Основные задачи информационного обеспечения организационных структур управления
В данном разделе в таблицах 5.3, 5.4, 5.5 и 5.6 перечислены основные задачи СИТ по усилению преимуществ и смягчению недостатков организационных структур различных видов. Незаполненные клетки означают, что данная задача находится вне компетенции СИТ.
| Таблица 5.3. Линейно-функциональная структура управления | ||
| Преимущества | Основные задачи СИТ | |
| Стабильность (наиболее эффективны в стабильной среде) | Информационная поддержка стабильности управления в случае непродолжительных критических ситуациях | |
| Экономия на управленческих расходах | Информационная поддержка учета и анализа расходов на управление | |
| Быстрое решение простых проблем, находящихся в компетенции одной функциональной службы | Информационная поддержка задач отдельных функциональных служб при помощи программных продуктов, оптимальных по критерию цена/функционал соответствующей службы | |
| Ориентация на действующие технологии и сложившийся рынок | Информационная поддержка мониторинга и анализа рынка технологий и применяющих их конкурентов | |
| Ориентация на ценовую конкуренцию | Информационная поддержка анализа цен на конкурентную продукцию | |
| Недостатки | Основные задачи СИТ | |
| Затруднено движение информации как горизонтально – между службами, так и вертикально | Информационная поддержка оперативного предоставления информации управленческого учета | |
| Проблемы межфункциональной координации. Это порождает определенную конфликтность между службами, стремление возвыситься в ряду равных | Информационная поддержка обмена информацией между функциональными службами. Обеспечение оперативности, достоверности и прозрачности предоставляемой информации | |
| Узкая специализация работников, которая сужает горизонт их профессионального видения, принижает общеорганизационные цели и задачи до функциональных | ||
| Ограничение возможности профессионального развития функциональных и особенно линейных руководителей (последние освобождаются от специализированных управленческих функций, сосредотачивая свое внимание на проблемах собственно производства) | ||
| Как правило, недостаточность полномочий у функциональных и линейных руководителей, которые "выталкивают" принятие решения на уровень вышестоящего руководителя, тем самым, перегружая его текущими проблемами | Информационная поддержка ситуационного анализа, "что будет, если …", по основным направлениям бизнеса для создания корпоративного стандарта | |
| Медленное принятие решения, поскольку обсуждение проблем происходит по всей иерархической цепочке снизу вверх внутри каждого функционального подразделения | Информационное обеспечение оперативного представления информации о проблемной ситуации всем заинтересованным руководителям, в том числе руководителям, ответственным за принятие решения по данному направлению | |
| Качество решений на высшем уровне определяется не столько компетентностью самих руководителей (они могут быть весьма компетентными), сколько надежностью и достоверностью поступившей к ним информации | Информационная поддержка представления сбалансированной объективной информации на каждом уровне управления (сбалансированная система показателей с глубиной до каждого значимого подразделения функциональной службы) | |
| Поскольку у руководителей среднего звена появляются возможности влиять на решения вышестоящих менеджеров в собственных интересах или в интересах своей функциональной службы, линейно-функциональная структура порождает "ведомственность" внутри предприятия | Информационная поддержка представления сбалансированной объективной информации на каждом уровне управления (сбалансированная система показателей с глубиной до каждого значимого подразделения функциональной службы) | |
| Таблица 5.4. Дивизиональная структура | ||
| Преимущества | Основные задачи СИТ | |
| Использование дивизиональных структур позволяет организации уделять конкретному продукту, потребителю или географическому региону столько же внимания, сколько уделяет небольшая специализированная организация, в результате чего возможно быстрее реагировать на изменения, происходящие во внешней среде, адаптироваться к изменяющимся условиям | Информационная поддержка выбора и сопровождения программного продукта ориентированного на конкретную продукцию, конкретного потребителя или географический регион, содержащего блок мониторинга и анализа изменяющихся условий во внешней среде | |
| Этот вид структуры управления ориентирует на достижение конечных результатов деятельности организации (производство конкретных видов продукции, удовлетворение потребностей определенного потребителя, насыщение товарами конкретного регионального рынка) | Информационная поддержка мониторинга и анализа насыщения потребности рынка как собственной продукцией, так и конкурентной продукцией, то есть продукцией конкурентов и альтернативной продукцией. | |
| Уменьшение сложности управления, с которой сталкиваются управляющие высшего звена | Информационная поддержка учета затрат (финансовые и временные) на управление для каждого уровня управления. | |
| Отделение оперативного управления от стратегического, в результате чего высшее руководство организации концентрируется на стратегическом планировании и управлении | Информационная поддержка выбора и сопровождения специализированных продуктов оперативного управления по конкретной продукции, конкретного потребителя или географический регион для каждого дивизиона. Информационное обеспечение задач стратегического планирования для высшего руководства. | |
| Перенесение ответственности за прибыль на уровень дивизионов, децентрализацию принятия оперативных управленческих решений, такая структура помогает приблизить руководство к проблемам рынка | Информационная поддержка учета затрат и доходов для выбраной (или нескольких) финансовых моделей учета деятельности дивизионов и всего бизнеса в целом. | |
