Регламентная отчетность

Составление внешней регламентированной отчетности является завершающим этапом бухгалтерской работы. Помочь бухгалтеру правильно подготовить все формы отчетности для внешних пользователей является одним из основных предназначений любой автоматизированной системы учета. Поэтому современная система автоматизации учета должна иметь средства обработки накоплен­ной информации и получения сводных данных не только для представления их в форме стандартных учетных регистров, но для отражения их в формах бухгалтерской и налоговой отчетно­сти, отчетах для внебюджетных фондов, статистической и иной отчетности.

Однако не все системы обеспечивают выполнение этой функ­ции в полном объеме. Различают три группы систем автоматиза­ции бухгалтерского учета:

- системы, которые ограничиваются только формированием стандартных учетных регистров. Такие системы не формируют даже баланса, предоставляя делать это бухгалтеру по распечаткам главной книги и оборотной ведомо­сти. Эти системы были характерны для ранней стадии компьютер­ного учета, но их можно встретить и сейчас.

- системы, которые обеспечивают получение только регламентированной бухгалтерской от­четности - бухгалтерского баланса (форма 1), отчета о прибы­лях и убытках (форма 2), отчета о движении фондов (форма 3), отчета о движении денежных средств (форма 4), приложения к балансу (форма 5). Такие системы не создают отчетов для налого­вых органов, внебюджетных фондов, органов статистики и др. Не­которые из систем этой группы формируют только часть типовых форм бухгалтерской отчетности, как правило, бухгалтерский ба­ланс и отчет о прибылях и убытках.

- системы, которые обеспечивают получение рег­ламентированной отчетности: бухгалтерской, на­логовой, статистической, отчетов для внебюд­жетных фондов. Такие системы позволяют вести налоговый учет в рамках бухгалтерского учета. При необходимости они дают возможность расширить состав регламентированной отчетности отраслевой и региональной отчетностью.

Следует заметить, что формирование регламентированной от­четности системами даже третьей группы вовсе не означает, что по­казатели любой формы отчетности полностью формируются и за­полняются автоматически по данным бухгалтерского учета. Часто данные бухгалтерского учета не позволяют правильно рассчитать налогооблагаемую базу, так как в расчет принимаются различные льготы и регулирующие суммы, определяемые нормативными до­кументами. Иногда для получения показателей типовых форм отчетности требуется организация дополнительного аналитического учета, который либо не предусмотрен в рамках бухгалтерского уче­та, либо организация его теоретически возможна, но технологиче­ски сложна и нецелесообразна. Поэтому различают три режима за­полнения показателей типовых форм отчетности в автоматизированных системах учета: ручной, автоматический, автоматизированный.

При заполнении показателей типовых форм отчетности вруч­ную система формирует только бланк типовой формы отчета и заполняет в нем общие реквизиты: наименование организации и ее основные реквизиты, данные о руководителе, бухгалтере и т.п. Значения показателей форм отчетности вводятся вручную на ос­нове предварительного анализа данных бухгалтерского и налого­вого учета и соответствующих расчетов. После заполнения граф формы введенными показателями отчет выводится на печать. Данный режим используется, например, в системе «1С: Бухгалтерия 7.7» при заполнении форм от­четов «Расчет по земельному налогу» и «Расчет сбора за оказываемые услуги». В первом отчете сумма земельного налога может быть рассчитана только после того, как бухгалтером будут введены дан­ные о налогооблагаемом объекте, площади земельного участка и ставке налогообложения. Эти данные не содержатся в бухгалтер­ском учете. Во втором отчете для расчета налогооблагаемой базы следует ввести выручку за услуги, подлежащие налогообложению. В принципе такая задача может быть решена, но практиче­ски вряд ли целесообразна. В целом указанный подход характери­зует низкий уровень автоматизации составления отчетности.

Автоматический режим заполнения показателей отчетно­сти предполагает, что все или почти все показатели формы отчета будут рассчитаны и сформированы на основе анализа данных об остатках и оборотах счетов бухгалтерского учета, а также данных налогового учета. Однако этот способ применим в отношении ог­раниченного числа форм отчетности. Он используется только при формировании бухгалтерского баланса (форма 1). При фор­мировании отчета о прибылях и убытках (форма 2) и других форм надо явно указывать недостающие показатели перед составлени­ем отчета либо вводить их в отчет в процессе его заполнения.

