Паризькі кафе 12 страница

Запрошення на офіційні заходи завжди друкуються на білосніжному (off white) папері чорною фарбою. Останнім часом для виготовлення запрошень серед усіх стилів написання літер перевага надається рукописному стилю.

Повністю надруковані запрошення використовують для особливих заходів — дуже великих (формальних) офіційних прийомів. Вважається, що такі запрошення демонструють особливу повагу до запрошених (вони ж є і найдорожчими). У повністю надруковане запрошення від руки вписується тільки ім'я гостя та, за потреби, його дружини.

Якщо господарем прийому є висока офіційна особа (глава держави, прем'єр-міністр, спікер парламенту, посол держави тощо), запрошення може мати вгорі зображення герба країни або ж печатку офісу посадової особи (наприклад, прем'єр-міністра). Існує практика, згідно з якою на запрошеннях на заходи, що відбуваються на державному рівні, використовується зображення державного герба, печатки офісу посадової особи, виконані золотою фарбою, а на запрошеннях на робочі сніданки, ланчі, інші менш офіційні заходи — не кольорове випукле зображення герба або печатки. Усі запрошення від імені президента країни мають золоте зображення державного герба або ж президентської печатки.

Частково друковані запрошення можуть використовуватися для будь-якого виду прийомів, з будь-якої нагоди та для будь-якої дати і часу.

Запрошення такого ґатунку можуть надсилатися для ланчів, чаю, коктейлів та ін.

Надруковані частково запрошення дешевші, ніж надруковані повністю, і тому вони активно використовуються особами та установами, які часто організовують різні протокольні заходи. Необхідна інформація (вид прийняття, дата, день, час і місце проведення) вписується від руки чорним чорнилом відповідно до конкретного заходу.

Існують загальні вимоги до запрошень усіх видів. Якщо захід влаштовується на честь певної офіційної особи, високого гостя або ж на відзначення національного свята, відповідна інформація вказується вгорі на запрошенні або ж, якщо допускає розмір, у самому тексті. У тому випадку, коли відповідна фраза дуже довга, друкується окрема картка, яка прикріплюється до запрошення.

Запрошення, що надсилається почесному гостю, не пояснює причину заходу, а містить напис То Remind або Pour Memoire Зазвичай усі запрошення, зокрема запрошення на прийняття з розсадкою гостей, обов'язково у лівому нижньому кутку містять літери R. S. Y. Р—прохання відповісти. Нижче можливе уточнення — "Regrets only" — повідомити тільки в разі неможливості бути присутнім. Такого прохання може не бути на запрошенні, коли надсилається почесному гостю, з яким обов'язково досягається попередня домовленість про його присутність, і таким чином запрошення у даному випадку є нагадуванням про захід. Якщо відповідь очікується по телефону, його номер пишеться під проханням дати відповідь.

У запрошенні, як правило, вказується форма одягу, передбачена для конкретного заходу.

Це може бути: — повсякденний одяг. Така форма визначається словами: informal, tenue de ville, undress (характерно для Великобританії);

— смокінг. У дипломатичному та офіційному протоколі для даної форми використовується визначення black tie. Допустимо також для напівформальних заходів, dinner dress, tuxedo;

— фрак. У запрошеннях така форма визначається як white tie. Можливо також tenue de soire, evening dress, decorations і просто tails.

Якщо в запрошенні форму одягу не вказано, вважається, що в такому разі організатори передбачають неформальний, повсякденний одяг.

У такій ситуації варто уточнити форму одягу напередодні прийому. Запрошення на прийом можуть бути передані телефоном. Як тільки отримується згода на запрошення по телефону, одразу ж надсилається відповідне надруковане або написане від руки нагадування. Може бути воно надіслане також і телеграфом. Запрошення на офіційні заходи, передані телеграфом, дублюються через друк. Відповідь на такі запрошения дається також телеграфом або по телефону.

Запрошення на прийом розсилаються заздалегідь. Мінімальний строк — за тиждень до проведення заходу. Щоправда, така розсилка може призвести до небажаних наслідків — численних відмов у зв'язку з тим, що раніше вже були прийняті запрошення на ті чи інші заходи, образи з боку деяких запрошуваних, які можуть подумати, що про них згадали в останній момент, коли хтось, кого запросили раніше, відмовився прийти.

Оптимальний час розсилки запрошень — за два-три тижні, у разі організації особливо важливого заходу — за чотири тижні.

Залежно від конкретних обставин запрошення надсилаються з кур'єром, рідше поштою, (високим посадовим особам, визначним діячам рекомендується завжди надсилати з кур'єром).

