Методы формирования ИТ-бюджета

Методы формирования ИТ – бюджета основываются на анализе различных видов затрат и потребности в инвестициях. Рассмотрим затратную составляющую бюджета на основе рекомендаций ITIL.

Эффективный контроль уровня затрат требует понимания их природы. Существует несколько способов классификации затрат.

Для каждого продукта или сервиса можно определить затраты прямо или косвенно связанные с ним:

1. Прямые затраты - затраты, связанные конкретно и исключительно с какой-либо ИТ-услугой, например, вид деятельности и материалы, прямо и однозначно связанные с определенным сервисом (аренда телефонной линии для доступа в Интернет).
2. Косвенные затраты - затраты, не связанные прямо и однозначно с какой-либо ИТ услугой, например затраты на помещение, услуги по поддержке (управление сетью и т.п.) и административные расходы (включая затраченное время).

Одним из способов включения косвенных затрат в счет является их пропорциональное распределение между услугами или заказчиками.

Другим способом является расчет затрат на основе деятельности (Activity Based Costing – ABC). Этот метод заключается в учете всех накладных расходов организации с последующим распределением затрат на выполнение работ по продуктам и услугам, с которыми эти затраты связаны.

В сущности, затраты распределяются по более сложному критерию, чем простое распределение прямых затрат. Метод АВС может быть полезен в тех случаях, когда большинство затрат не зависит напрямую от объема услуг. Вместо усредненного распределения косвенных затрат метод АВС предлагает распределять их на основе выполненной деятельности, связанной с конкретным продуктом или услугой.

Еще одна классификация затрат включает следующие понятия:

1. Постоянные затраты не зависят от объема предоставляемых услуг; к ним относятся инвестиции в аппаратное обеспечение, программное обеспечение и строительство. В большинстве случаев учитывается не закупочная цена, а ежемесячная или ежегодная сумма амортизационных отчислений и начисляемые проценты. Постоянные затраты присутствуют даже при снижении объема производства (предоставления услуг) или их прерывании.
2. Переменные затраты – это затраты, уровень которых меняется с изменением объема производства. Примерами могут быть затраты на привлекаемый со стороны персонал, картриджи для принтеров, бумагу, отопление, электричество. Эти затраты связаны с предоставляемыми услугами: с увеличением объема производства возрастают также и затраты.
3. Капитальные затраты связаны с закупкой активов, предназначенных для долгосрочного использования внутри организации. Амортизация этих затрат производится в течение нескольких лет, поэтому в затраты обычно включаются амортизационные отчисления, а не закупочная стоимость.
4. Операционные затраты представляют собой ежедневные затраты, не связанные с материальными производственными ресурсами. Примерами являются договоры на обслуживание аппаратного и программного обеспечения, стоимость лицензий, страховые взносы и пр.

Основные направления расходов включают:

1. Затраты на оборудование (Equipment Cost Unit – ECU) – все затраты на аппаратное обеспечение, например:
1. серверы,
2. устройства хранения информации,
3. связь и сети,
4. принтеры.
1. Затраты на программное обеспечение (Software Cost Unit – SCU) – прямые и косвенные затраты на поддержку функционирования системы, включая:
2. системное программное обеспечение,
3. транзакционную систему,
4. систему управления базами данных,
5. систему разработки приложений,
6. программные приложения.
3. Организационные затраты (Organization Cost Unit – OCU) – прямые и косвенные затраты на персонал, которые могут быть постоянными или переменными, например:
1. заработная плата,
2. расходы на обучение,
3. командировочные расходы.
4. Затраты на размещение (Accommodation Cost Unit - ACU) – все прямые и косвенные затраты, связанные с размещением, например:
1. серверные комнаты,
2. офисы,
3. другие помещения и оборудование, такие как испытательные лаборатории, учебные помещения, кондиционеры и пр.
5. Трансферные затраты (Transfer Cost Unit – TCU) – затраты, связанные с товарами и услугами, предоставляемыми другими подразделениями, т.е. внутренние расчеты между подразделениями организации
6. Учет затрат (Cost Accounting – CA) – затраты, связанные с деятельностью самого процесса управления финансами.

Выстроенные процессы бюджетирования и ведение внутреннего бухгалтерского учета позволяют ИТ-директору:

1. принимать решение по каждой услуге на основе экономической эффективности;
2. использовать коммерческий подход к принятию решений по ИТ-услугам и инвестициям в их развитие;
3. предоставлять больше информации для обоснования расходов, например, показывая возможные издержки в случае отказа от стратегических затрат;
4. составлять бюджеты и планы на основе надежной информации.

