Система выходной информации

ОБОБЩЕНИЕ УЧЕТНЫХ ДАННЫХ И ФОРМИРОВАНИЕ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ В АИСБУ

Массив информации о хозяйственных операциях является хранилищем бухгалтерских проводок, из которого пользователь получает любую информацию для проведения кон­троля учетного процесса и анали­за финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Информацию, полученную в результате обработки данных ука­занного массива, называют результатной информацией. Она подразделяется на информа­цию:

- основную;

- вспомогательную.

Основная результатная информация - это систематизиро­ванная, обобщенная информация синтетического и аналитиче­ского учета. Она представляется в форме выходных документов, ко­торые в АИСБУ называют отчетами.

Вспомогательная информация носит справочный характер и полу­чается в результате выборки данных без обобщения непосредственно из массива информа­ции о хозяйственных операциях. Пред­ставляется она, как правило, в форме видеограмм.

Выходные документы предназначены:

- для внутреннего использования;

- для внешнего использования.

Выходные документы внутреннего использованияподразделяют­ся на:

- стандартные отчеты;

- специализированные отчеты.

Стандартные отчеты отражают:

- бухгалтерские итоги на счетах, субсчетах, объектах аналитического учета с разбивкой по периодам;

- бухгалтерские итоги на счетах, субсчетах, объектах аналитического учета в разрезе разных валют;

- детальные проводки.

Стандартные отчеты - это учетные регистры, форма представления которых в системах компьютерно­го учета имеет отличия от традиционных форм отчетов. С каждой систе­мой автоматизации учета поставляется некоторый набор стандарт­ных отчетов. Алгоритмы расчета показателей этих отчетов обыч­но изменить нельзя, но перед формированием отчета через настройку параметров можно поменять состав показателей и его внешний вид.

Стандартные отчеты классифицируются на:

- по способу группировки данных:

- хронологические;

- систематические;

- комбинированные;

- по степени обобщения:

- синтетические;

- аналитиче­ские.

Возможна классификация и по другим признакам.

Специализированные отчеты - это отчеты, предназначенные для представления в печатных формах специфической информации различных разде­лов бухгалтерского учета.

Специализированные отчеты могут быть:

- стандартизированы по форме (например, кассовая книга, книга продаж, книга поку­пок, различные формы отчетности по учету основных средств и т.д.);

- иметь нестандартную форму для отражения специфиче­ских группировок и способов обобщения информации, которые нельзя получить из стандартных отчетов.

Возможность получения наиболее часто применяемых стандартизированных форм, таких как кассовая книга, книга продаж, книга покупок, обычно вклю­чается в состав функций, входящих в комплект поставки программного продукта. В комплект поставки многих систем автома­тизации также обычно входит большое число отчетов, специфических для того или иного раздела учета:

- оборотные ведомости то­варно-материальных ценностей;

- ведомости начисления износа основных средств;

- инвентаризационные ведомости;

- платежные ведомости;

- расчетные листки и т.д.

Особенно много такого рода специализированных отчетов входит в поставку комплексов бух­галтерских АРМ.

Часто требуется получение достаточно специфических отче­тов, формирование которых стандартным комплектом поставки программного продукта не обеспечивается:

- спе­цифическая отраслевая или региональная отчетность;

- формы, отражающие показатели, важные для конкретной органи­зации.

Для того, чтобы пользователи могли получать необходи­мую им информацию в требуемой форме представления, в про­граммы встраиваются так называемое генераторы отчетов, кото­рые дают возможность проектировать собственные отчеты. Спроектированный отчет может многократно использоваться для получения выходной информации наравне с отчетами, входящими в комплект поставки программы.

Выходные документы внешнего назначения называют регла­ментированными отчетами.

Регламентированные отчеты - это отчеты, предназначенные для передачи различным внешним контролирующим органам. Для них установлена определенная периодичность представления. Они подразделяются на:

- государственную отчетность;

- отраслевую отчетность;

- региональную отчетность.

К государственной отчетности относятся:

- бухгалтер­ская отчетность;

- отчеты для налоговых инспекций;

- отчеты для внебюджетных фондов;

- статистическая отчетность и т.п.

Эта от­четность, как правило, имеет унифицированную форму. Каждой форме присваивается код в соответствии с Общегосударствен­ным классификатором управленческой документации (ОКУД). Состав и содержание этих форм определяется различными госу­дарственными органами. Средства формирования государствен­ной отчетности обычно включаются в поставку систем автомати­зации бухгалтерского учета. Однако состав отчетов, формируемых программами, не всегда является полным.

Состав отраслевой и региональной отчетности устанавливается соответствующими отраслевыми и региональными органами. Обычно эти формы в типовую поставку систем автоматизации бухгалтерского учета не включаются, и настройка программ для возможности их формиро­вания выполняется либо самими пользователями, либо дилерами фирм-производителей программных продуктов.

Вспомогательная информация справочного характера в систе­мах компьютерного учета представляется в форме видеограмм, от­ражающих различные выборки из журналов операций, проводок документов.