В усіх випадках, коли в запрошенні є літери R.S. Y.R. або слова "прохання відповісти", необхідно якомога швидше дати відповідь про можливість чи неможливість бути присутнім. Як заведено, відповідь дається протягом 1—2 днів після отримання запрошення. Якщо особа, яку запрошують, не впевнена у тому, чи зможе вона бути присутньою, краще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент. Затримка відповіді на запрошення ставить організаторів у складне становище тому, що вони не можуть прийняти рішення щодо розсадки за столом, а також не можуть запросити когось іншого. Це й змушує організаторів нагадувати про необхідність дати відповідь. Узагалі ж не відповісти на запрошення — серйозна помилка.

Якщо подружжя відмовляється від запрошення через відсутність чоловіка або дружини в місті або у зв'язку з отриманням раніше іншого запрошення для одного з них, він чи вона має сповістити про це організаторів, і тоді можливе надсилання запрошення одному — тому, хто вільний на час запрошення.

Вважається абсолютно прийнятним як для чоловіка, так і для жінки відповісти згодою на запрошення, направлене для обох, і самому/самій прийти на коктейль, обід-буфет, а ля фуршет, якщо це є бажаним і коли на його чи її присутність розраховують організатори.

На запрошення, які надходять від імені глави держави, необхідно надати відповідь протягом 24 годин з моменту його отримання. На запрошення, передане по телеграфу, слід негайно також телеграфувати або зателефонувати. Існує лише кілька ситуацій, коли можлива відмова прийняти запрошення від імені глави держави. Це — смерть членів сім'ї, хвороба запрошеного, весілля члена сім'ї, відсутність запрошеного в столиці, в країні в день проведення відповідного заходу.

Більш правильним вважається відповісти на запрошення листом чи листівкою, ніж надсилати візитну картку. У деяких країнах відповідь візитною карткою вважається нетактовною, особливо коли йдеться про офіційне запрошення.

Відповідь на запрошення пишеться від руки чорним чорнилом на білому папері, розмір якого приблизно такий, як розмір запрошення. Відповідь дається від третьої особи. Запрошення на прийняття з розсаджуванням надсилається кожному персонально і старшинство гостей визначається згідно з рангом кожного, тому направляти на офіційний сніданок, обід, ланч замість себе іншу особу не дозволяється. Така заміна можлива тільки за згодою організаторів.

Важливим моментом у протоколі та етикеті запрошень на дипломатичні офіційні прийоми є питання щодо можливості чи неможливості прохання надіслати запрошення. Вважається недопустимим просити запрошення для себе на будь-які заходи. Офіційна особа може попросити запрошення для колеги або ж для особи, яка обіймає вищу посаду. Дипломатичний працівник може у разі, якщо його колега або вища офіційна особа з його країни проїжджає через столицю на місце нової акредитації, попросити своїх колег з дипломатичного корпусу включити гостя до списку на офіційні або дипломатичні заходи, на які список запрошених не має обмежень.

Прихід на прийом

Організатор прийому зустрічає гостей у вестибулі, вітається з кожним запрошеним, знайомиться. Проводжає гостей до гардеробу, допомагає дамам знімати пальто, а потім веде їх до основної зали. Організатор прийому знайомить гостей зі своїми співробітниками уже тоді, коли запрошені сідають за стіл. Під час знайомства кожен з представлених вітає гостей кивком голови.

На великому офіційному прийомі (сніданок, обід, вечеря) з численним обслуговуючим персоналом чітко дотримуються визначеного часу початку і закінчення прийому. Високо цінується точність приходу на початок прийому.

Пізнє прибуття і ранній відхід (без поважних причин) розглядаються як бажання гостя підкреслити напружені (вимушені) стосунки з організаторами вечора. Якщо прийом діловий, то грубим порушенням етикету вважається прихід співробітників фірми, представництв тощо пізніше за свого керівника.

У тих випадках, коли організовано прийом з розміщенням за столом, слід врахувати, що для збору гостей відведено приблизно 30—35 хвилин (у цей час подається коктейль), після чого всі сідають за стіл.

У випадку, коли в запрошенні двічі зазначено час, наприклад 20.00 і 20.30, то мається на увазі: напої будуть о 20.00, а вечеря — о 20.30.

Більше ніж на 10—15 хвилин спізнюватися на прийом не прийнято. Якщо у вас виникає сумнів щодо часу початку прийому, не соромтесь уточнити його заздалегідь у господаря.

Якщо прийом менш офіційний, то той, хто спізнився, у першу чергу повинен підійти до господині і вибачитися. Господиня при цьому залишається сидіти. Якщо запізнилася жінка, то вона лише обмінюється рукостисканням, щоб не примушувати чоловіків, що сидять за столом, вставати з місць. Гостю, який запізнився, пропонують ту страву, яку в момент його прибуття подають решті присутнім. Звичайно, якщо це десерт, то господиня попросить принести йому ще й гарячу страву.