| Улучшение коммуникаций | Информационная поддержка обмена информацией между дивизионами и высшим руководством и дивизионами | |
| Развитие широты мышления, гибкости восприятия и предприимчивости руководителей отделений (дивизионов) | ||
| Недостатки | Основные задачи СИТ | |
| Дивизиональные структуры управления привели к росту иерархичности, т. е. вертикали управления. Они потребовали формирования промежуточных уровней менеджмента для координации работы отделений, группы и т. п. | Информационная поддержка мониторинга и анализа работы каждого уровня управления на основе сбалансированной системы показателей деятельности каждого уровня управления и подчиненных ему структур: дивизион, линейное подразделение, функциональная служба и другие | |
| Противопоставление целей отделений общим целям развития организации, несовпадение интересов "верхов" и "низов" в многоуровневой иерархии | Информационная поддержка трансфертного ценообразования при оценке стоимости работ, проводимых для целей развития всего бизнеса | |
| Возможность возникновения межотделенческих конфликтов, в частности, в случае дефицита централизованно распределяемых ключевых ресурсов | Информационная поддержка учета расхода и коэффициента отдачи от централизованно распределяемых ключевых ресурсов каждому дивизиону для целей поддержки принятия решения их выделения в случае дефицита | |
| Невысокая координация деятельности отделений (дивизионов), штабные службы разобщены, горизонтальные связи ослаблены | ||
| Неэффективное использование ресурсов, невозможность их использовать в полной мере в связи с закреплением ресурсов за конкретным подразделением | Информационная поддержка учета расхода и коэффициента отдачи от централизованно распределяемых ключевых ресурсов каждому дивизиону для целей поддержки принятия решения их перераспределения в случае дефицита | |
| Увеличение затрат на содержание управленческого аппарата вследствие дублирования одних и тех же функций в подразделениях и соответствующего увеличения численности персонала | Информационная поддержка учета затрат (финансовые и временные) на управление для каждого уровня управления | |
| Затруднение осуществления контроля сверху донизу | Информационная поддержка представления сбалансированной объективной информации на каждом уровне управления (сбалансированная система показателей с глубиной до каждого значимого подразделения функциональной службы) | |
| Многоуровневая иерархия и в рамках самих отделений (дивизионов), действие в них всех недостатков линейно-функциональных структур | См. задачи СИТ для линейно-функциональных структур | |
| Возможное ограничение профессионального развития специалистов подразделений, поскольку их коллективы не столь велики, как в случае применения линейно-функциональных структур на уровне организаций | ||
| Таблица 5.5. Проектная структура | ||
| Преимущества | Основные задачи СИТ | |
| Интеграция различных видов деятельности организации в целях получения высококачественных результатов по определенному проекту | Информационная поддержка интегрированного управления по всем функциональным направлениям и производственным звеньям в рамках выполнения проекта | |
| Комплексный подход к реализации проекта, решению проблемы | Информационная поддержка представления сбалансированной объективной информации по каждому проекту: сбалансированная система показателей с глубиной до каждого функционального направления и производственного звена | |
| Концентрация всех усилий на решении одной задачи, на выполнении одного конкретного проекта | Информационная поддержка учета ресурсов (финансовые, временные, материальные и трудовые ресурсы) по конкретному проекту | |
| Большая гибкость проектных структур | ||
| Активизация деятельности руководителей проектов и исполнителей в результате формирования проектных групп | Информационная поддержка мониторинга и анализа деятельности участников проекта | |
| Усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект в целом, так и за его элементы | Информационная поддержка контроля выполнения проекта по выбранным показателям | |
| Недостатки | Основные задачи СИТ | |
| При наличии нескольких проектов или программ проектные структуры приводят к дроблению ресурсов и заметно усложняют поддержание и развитие производственного и научно-технического потенциала организации как единого целого | Информационная поддержка учета использования ресурсов и коэффициента отдачи от их использования по конкретному проекту для целей поддержки принятия решения их перераспределения в случае дефицита или негативного влияния на развитие бизнеса | |
| От руководителя проекта требуется не только управление всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учет места проекта в сети проектов данной компании | Информационная поддержка представления сбалансированной объективной информации по каждому проекту, включая интегрированный показатель проекта и его влияние на интегрированные показатели других проектов бизнеса | |
| Формирование проектных групп, не являющихся устойчивыми образованиями, лишает работников осознания своего места в организации | Информационная поддержка мотивации и поощрения участников проекта по результатам выполнения этапа или всего проекта | |
| При использовании проектной структуры возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной организации | Информационная поддержка управления персонала с учетом проектной специфики выполнения работ | |
| Наблюдается частичное дублирование функций | Информационное обеспечение выбора и сопровождение программного продукта, снижающего остроту дублирования функций, оптимального по критерию цена/функционал/простота применения. | |
| Таблица 5.6. Матричная структура | ||
