Справочники объектов аналитического учета.

Аналитический учет в АИСБУ реали­зуется на основе справочников объектов аналитического учета. Любая система автоматизации бухгалтерского учета, за исключением программ, реализующих только функции синтетического учета, поддерживает ведение аналитического учета. Именно при ведении аналитического учета наиболее полно раскрываются возможности системы. В практике бухгалтерского учета применяют самые разнообразные аналитические показатели. Их состав опре­деляется:

- внешними факторами (например, действующей системой нало­гообложения);

- внутренними факторами (декларируемой предприятием учетной политикой);

- требованиями детализа­ции учетных данных, обеспечивающими полноту получения вы­ходной информации.

Отсутствие единых подходов к составу и классификации аналитической информации, субъективность раз­работчиков в подходе к реализации функций аналитического уче­та объясняют разнообразие справочников объектов аналитическо­го учета, используемых в АИСБУ.

Общая классификация используемых справочников аналитического учета:

1. по целевому назначению и выполняемым учетным функциям;

2. в зависимости от процедур обработки;

3. по доступу пользователей;

По целевому назначению и выполняемым учетным функциям можно выделить следующие виды справочников:

- объектов натурального учета;

- субъектов учета (юридические и физические лица);

- структурных единиц (подразделения);

- оснований взаиморасчетов;

- прочие.

К справочникам объектов натурального учета относятся спра­вочники товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, готовой продукции), незавершенного производства (заказов, изде­лий), основных средств и нематериальных активов, ценных бу­маг.

Справочники субъектов учета включают справочники сторон­них организаций (юридические лица), сторонних физических лиц, а также справочники, содержащие сведения о персонале предприятия, в том числе о материально-ответственных и подот­четных лицах.

К справочникам структурных единиц относятся справочники филиалов, подразделений предприятия, участков, бригад.

Справочники оснований взаиморасчетов содержат сведения о договорах, их этапах и партиях поставок.

Прочие справочники представлены справочниками статей затрат, единиц измерения, валют, вариантов расчетов курсовой разницы и пр.

В зависимости от процедур обработки все справоч­ники условно могут быть подразделены на:

- справочники, по каждой позиции которых ведется учет ос­татков в стоимостном, а по некоторым и в количественном вы­ражении:

- справочники объектов натурального учета;

- субъек­тов учета;

- структурных единиц;

- оснований взаиморасчетов;

- справочники, которые позволяют быстро производить по­иск и группировку данных:

- единиц измерения;

- видов доку­ментов;

- видов операций;

- справочники, позиции которых содержат информационно-текстовые сведения:

- описания хозяйственных операций;

- банков.

Разделение по доступу пользователей характерно для корпоративных систем, где четко разделены работы по участкам учета («Галактика»). В этом случае различают:

- общие справочники;

- локальные справочники.

Общие справочники доступны для всех участков учета. Они могут использоваться и пополняться всеми учетными работ­никами бухгалтерии, имеющими права доступа к таким справоч­никам. Права доступа при этом могут быть разными:

- на про­смотр;

- на запись;

- на корректировку;

- на удаление.

К таким справочникам могут быть отнесены:

- справочник структурных подраз­делений;

- справочник сотрудников предприятия;

- справочник допустимой корреспонденции счетов и др.

Локальные справочники используются на отдельных уча­стках учета. Эти справочники обычно не доступны рядовым бухгал­терам других участков учета. В то же время при наличии соответст­вующих прав доступа элементы локальных справочников могут быть скопированы из справочников смежных разделов учета.

Объекты аналитического учета, хранящиеся в справочниках, предварительно классифицируются и кодируются.

Классифика­ция преследует цель упорядочить некоторое множество объектов в соответствии с установленными признаками их сходства и разли­чия.

Номенклатура - упорядоченный перечень всех позиций множества одноимен­ных объектов.

Код - условное обозначение конкретной пози­ции номенклатуры. Код образуется по определенным правилам.