Задачей процесса формирования бюджета является планирование деятельности организации и ее контроль. В то время как корпоративное и стратегическое планирование учитывает долгосрочные бизнес-задачи, бюджетирование определяет финансовые планы для поставленных задач на заданный бюджетный срок. Обычно такой период составляет от одного года до пяти лет.

Необходимым инструментом контроля исполнения бюджета является выставление счетов. Основным достоинством выставления счетов является содействие развитию деловых отношений с заказчиком. Здесь под заказчиком понимается, в первую очередь, руководство и функциональные подразделения организации, хотя в некоторых случаях СИТ может предоставлять услуги внешним организациям, т.е. быть центром прибыли. Оплачивающий услуги заказчик имеет соответствующие права и может выдвигать требования, но он будет использовать ресурсы более экономно, если будет понимать связь между выдвигаемыми им требованиями и получаемым счетом за услуги. Выставление счетов позволяет ИТ-руководству:

1. анализировать ИТ-услуги с коммерческой точки зрения и планировать инвестиции на основе принципа возмещения затрат;
2. возмещать затраты на ИТ, увязывая их с получаемой от услуг пользой;
3. влиять на поведение заказчика, например, назначая более высокие тарифы в периоды максимальной загрузки или просто предоставляя руководству информацию о стоимости и использовании услуг для принятия мер.

В зависимости от финансовой политики организации выбирается один из следующих методов формирования бюджета:

1. Инкрементное (приростное) составление бюджета – в качестве основы для нового бюджета используются цифры за прошлый год. Они корректируются в соответствии с ожидаемыми изменениями в деятельности организации, затратах и ценах.
2. Составление бюджета "с нуля" - работа над бюджетом начинается с чистого листа бумаги, опыт прошлых лет не принимается в расчет. Это заставляет руководителей определять все потребности в ресурсах с учетом затрат, заложенных в их бюджеты, поэтому каждая статья расходов должна быть проанализирована и принято решение о их целесообразности и величине. Очевидно, что этот метод более трудоемкий, поэтому обычно он используется раз в несколько лет. В промежутках используется метод инкрементного составления бюджета.

Традиционно ИТ-бюджет оценивается относительно оборота организации. С этой точки зрения представляют интерес приведенные в таблице 5.7 данные по отраслевым ИТ–бюджетам, которые значительно отличается по различным отраслям.

В качестве примера составления статей бюджета рассмотрим оценку ежегодных затрат на модернизацию парка PC, соответствующий расчет производится следующим образом:

где:

-общее число компьютеризированных рабочих мест в организации;

- средняя цена одного PC среднего класса, закупаемого организацией для оборудования типового рабочего места (определяется политикой организации);

-общий процент (доля) заменяемых

- процент заменяемых по причине выхода из строя или достижения недопустимого уровня физического износа;

- процент , заменяемых по причине отставания парка от "глобального прогресса", т.е. от ресурсных требований, предъявляемых новым поколением ОС и массовых приложений;

- процент , заменяемых по причине отставания парка от "корпоративного прогресса", т.е. от ресурсных требований, предъявляемых вновь устанавливаемыми корпоративными приложениями или возникающих вследствие роста масштабов обработки данных;

- повышающий (понижающий) коэффициент, отражающий средний возраст парка

Оценки входящих в вышеприведенные формулы величин и коэффициентов приведены в таблице 5.8.

Таблица 5.8.
Параметр	Значение	Условие
	0.05
	0.3
	0.6
	0.9
		Для консервативной политики развития ИТ
	0.1	Для умеренной политики развития ИТ
	0.15	Для продвинутой политики развития ИТ
	0.2	Для опережающей политики развития ИТ
	0.9
	1.1
	1.2

Приведем два примера ежегодных затрат на модернизацию парка PC:

1. В организации 800 компьютеризированных рабочих мест, средний возраст PC - 3,5 года, организация проводит политику умеренного развития ИТ, приобретает рабочие места стоимостью 650 долл., в этом случае оценка расходов на обновление парка по формулам даст:

или $250 на одно рабочее место.

1. В организации 40000 компьютеризированных рабочих мест, средний возраст PC - 2,5 года, организация проводит продвинутую политику развития ИТ, приобретает рабочие места стоимостью 850 долл., в этом случае оценка расходов на обновление парка по формулам даст:

или $170 на одно рабочее место.

Вообще, затраты на поддержание информационной инфраструктуры организации в состоянии, соответствующем современным требованиям рынка и технологий, зависят от следующих факторов:

1. стоимость оборудования;
2. стоимость программного обеспечения;
3. длительность жизненного цикла оборудования;
4. длительность жизненного цикла ПО;
5. политика предприятия в отношении развития информационной инфраструктуры.

