Процедуры завершения отчетного периода

ЗАВЕРШЕНИЕ ОТЧЕТНОГО ПЕРИОДА И ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТНОСТИ В АИСБУ

Для бухгалтерского учета характерна определенная циклич­ность выполнения учетных работ:

- ежемесячно формирует­ся финансовый результат от производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;

- ежеквартально со­ставляется промежуточная бухгалтерская отчетность;

- ежегодно сдается годовая бухгалтерская отчетность.

Наряду с бухгал­терской отчетностью ежемесячно, ежеквартально и ежегодно формируются и сдаются:

- налоговая отчетность;

- отчеты во внебюджетные фон­ды;

- статистическая отчетность;

- другая отраслевая и региональ­ная отчетность.

Формы любой утвержденной отчетности в компь­ютерном учете относятся к регламентированным отчетам.

Выявлению финансового результата и составлению отчетно­сти предшествует значительная подготовительная работа. Бухгал­теру приходится выполнять ряд регламентных процедур, связанных с закрытием месяца и отчетного периода. В системах компьютер­ного учета эти процедуры реализуются с разной степенью автома­тизации. Каждая программа предполагает использование опреде­ленной технологии закрытия месяца, отчетного периода, включающей:

- осуществление расчетов с формированием необходимых проводок;

- окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам;

- формирование баланса и других отчетов.

Рассмотрим основные регламентные процедуры, кото­рые необходимо выполнить перед определением финансового ре­зультата и составлением отчетности.

К завершающим регламентным процедураммесяцаотносятся:

1. Расчет заработной платы сотрудников с формированием налогов и сборов, начисляемых одновременно с расчетом заработной платы.

2. Исчисление амортизации основных средств и нематериаль­ных активов.

3. Отнесение доли расходов, ранее отнесенных к расходам будущих периодов в затраты производства отчетного периода

4. Отнесение до­ходов, отнесенных ранее к доходам будущего периода в доходы отчетного периода.

5. Определение налогов и сборов, относимых на затраты про­изводства.

6. Распределение косвенных (общехозяйственных, общепроизводственных) расходов между объектами калькулирования и (или) их прямое списание на реализованную про­дукцию (работы, услуги).

7. Формирование фактической производственной себестоимости выпущенной, отгруженной и реализованной продукции (ра­бот, услуг).

8. Формирование фактической полной себестоимости продукции, путем отнесения доли коммерческих расходов на себестоимость реализованной продукции.

9. Расчет косвенных налогов и сборов от реализации продукции.

10. Определение финансового результата (прибыли, убытка) от реализации продукции, (работ, услуг).

11. Определение финансового результата (прибыли, убытка) от реализации и прочего выбытия ос­новных средств, нематериальных активов, материалов и инвентаря.

12. Определение финансового результата от внереализационных операций

13. Выявление общего финансового результата от деятельности предприятия.

14. Расчет налогов и сборов из прибыли.

15. Выявление чистой прибыли и распределение ее в соответствии с учредительными документами, а также требованиями собственников предприятия.

В системах компьютерного учета используются раз­личные средства автоматизации этих процедур, содержание которых регламентируется:

- нормативной базой;

- отраслевыми инструкциями;

- документами, регламентирующими учетную поли­тику предприятия.

В системе «1С: Бухгалтерия 7.7» действия по исчислению амортизации основных средств и нематериальных активов выполняются автоматически, путем проведения специализированных документов. Выполнение расчетов по отнесе­нию доли ранее понесенных затрат, предстоящих расходов в издержки про­изводства, доходов будущих периодов в доходы отчетного периода (3, 4) и опре­делению налогов и сборов, относимых на издержки производства (5) обычно производится с помощью аппарата типовых операций.

Для автоматического выполнения процедур 6-8 используется специализированный документ «Закрытие месяца» (рис. 8.1).

Рисунок 8.1. Экранная форма специализированного документа «Закрытие месяца» в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Перечень выполняемых документом функций представлен в диалого­вом окне документа. Каждая из перечисленных функций может быть вклю­чена или выключена пользователем путем установления или снятия флаж­ка конкретной процедуры. Пользователь может выполнять последовательно процедуру за процедурой, контролируя результаты выполнения каждой про­цедуры. Но он может выполнить все процедуры за один прием с формирова­нием всего комплекса проводок. При проведении документа «Закрытие месяца» выполняются следующие действия:

1. Перенос остатков общепроизводственных (счет 25) и общехозяйственных (счет 26) расходов на счет производства (счет 20). При этом остат­ки распределяются по видам деятельности по каждому подразделе­нию предприятия, пропорционально доле затрат на данный вид дея­тельности в общих материальных затратах, или затратах на оплату труда.