Система кодирования - совокупность пра­вил, по которым строится кодовое обозначение. Системы кодирования:

- порядковая;

- серийная;

- позици­онная;

- комбинированная.

Классификатор - систематизиро­ванный свод наименований однородных объектов и их кодовых обозначений. Классификаторы, используемые в АИСБУ:

- общегосударственные;

- отраслевые;

- локальные.

Общегосударственные классификаторы разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей Республики Беларусь. Применяемые в АИСБУ общегосударственные классифи­каторы условно могут быть подразделены на пять групп:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, в том чис­ле «ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов»(ОКПДТР).

2. Классификаторы структуры:

- отраслей (ОК отраслей народно­го хозяйства -ОКОНХ);

- органов управления (Система обозначе­ний органов государственного управления - СООГУ);

- админист­ративно-территориального деления (Система обозначений админи­стративно-территориальных объектов - СОАТО);

- предприятий и организаций(ОКПО);

- организационно-правовых форм(КОПФ).

3. Классификаторы продукции:

- ОК промышленной и сельскохо­зяйственной продукции –ОКПСП;

- ОК строительной продукции -ОКСП;

4. Управленческие классификаторы:

- технико-экономических показателей(ОКТЭП);

- управленческой документации (ОКУД);

- системы обозначений единиц измерения(СОЕИ) и т.д.

5. Идентификационные классификаторы:

- учетные номера плательщиков(УНП);

- идентификационные номера плательщиков Фонда социальной защиты населения.

Отраслевые классификаторы - создаются для систе­матизации и кодирования специфичной для отрасли информа­ции. Они едины для данной отрасли деятельности:

1. Классификаторы статей производственных затрат;

2. Классификаторы причин отклонений от нормативных затрат;

3. Классификаторы видов оплат и видов удержаний по заработной плате и др.

Локальные классификаторы - разрабатываются для конкретного предприятия и утверждаются руководством этого предприятия.

Приступая к созданию классификаторов для конкретного пред­приятия, следует, прежде всего, выяснить, какие общегосударст­венные и отраслевые классификаторы могут и должны быть ис­пользованы в АИСБУ.

В компьютерной технологии каждый справочник объектов ана­литического учета хранит сведения о множестве однотипных объ­ектов, например сотрудниках предприятия, контрагентах, но­менклатуре продукции и товаров. Каждая запись справочника - это конкретный объект илиэлемент справочника. Элемент спра­вочника включает несколько взаимосвязанных реквизитов:

- обяза­тельных;

- дополнительных.

Обязательными реквизитами являются:

- «код» объекта;

- «наименование» объекта.

Дополнитель­ные реквизиты характеризуют данный объект аналитического уче­та. Например, запись справочника «Контрагенты» содержит не только код и наименование контрагента, но и сведения о его бан­ковских реквизитах, юридическом адресе, идентификационном номере налогоплательщика и т.п.

При вводе нового элемента (записи) в справочник ему автома­тически присваивается новый код. Однако, как правило, система позволяет изменить этот код, например в тех случаях, когда требу­ется использование общегосударственных, отраслевых или ло­кальных классификаторов для кодирования объектов учета.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь вид:

- списка;

- структурированного справочника.

Список - это перечень объектов аналитического учета.

Структурированный справочник хранит, как правило, объекты аналитического учета, которые классифицированы согласно иерархической классификации в соответствии с выделен­ными признаками. Например, материалы разбиваются на груп­пы, виды, артикулы.

Рассмотрим организацию структурированных справочников на примере программы «1С: Бухгалтерия 7.7». Здесь справочники могут иметь произ­вольную иерархическую структуру (рис. 5.3).

Рисунок 5.3. Представление справочника основных средств в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Здесь справочник может быть разбит на несколько уровней. На каждом из них могут находиться как отдельные элементы - собственно записи справочника, так и их группы, объединяющие несколько элементов. В це­лом, это очень похоже на представление файлов операционной системы компьютера, когда на одном логическом диске может быть заведено произ­вольное число папок (директорий, каталогов) с файлами и каждая папка мо­жет включать как собственно файлы, так и другие папки.

