Справочники условно-постоянной информации
Помимо справочников аналитических счетов в программных средствах АИСБУ применяются и другие справочники для хранения пользовательских констант или условно-постоянной информации.
Например, в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» для хранения редко изменяемой информации используется так называемый справочник констант (рис. 5.10).
Константами могут быть числовые величины и текстовые данные. Они хранят такую информацию как полное наименование организации, ее юридический адрес, фамилии руководителя и главного бухгалтера, дату регистрации предприятия, основную ставку НДС и т.д. Некоторые константы могут быть периодическими, т.е. принимать различные значения в зависимости от даты, например, ставка рефинансирования НБ РБ, налоговая ставка и т.п. Константы используются в расчетах, при формировании документов и отчетов. Так, наименование предприятия, его адресные и банковские реквизиты используются при автоматическом формировании платежных и иных документов.
Рисунок 5.10. Представление справочника констант в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»
В условно-постоянной информации большой удельный вес занимает нормативная информация, которая используется при решении задач бухгалтерского учета. К этой информации относятся:
- данные о составе изделий и применяемости деталей в этих изделиях;
- данные о технологических маршрутах изготовления изделий;
- пооперационные нормы затрат труда;
- подетальные нормы расхода материалов и др.
Нормативные данные могут быть:
- первичными (пооперационные нормы затрат труда и подетальные нормы расхода материалов);
- сводными (нормативные затраты на изделия в разрезе статей затрат).
Кроме нормативной информации используется также планово-договорная информация:
- планы выпуска продукции на год, квартал, месяц;
- плановые (сметные) расходы на выпуск продукции;
- договоры и контракты и т.д.
Вся эта нормативная и планово-договорная информация обрабатывается и подготавливается вне бухгалтерии. Храниться она должна в виде единого нормативно-справочного фонда, доступ к которому должен быть обеспечен при решении любых задач управления, в том числе и задач бухгалтерского учета. Нормативно-справочный фонд должен отвечать требованиям полноты (иметь весь необходимый набор данных для решения любых задач пользователей), актуальности и достоверности, удобству работы и быстроте поиска данных, безопасности данных, обеспечения работы в многопользовательском режиме. Проблема организации и ведения нормативно-справочного фонда актуальна для крупных предприятий, для которых характерна автоматизация на уровне корпоративных информационных систем или бухгалтерских комплексов. В корпоративных информационных системах эта проблема решается сразу при создании системы. Если же на предприятии автоматизируется только бухгалтерский учет, пусть даже на основе комплексных систем, то необходимо продумать вопросы организации и ведения нормативно-справочного фонда и взаимодействие его с бухгалтерским комплексом. Иначе не решить многих задач учета, требующих привлечения нормативных данных при расчетах или сравнительном анализе, например при сопоставлении фактических и нормативных (сметных) затрат на изделия или продукцию в целом.