Введем понятие жизненного цикла ИТ-активов. Термин "жизненный цикл" в данном контексте определяется как срок, в течение которого планируется использовать те или иные ИТ – активы, которые можно разделить на следующие основные категории:

1. Оборудование: персональные компьютеры, сетевые серверы (поддержание работы сети), серверы приложений, сетевое оборудование (routers, bridges, hubs и т.д.), сетевые коммуникации (кабели)
2. Программное обеспечение: ПО на персональных компьютерах, операционныесистемы, общеприкладное ПО, специализированное ПО и ПО на серверах, операционные системы на серверах, серверные приложения.

Конец жизненного цикла означает, что:

1. Оборудование больше не удовлетворяет требованиям функционирования существующего ПО, например, невозможно работать с операционной системой Windows 2000 на компьютере с процессором Intel486.
2. Новое программное обеспечение не совместимо с уже имеющимся, например, пользователю необходимо работать с ПО, которому для работы необходима более новая версия операционной системы.
3. Затраты на техническое обслуживание и поддержку увеличились настолько, что дешевле приобрести новое оборудование или ПО.
4. Возникают новые требования к производительности оборудования и функциям ПО. Это такие требования, как простота в использовании, мобильность, использование улучшенных интерфейсов с пользователем, визуализация, использование сетевых услуг, скорость обработки данных.

Длительность жизненного цикла определяется также политикой организации в отношении развития ИТ- инфраструктуры. Если организация стремится использовать только самые современные решения в области ИТ, жизненные циклы оборудования и ПО будут существенно меньше, чем в случае, когда организация старается минимизировать свои затраты на ИТ.

Расчет ежегодной стоимости поддержки информационной инфраструктуры осуществляется по следующим формулам:

где:

- ежегодная стоимость поддержки инфраструктуры;

- ежегодная стоимость поддержки оборудования -й категории

- ежегодная стоимость поддержки программного обеcпечения -й категории;

- длительность жизненного цикла оборудования -й категории или ПО -й категории;

- количество единиц оборудования -й категории или ПО -й категории;

- цена приобретения единицы оборудования -й категории или ПО -й категории;

- коэффициент затрат на ремонт оборудования -й категории.

Пример расчета приведен в таблице 5.9.

Общий ИТ-бюджет формируется на основании совокупной стоимости затрат (Total Cost of Ownership - ТСО - отражает полную сумму расходов на приобретение, установку и эксплуатацию определенного ИТ-актива) на ИТ, которая распределяется по трем основным разделам:

1. развитие ИТ,
2. обновление ИТ,
3. поддержание работоспособности ИТ.

В финансовой структуре организации ИТ-службу относят к одному из центров финансового учета (ЦФУ):

1. центр дохода (выручки) – в том случае, если СИТ предоставляет услуги сторонним организациям,
2. центр затрат – наиболее распространенная форма,
3. центр прибыли (профит-центр, центр финансовой ответственности),
4. центр инвестиций (венчур-центр).

Основные направления затрат в зависимости от корпоративной стратегии организации и рассматриваемого типа центра финансового учета приведены в таблице 5.10

В заключение перечислим основные статьи бюджета СИТ:

1. Развитие ИТ
1. услуги консультантов по развитию,
2. оборудование,
3. программное обеспечение,
4. инсталляция,
5. услуги консультантов по внедрению,
6. обучение проектной группы.
2. Обновление ИТ
1. оборудование,
2. программное обеспечение,
3. инсталляция,
4. обучение сотрудников.
3. Поддержание работоспособности ИТ
1. техническая поддержка оборудования,
2. сопровождение программного обеспечения,
3. число конечных пользователей ИС,
4. число ИТ-специалистов, занятых в обслуживании ИС,
5. технические характеристики ИС (наличие удаленных офисов, количественные и качественные характеристики активов ИС, организация ИС, место службы ИТ в структуре предприятия).

Кроме этого, существуют и косвенные, как правило, не учитываемые затраты, примерами которых могут служить:

1. количество человеко-часов в месяц на дополнительное обучение конечных пользователей силами собственных специалистов;
2. количество человеко-часов в месяц, когда конечные пользователи не выполняли регламентные функции, связанные с применением информационной системы;
3. время, затраченное на ожидание работником помощи со стороны коллег;
4. временные затраты на организацию хранения и обработки данных, включающие копирование, перемещение, удаление файлов, а также ручное резервное копирование;
5. затраты на восстановление случайно стертой информации, восстановление системы.

Затраты по каждому разделу могут быть рассчитаны следующим образом:

где:

- число статей расхода;

- затраты при -ой корпоративной стратегии и -ом типе ЦФУ;

- коэффициент при -ой корпоративной стратегии и -ом типе ЦФУ для -ой статьи расхода в ИТ-бюджете;

- затраты по -ой статьи расхода.