| Преимущества | Основные задачи СИТ | |
| Интеграция различных видов деятельности организации в рамках реализуемых проектов, программ | Информационная поддержка интегрированного управления по всем видам деятельности в рамках выполнения проекта | |
| Получение высококачественных результатов по большому количеству проектов, программ, продуктов | Информационная поддержка мониторинга и анализа выполнения большого количества проектов, программ, продуктов | |
| Значительная активизация деятельности руководителей и работников управленческого аппарата в результате формирования проектных (программных) команд, активно взаимодействующих с функциональными подразделениями, усиление взаимосвязи между ними | Информационная поддержка:
| |
| Вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности по реализации организационных проектов и, прежде всего, по ускоренному техническому совершенствованию производства | Информационная поддержка мониторинга и анализа деятельности участников проекта | |
| Сокращение нагрузки на руководителей высшего уровня управления путем передачи полномочий принятия решений на средний уровень при сохранении единства координации и контроля над ключевыми решениями на высшем уровне | Информационное обеспечение:
| |
| Усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект (программу) в целом, так и за его элементы | Информационная поддержка контроля над выполнением проекта по выбранным показателям | |
| Достижение большей гибкости и скоординированности работ, чем в линейно-функциональных и дивизиональных организационных структурах управления, т. е. лучшее и более быстрое реагирование матричной структуры на изменение внешней среды | ||
| Преодоление внутриорганизационных барьеров, не мешая при этом развитию функциональной специализации | Информационная поддержка обмена информацией между проектными группами через базу корпоративных знаний. Обеспечение оперативности, достоверности и прозрачности предоставляемой информации | |
| Недостатки | Основные задачи СИТ | |
| Сложность матричной структуры для практической реализации, для ее внедрения необходима длительная подготовка работников и соответствующая организационная культура | Информационная поддержка подготовки, мотивации и поощрения персонала для работы при организации матричной структуры управления | |
| Структура сложна, громоздка и дорога не только во внедрении, но и в эксплуатации | Информационная поддержка учета и анализа ресурсов использования ресурсов и коэффициента их отдачи для оптимизации затрат при организации матричных структур | |
| Она является трудной и порой непонятной формой организации | Информационная поддержка управления персоналом в части: анализа текущей оргструктуры управления, адаптации новых работников для работы в матричной структуре. | |
| В связи с системой двойного подчинения подрывается принцип единоначалия, что часто приводит к конфликтам; в рамках этой структуры порождается двусмысленность роли исполнителя и его руководителей, что создает напряжение в отношениях между членами трудового коллектива компании | Информационная поддержка мониторинга и анализа корпоративных процедур выполнения работы как в рамках матричной структуры, так и в рамках структуры бизнеса (линейно-функциональная, дивизиональная структуры) | |
| В рамках матричной структуры наблюдается тенденция к анархии, в условиях ее действия нечетко распределены права и ответственность между ее элементами | Информационная поддержка контроля исполнения корпоративных процедур выполнения работы как в рамках матричной структуры, так и в рамках структуры бизнеса (линейно-функциональная, дивизиональная структуры) | |
| Для этой структуры характерна борьба за власть, т. к. в ее рамках четко не определены властные полномочия | Информационная поддержка обновления корпоративных процедур управления выполнением работ | |
| Для данной структуры характерны чрезмерные накладные расходы в связи с тем, что требуется больше средств для содержания большего количества руководителей, а также порой на разрешение конфликтных ситуаций | Информационная поддержка мониторинга и анализа накладных расходов при матричной организации работ | |
| Мешает достижению высококачественных результатов двусмысленность и потеря ответственности | Информационная поддержка контроля над выполнением работ | |
| При использовании матричной структуры возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной компании | Информационная поддержка управления персоналом с учетом матричной специфики выполнения работ | |
| Наблюдается частичное дублирование функций | Информационное обеспечение выбора и сопровождение программного продукта, снижающего остроту дублирования функций, оптимального по критерию цена/функционал/простота применения. | |
| Несвоевременно принимаются управленческие решения; как правило, характерно групповое принятие решений | Информационное обеспечение оперативного представления информации о проблемной ситуации всем заинтересованным руководителям, в том числе руководителям, ответственным за принятие решения по данному направлению работ | |
| Отмечается конформизм в принятии групповых решений | ||
| Нарушается традиционная система взаимосвязей между подразделениями | ||
| В условиях матричной структуры затрудняется и практически отсутствует полноценный контроль по уровням управления | Информационная поддержка представления сбалансированной объективной информации на каждом уровне управления: сбалансированная система показателей с глубиной до каждого значимого подразделения функциональной службы и матричного подразделения. | |
| Структура считается абсолютно неэффективной в кризисные периоды | Информационное обеспечение выбора и сопровождения программного продукта, обеспечивающего проведение ситуационного анализа для набора кризисных ситуаций, присущих данному виду бизнеса | |