2. Перенос остатков основного производства (счет 20) по видам деятель­ности, связанным с выпуском продукции, на счет выпуска продукции (счет 40). Затем последующий перенос остатков счета выпуска продук­ции (счет40) в дебет счета выпущенной (счет 43), отгруженной (счет 45) и реализованной (счет 90) продукции. При этом, в зависи­мости от сальдо счета выпуска продукции (счет 40), проводка, отражающая отклонение между фактической и плановой себестоимостью, либо положительна, либо отрицательна.

3. Перенос остатков счета основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выполнением работ и оказанием услуг на счет реализации (счет 90).

4. Определение прибыли или убытка с переносом остатков счетов формирования финансовых результатов (счета 90, 91, 92) на счет прибылей и убытков (счет 99).

5. Для торговли перенос остатков издержек обращения (счет 44) на счет реализации (счет 90) пропорционально сумме реализованных товаров.

Как видно из вышеперечисленного, документ «Закрытие месяца» реализует сложные, комплексные действия, выполнение которых вручную весьма трудоемко. При этом расчеты с использованием данного документа могут быть осуществлены повторно при обнаружении ошибок в исходных данных. Для этого достаточно исправить неверные данные, а далее заново выполнить расчеты, используя документ «Закрытие месяца». Система автоматически удалит старые проводки и создаст новые, вытекающие из исправленных данных.

В конфигурации системы «1С: Бухгалтерия 7.7» заложена определенная методология учета, которую следует принимать во внимание бухгалтеру при организации учет­ных работ. Так, надо иметь в виду, что учет затрат ведется не по калькуляци­онным статьям, а по элементам затрат. В связи с этим общепроизводствен­ные и общехозяйственные затраты при распределении по видам деятельно­сти разбиваются в соответствии с элементами затрат. Фактическая себе­стоимость продукции определяется в разрезе элементов затрат. Вид деятельности увязан с вариантом реализации, определяющим процентную ставку НДС, предусмотренную при реализации продукции. Поэтому на сче­те 90 «Реализация» финансовый результат выяв­ляется в разрезе видов деятельности. Нельзя опре­делить фактическую производственную себестоимость каждого вида про­дукции в разрезе статей калькуляции. Методология, заложенная в конфигурацию, ориентирована на составление внешней бухгалтерской от­четности, это первый шаг разъединения финансового и управленческого учета. Вместе с тем следует отметить, что инструментальные средства, пре­доставляемые системой, позволяют перенастроить систему. Однако такая перенастройка сложна и обычно требует привлечения программиста.

При завершении месяца и квартала кроме перечисленных процедур дополнитель­но выполняются еще ряд расчетов. В их числе - расчет сумм налогов и сборов, уплачиваемых из выручки и прибыли от реализации продукции (работ, услуг).

По завершениигода перед составлением годовой отчетности кроме вышеперечисленных выполняются процедуры:

1. Проведение инвентаризации для документального подтвер­ждения наличия и состояния активов и обязательств организации и ввод в информационную базу учета необходимых проводок.

2. Распределение чистой прибыли и закрытие счетов формирования финансовых результатов.

Только после выполнения перечисленных процедур, формиро­вания по ним проводок и отражения их в информационной базе учета, выполнения пересчета итогов оборотов и остатков по сче­там, субсчетам, объектам аналитического учета можно присту­пить к составлению промежуточной или годовой бухгалтерской отчетности.

Чтобы правильно сформировать показатели отчетности пользо­ватель должен придерживаться тех рекомендаций по ведению ком­пьютерного учета, которые предлагаются системой. Так, бухгал­тер должен внимательно отнестись к организации аналитическо­го учета на счетах. Например, если он не будет вести аналитики на счете прибылей и убытков, то система не сможет сформиро­вать показатели «Отчета о прибылях и убытках» (форма № 2). Много ограничений накладывает и налоговый учет, который ведется в рамках бухгалтерского учета. Например, только раздель­ный учет реализации продукции, облагаемых разными ставками налогов, позволяет правильно сформировать декларацию по нало­гу на прибыль. Таких соглашений множество. Перед организаци­ей компьютерного учета бухгалтер должен изучить их и так по­строить свою систему учета, чтобы правильно формировались все показатели бухгалтерской и налоговой отчетности.