Автоматизированный режим позволяет организовать итерационную (интеграционную) работу бухгалтера в процессе формирования отчет­ности. Бухгалтер при составлении отчета сам может выбрать режим его формирования: автоматический или автоматизирован­ный, корректировку отдельных показателей с автоматическим пе­ресчетом зависящих от них показателей, он может неоднократно корректировать показатели и сохранять промежуточные результа­ты. По-видимому, это наиболее перспективный технологический подход к составлению регламентированной отчетности.

Например, в системе «1С: Бухгалтерия 7.7» набор регламентированных отчетов представляется в виде файлов «Внешние отчеты». Для каждого от­четного периода - квартала - создается отдельный каталог. Типовая кон­фигурация имеет режим просмотра списка регламентированных отчетов и обращения к ним (рис. 5.2).

Рисунок 8.2. Форма выбора регламентированных отчетов в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

В окне списка регламентированных отчетов можно выбрать группу отче­тов, соответствующую определенному кварталу. Ниже названия группы указы­вается список отчетов, включенных в нее. В окне формы представления кон­кретного отчета можно задать параметры, влияющие на ход его составления.

Например, при заполнении баланса в окне диалога можно задать едини­цу измерения (баланс может быть выведен в тысячах, миллионах рублей или в рублях), точность округления результатов (рис. 5.3). Если в модуле формы имеется алгоритм автоматического расчета определенных показателей, то на панели с кнопками управления будет присутствовать кнопка «Заполнить весь баланс», нажатие на которую приводит к автоматическому за­полнению показателей отчета.

Все ячейки отчета выделены белым, либо серым цветом. Показате­ли, помещенные в белые ячейки, можно корректировать. Возможно изменить их значение, и тогда показатели, которые алгоритмически связаны с ни­ми, также будут менять свои значения. Показатели в ячейках серого цве­та менять нельзя, они рассчитываются автоматически. Система позволяет сохранять показатели отчета. При следующем сеансе работы с этим же от­четом сохраненные данные восстанавливаются, и бухгалтер может продол­жать с ними работать.

Рисунок 8.3. Экранная форма представления отчета «Баланс предприятия» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

В системах компьютерного учета для описания правил расчета показателей регламентированных отчетов используется специаль­ный макроязык. Бухгалтер может просмотреть алгоритмы расчета показателей и внести в них изменения. Однако для этого он дол­жен знать и уметь применять этот макроязык на практике.

При составлении отчетов у бухгалтера может возникнуть во­прос, как сформировался тот или иной показатель. Как правило, системы позволяют бухгалтеру уяснить алгоритм расчета показа­телей регламентированных отчетов. Реализовано это в системах по-разному. Есть системы, в которых макроязык, на котором опи­сываются алгоритмы расчета показателей отчетов, достаточно прост. Такие системы позволяют бухгалтеру просмотреть алгорит­мы расчета показателей и более того, если необходимо, внести из­менения в алгоритмы. Конечно, бухгалтер должен владеть макро­языком системы. Примером таких систем является система «1С: Бухгалтерия 6.0». Однако алгоритмы расчета показа­телей достаточно сложны. Не прост в освоении и макроязык описания алгоритмов. Поэтому преобладают системы, которые обеспечивают расшифровку формирования показателей и ограни­чивают доступ к корректировке их алгоритмов показателей. Этот подход реализован в системе «1С: Бухгалтерия 7.7». Для того чтобы разъяснить бухгалтеру, как рассчи­тан конкретный показатель отчета, введен специальный режим расшифровки автоматически сформированного отчета. Система позволяет расшифровать либо конкретный показатель, либо все показатели отчета. В терминах, понятных бухгалтеру, описывают­ся операции вычисления и показатели, которые участвуют в рас­чете выбранного показателя, приводятся их значения. Если бух­галтера заинтересует значение одного из этих показателей, то он может получить и его расшифровку, которая будет представлена уже в форме стандартного отчета.

Регламентированные отчеты в большинстве программ относят­ся к так называемым внешним отчетам. Основное их преимущест­во состоит в том, что правила их составления и алгоритмы расче­та входящих в них показателей можно создавать и редактировать в процессе эксплуатации системы. Это означает, что бухгалтер, владеющий встроенным макроязыком, может сам или с привлече­нием дилера фирмы-производителя корректировать алгоритмы расчета показателей отчетов и создавать свои собственные формы отчетов, например, специализированные отраслевые отчеты.