В справочнике объектов аналитического учета можно выполнять следующие действия:

- вводить новые элементы;

- просматривать имеющиеся элементы;

- корректировать имеющиеся элементы;

- удалять имеющиеся элементы

- использовать элементы при заполне­нии документов;

- использовать элементы при формировании бухгалтерских записей;

- использовать элементы при состав­лении отчетов.

Система автоматизации должна обеспечивать быстрый поиск элементов в справочнике. Для этого при просмотре справочника:

- используются приемы специального поиска по коду элемента, его наименованию и контексту;

- применяются приемы прямого перехода на нужную позицию справочника;

- используется систе­ма фильтров для отбора элементов справочника по некоторым ус­ловиям отбора.

Система также должна позволять:

- сортировать эле­менты справочника по определенным параметрам;

- копировать те­кущий элемент;

- печатать записи справочника.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь:

- жест­кие структуры данных;

- гибкие структуры данных.

Жесткая структура предполагает наличие набора заранее заданного реквизитного состава справочника. Применение справочников жестко фиксированного реквизитного состава при­водит к ряду проблем:

1. Во-первых, набор заранее заданных полей справочника не всегда устраивает конкретных пользователей, по­скольку нередко возникает потребность в хранении дополнитель­ной информации.

2. Во-вторых, изменения в нормативных докумен­тах часто требуют внесения дополнительной информации в спра­вочники. Если же его структура жестко фиксирована, то внесение изменений доступно только разработчику и пользователям остает­ся ждать новой версии программного продукта с учетом измене­ний. Например, такие неудобства для пользователей возникли, когда был введен индивидуальный номер плательщика в Фонд Социальной Защиты населения РБ. Данный реквизит следовало внести в справочник физических лиц. Но при жесткой структуре этого справочника без разработчи­ка внести подобное изменение невозможно. В то же время соглас­но требованиям к оформлению бухгалтерской документации его необходимо было отражать, как в первичной документации, так и в отчетности, и поэтому этот реквизит должен был присутство­вать в справочнике.

В связи с этим при создании систем автоматизации учета неко­торые разработчики стремятся к организации справочников с гиб­кой структурой данных.

Гибкая структура предполагает, что реквизитный состав справочника может быть переопределен самим пользователем сис­темы. Один из подходов к решению этой задачи основывается на использовании так называемых параметров аналитических счетов.

Параметры аналитических счетов - это набор дополнитель­ных реквизитов, которые характеризуют объект аналитического учета и отделяются от обязательных реквизитов при организации справочника объектов аналитического учета. Параметры счетов, как правило, сосредоточены в отдельном справочнике, подчинен­ном основному. Выделение дополнительных реквизитов в отдель­ный справочник обеспечивает более рациональную организацию информации и способствует ускорению поиска объектов аналити­ческого учета.

В качестве параметров может выступать условно-постоянная информация:

- справочная;

- нормативная.

Например, каждый объект справочника контрагентов может характеризоваться такими параметрами, как юридический адрес, расчетный счет и банковские данные, контактный телефон, фамилия руководителя и др. Каждый объект справочника основных средств характеризуется параметрами: код и норма амортизации, синтетический счет/субсчет, на который относятся амортизационные начисления, дата ввода объекта в эксплуатацию и т.п.

Параметры могут использоваться не только для хранения ус­ловно-постоянной, но и для накопления и обработки переменной информации. В этом случае они выступают как своего рода нако­пительные регистры.

Параметры счетов могут быть использованы в расчетах, при формировании выходных форм. Чтобы использовать параметры счетов в расчетах, пользователь должен самостоятельно описать алгоритмы этих расчетов. Обычно это требует немалых знаний о возможностях самой системы и определенных навыков програм­мирования на встроенном в нее языке. Таким образом, парамет­ры счетов - это механизм гибкой адаптации информационной модели системы автоматизации учета к потребностям конкретно­го пользователя.