими галузевими нормами або якщо умови їх виконання суттєво відрізняються від стандартних, в архіві можуть розроблятися місцеві норми.

Архівні установи зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог органів вищого рівня, їх плани можуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів та служб діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань і використанням робочого часу в архівах застосовуються різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи – щоквартально підбивають підсумки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Основною зведеною звітно-обліковою формою є паспорт архівної установи, де в чотирьох розділах подається така інформація: про кількість споруд, об’єм та площу архівосховищ, протяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень; документів з паперовою основою (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фонодокументів; стан довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інформації, введеної до комп’ютерів тощо); про кадровий склад (всього працівників, у т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших).

Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до Держкомархіву до 1 лютого.

Наступна зведена звітна форма – звіт про виконання плану розвитку архівної справи. Він складається за основними напрямами діяльності архіву: забезпечення збереженості та державний облік документів, створення та розвиток довідкового апарату, формування НАФ та експертиза цінності документів, використання інформації документів, зміцнення матеріально-технічної бази.

До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 5 січня.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів звітують за спеціальною формою про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ – джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 10 грудня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма № І-К), та про чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів набуває значення товару. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг. Найпоширенішими формами такої діяльності є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються тематичні запити, складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеним є замовлення генеалогічного характеру. Формою позабюджетних надходжень залишаються також кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує орган вищого рівня. Ціни за виконані роботи залежать насамперед від категорії документів (унікальні, особливо цінні та інші), амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електроенергію тощо. З окремими користувачами документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від економічної діяльності, використовують на матеріальне заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Для поліпшення організації та розгортання планових робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність за такими напрямами: вивчає попит на такі роботи потенційних замовників, обраховує економічну доцільність та ефективність надання таких послуг, використовує їх рекламне забезпечення, веде пошук нових споживачів.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов’язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їх структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Висвітліть суспільні функції архівів.

2. Які завдання і права архівів?

3. Назвіть структурні підрозділи архіву та основні вимоги до робочого місця архівіста.

4. Розкажіть про організацію та правила роботи читального залу архіву.

5. Яке обладнання, інструменти, матеріали необхідні для функціонування реставраційно-палітурної майстерні?

6. За якими формами складається звітність архіву?

7. Як фінансується діяльність державних архівних установ?

8. Які основні напрями економічної діяльності архівів?

РОЗДІЛ 7

ОРГАНІЗАЦІЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

З метою забезпечення інформаційної цілісності Національного архівного фонду, підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов’язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів. Тобто здійснюється організація документів Національного архівного фонду, що має такі основні структурні рівні: міжархівний – розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний – формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий – систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів – їх систематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).

Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

· належність документів до документації одного утворювача;

· право власності на документи;

· строки зберігання документів;

· ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

· належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць (область, округ, район, місто);

· історичні умови, час і місце створення;

· належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;

· види носіїв, способи і техніка закріплення інформації

· рівень доступу до документів.

§1. Організація документів на рівні системи архівних установ

При організації архівних документів в межах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.

Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігають державні архівні установи, а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах власників.

Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп – документів постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання документів визначаються чинними нормативно-правовими актами.

На організацію документів на міжархівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодержавного та місцевого значення.

Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди: