Метод анкетирования

Применение метода анкетирования требует предварительного информирования менеджеров организации о его целях и ожидаемых результатах. В противном случае трудно ожидать получения содержательно и достоверно заполненных анкет.

В качестве примера приведем следующую пояснительную записку, которая нацелена на привлечение внимания руководителей к проекту, обосновывает значимость их участия в процессе его реализации, а также объясняет, что они получат в результате обработки результатов анкетирования.

Пояснительная записка к анкете проекта "Разработка корпоративной стратегии развития информационных технологий"

Руководство организации приняло решение о выполнении проекта по разработке корпоративной стратегии развития информационных технологий с целью обеспечения их соответствия основным целям и направлениям развития бизнеса.

Ожидаемые результаты от выполнения проекта включают:

• состав основных направления развития ИТ и сформированный портфель инвестиционных проектов, сгруппированных по приоритетам реализации;
• поэтапный план внедрения на два года;
• оценку стоимости развития ИТ в привязке к выбранным проектам и этапам плана;
• предложения по организации централизованного управления внедрением, использованием и развитием ИТ.

Результаты проекта будут оформлены в виде документа "Стратегия развития информационных технологий"

Важным элементом содержания проекта является выяснение Вашего мнения в отношении желаемого состояния бизнеса, существующих проблем, факторов, препятствующих их решению, и возможных путей их преодоления.

С этой целью мы просим Вас заполнить прилагаемую анкету, которая содержит предварительный состав проблемных областей и некоторые утверждения, связанные с их проекцией на реалии организации, с которыми Вы можете быть согласны или нет.

Пожалуйста, сформулируйте Ваше представление о сдерживающих факторах и путях их преодоления в соответствующих пустых графах. Ваш вклад в выполнение проекта поможет разработать реалистичную и эффективную стратегию развития информационных технологий, которая, в свою очередь, окажет существенное влияние на развитие бизнеса и накопление стабильного конкурентного преимущества.

Результаты анкетирования будут обработаны и представлены на специальной презентации проекта, которая будет включать вопросы роли информационных технологий в развитии основной деятельности и перспектив ее развития.

Со всеми вопросами по заполнению анкеты просим обращаться к ________.

В приложении 1 приведен пример анкеты для выявления приоритетных направлений развития информационных систем (для авиастроительной организации). Как и в случае круглого стола, содержание анкеты должно быть адаптировано членами рабочей группы применительно к специфике деятельности конкретной организации.

На основании анализа анкет формируется краткая характеристика состояния информатизации, пример такой характеристики для авиастроительной организации приведен ниже.

"По состоянию на _________ в организации достигнут достаточно видимый уровень применения информационных технологий.

Существенный прогресс достигнут в области применения компьютерной технологии проектирования. Организация проектирования с точки зрения использования возможностей системы UNIGRAPHICS (UG) может служить основой для перехода к сквозной технологии проектирования основных изделий. Используются возможности системы UG по организации параллельного проектирования, разработаны правила, в соответствии с которыми создается ассоциативная структура разрабатываемого изделия. Разработан и внедрен механизм контроля математических моделей на предмет топологической и системной корректности, а также соответствия внутренним стандартам по формированию математических моделей. Вся работа ведется под управлением системы PDM iMAN. В планах находятся работы по внедрению CALS-технологий.

Предприятие оснащено корпоративной распределенной вычислительной сетью. Находятся в эксплуатации информационные системы, поддерживающие деловые процессы, связанные с финансово-экономическим блоком, складским хозяйством, расходованием продукции, кадрами. Важным результатом стало внедрение подсистемы управления проектами. Планируется внедрение интегрированной системы управления контрактами, включая подсистемы управления бюджетом проектов и управления документированной информацией. Ведется поэтапная эксплуатация информационной системы обслуживания руководства.

Планируется дальнейшее развитие вычислительной сети, ведется работа по созданию выделенной Интернет-сети. Принята концепция информационной безопасности.

В целом уровень развития информационных технологий может считаться вполне отвечающим уровню развития бизнеса, если достигнут ряд "целей согласия" между результатами деятельности организации как бизнес-субъекта и обеспечивающей эти результаты "информационно-организационно-технологической" средой. Надо понимать, что такая гармония никому и никогда не дается сразу и вряд ли будет достигнута в полном объеме к концу планируемого периода, однако, в планируемом периоде необходимо осуществить ряд шагов по направлению к упомянутым целям, наметить достижимые на практике результаты движения и выработать способы оценки достигаемых результатов.

Важным позитивным фактором является осознанность критической роли ИТ в развитии бизнеса организации. В целом их текущее состояние признано не отвечающим реальным и растущим потребностям. В связи с этим организация испытывает необходимость в их целенаправленном и ускоренном развитии.

Состояние информатизации в настоящее время может быть кратко охарактеризовано следующим образом.

1. В области применения ИТ:

Требования конкретных заказчиков ИТ соотносятся с перспективами развития технологий и системообразующими планами организации. Предпринимаются попытки нацелить проекты внедрения ИТ на удовлетворение информационных потребностей высшего управленческого персонала.

Проекты внедрения конкретных ИТ знакомят с новыми технологиями и трансформируют отдельные бизнес-процессы. Происходит постепенное фокусирование внимания специалистов ИТ (т.е. не только собственно руководителей и конструкторов, отвечающих за достижение целей основной деятельности) на наборе средств, решающих основные задачи бизнеса. Знакомство с новыми технологиями происходит в основном путем пробного использования оборудования и инструментальных средств.

Внедрение реально новых для организации ("возмущающих") технологий на практике не всегда удается нацелить на достижение основных целей бизнеса, так как от персонала всех категорий требуется готовность к принципиальным изменениям всего процесса проектирования (в отличие от внедрения средств автоматизации отдельных традиционно выполняемых при проектировании операций, которое дается намного легче).

1. В области организации управления и планирования:

Создана служба информационных технологий, отвечающая за их применение и развитие. Однако, ее роль, сфера компетенции, обязанности и полномочия не соответствуют растущим потребностям, как и ее организационная структура.

Планирование развития информационных технологий определяется основными бизнес-целями. Приоритеты их развития устанавливаются научно-техническим советом, в отдельных случаях, руководством организации.

Реорганизация основных бизнес-процессов, связанная с внедрением новых технологий, начата на практике в отдельных подразделениях, но осуществляется, возможно, недостаточно целенаправленно и систематически.

Специалисты в области информационных технологий в основном централизованы. Большинство разработок централизованы, некоторые структурные подразделения принимают на работу собственных разработчиков и специалистов. Квалификация персонала определяется как должностными функциями и предписаниями, так и потребностями выполнения текущих работ.

Поставщики включены в процесс планирования закупок. Специальные ценовые и иные условия (например, сроки поставки), предлагаются поставщиками на конкурсной основе, поставщики дифференцированы по технологиям. Устанавливаются долговременные партнерские отношения, заключаются соглашения о корпоративных поставках со специальными условиями.

1. В области финансирования развития ИТ:.

Бюджет информационных технологий фиксирован. Финансирование развития ИТ - инфраструктуры в части закупки ее компонент относят на счет подразделений службы ИТ, некоторые другие затраты относят на другие бюджетные счета организации.

Для принятия решения о разработке конкретных проектов или приобретении вычислительных средств проводится, как правило, предварительное финансовое обоснование. Трудозатраты по проектам оцениваются заранее, в деталях, как правило, не рассматриваются и контролируются в отдельных случаях.

1. В области обслуживания:

Ответственность подразделений, отвечающих за обслуживание ИТ - инфраструктуры определена заранее по регламентированному перечню возникающих проблем. Если проблема не входит в перечень, ответственность обсуждается. Служба ИТ пытается быстро откликнуться на запрос пользователя по как можно более широкому кругу проблем.

Контроль качества работы средств ИТ обеспечивается на данный момент тем, что сбои в работе протоколируются и протоколы накапливаются в электронном виде.

Уровни качества техобслуживания не установлены. Обеспечен доступ к услугам техобслуживания посредством единого диспетчера, по требованию пользователя обеспечивается работа сервис-инженера на месте возникновения проблемы.

Поддержка и сопровождение ПО выполняется либо силами собственных разработчиков (для продуктов собственной разработки), либо предоставляется в объеме стандартов компании-изготовителя базового ПО. Использование специализированного заказного ПО не практикуется (возможно, в частности, по причине неразрешенности проблем с его поддержкой и сопровождением).

Сложные информационные системы управляются подготовленной командой сертифицированных сетевых администраторов и администраторов баз данных.

1. В области персонала:

Специалисты службы ИТ достаточно хорошо понимают цели бизнеса организации, помогают формализовать требования к внедряемым технологиям, Вырабатывается понимание междисциплинарных (многофункциональных) потребностей бизнеса.

Взаимодействие структурных подразделений и службы ИТ в основном происходит на уровне пользователей, специалисты ИТ ограниченно вовлечены в процесс принятия решений высшим руководством, в то же время их статус позволяет предостеречь руководство от серьезных ошибок, они принимают участие в смешанных проектных группах, но отвечают только за ИТ.

Выбор и назначение лидеров проектов ИТ определяется наличием в штате подходящих кандидатур, кадровый поиск на систематической основе не проводится.

Для выполнения определенного проекта персонал, как правило, готовится, обучается и тестируется.

1. В области информационной безопасности:

В службе безопасности создано специальное подразделение – Отдел защиты информации, основными функциями которого являются:

1. методическое руководство и участие в разработке конкретных требований по защите информации
2. аналитическое обоснование необходимости системы защиты информации
3. согласование выбора средств вычислительной техники и связи, технических и программных средств защиты
4. организация работ по выявлению возможностей и предупреждению утечки и нарушению целостности защищаемой информации и т.п.

Отдел защиты информации находится в стадии становления.

Принята "Концепция обеспечения безопасности информационных ресурсов на объекте информатизации, документ в котором определен перечень необходимой в организации нормативно-методической документации, пути, методы и способы, в том числе и нетрадиционные, построения системы защиты информации"