Якщо вас запросили на коктейль або фуршет, то в запрошенні теж вказують години початку і закінчення. Гості можуть у такому випадку приходити і піти будь-коли в межах зазначеного часу.

Тости

На прийомі з нагоди національного свята або іншої важливої події посол очікує приїзду почесного гостя, зустрічає його, проводжає в головну залу до столу. Це служить сигналом і для всіх інших про те, що офіційна урочиста частина прийому розпочалася. Тости (промови) на таких прийомах, як правило, не промовляються. У них зараз немає необхідності, тому що в багатьох країнах стало традицією організовувати виступи іноземного посла по телебаченню у зв'язку з національним святом його країни.

У випадку, якщо прийом влаштовується з якогось особливого приводу і на ньому передбачається виступ посла з тостом, то про це посольство заздалегідь інформує міністерство закордонних справ країни перебування, якщо воно розраховує на відповідний виступ. Інша справа, коли уряд країни влаштовує прийом на честь високого іноземного гостя. На такого роду прийомі (сніданок, обід, фуршетний прийом) у програмі перебування гостя у країні передбачається обмін промовами. Текст промови високого гостя заздалегідь перекладається на мову країни перебування, а відповідь — на мову країни гостя. У цьому випадку зникає необхідність усного перекладу. Тости передбачаються і на прийомах типу сніданку, обіду, вечері.

Переважно це робиться наприкінці прийому, коли подається шампанське. Текст тосту може бути заздалегідь підготовлений у письмовому вигляді і потім зачитаний. Нерідко господар проголошує тост не читаючи, але це не означає, що текст не було заздалегідь підготовлено.

Музика на прийомі

Про те, що музика сприяє гарному настрою і хорошому апетиту, люди знають давно. Будь-який прийом виграє лише від того, наскільки вдало підібрана музика. На офіційному прийомі можуть виступати спеціально запрошені музиканти, камерний квартет або навіть оркестр малого складу, який виконує популярні мелодії. На невеликому сімейному прийомі краще прослуховувати записи камерної вокальної або неголосної інструментальної музики. Слід пам'ятати, що музика на прийомі віддзеркалює ваш смак. Під час виступу з промовами або тостами музика затихає. На офіційних державних прийомах інколи виконується державний гімн, який присутні слухають стоячи.

На офіційному прийомі для гостей може виступити відомий співак, виконавець-інструменталіст з одним-двома невеликими творами. Про це, як правило, вказується в офіційній програмі вечора, яка роздається гостям або лежить на столі разом з меню. Виступ відбувається під час заміни страв. У цей час не можна їсти, стукати ножами, переставляти прибори, розмовляти один з одним. Присутні мають підкреслено уважно слухати виконавців і нагороджувати їх оплесками.

Якщо ваш гість дотримується дієти

Серед гостей можуть бути вегетаріанці, люди, які дотримуються дієти, не вживають алкоголю, споживають малокалорійну їжу або не їдять ті чи інші страви з релігійних міркувань чи за медичними приписами.

Якщо вам не вдалося заздалегідь з'ясувати особливості дієти гостя і ви не знаєте, якій страві він віддає перевагу, краще всього в таких випадках мати про запас продукти, щоб вийти із неприємного становища, якщо таке виникне. Бажано передбачити в меню овочі і фрукти, м'ясо різних видів тварин, безалкогольні напої — морси, мінеральну воду, соки, лимонад.

Якщо вам пропонують страви або напій, яких ви не вживаєте, можна відмовитися від них, сказавши: "Ні, дякую". Не варто пояснювати присутнім причину вашої відмови від страви. Відмовляючись від страви, яку пропонує офіціант, неголосно скажіть йому: "Ні, дякую" — або заперечно похитайте головою. Якщо ви відмовляєтесь від напою, достатньо вказівним пальцем торкнутися краю бокала.

Прийом гостей удома

Прийом гостей удома умовно можна поділити на два види: заздалегідь спланований і непередбачений. В основі домашніх прийомів має бути щира гостинність, традиційна ввічливість, тактовність і взаємна повага.

Прийом удома вважається більш дружнім і щирим щодо гостей, ніж прийом у ресторані. Запрошують додому, як правило, родичів, друзів, близьких колег, партнерів, знайомих.

Запрошувати в гості можна усно, під час особистого спілкування, телефоном або письмово, вказуючи дату і час прийому.

Бажано під час підготовки і проведення домашнього прийому дотримуватися таких рекомендацій:

- запрошені повинні бути близькими вам по духу і становищу людьми;

- список запрошених варто скласти заздалегідь із урахуванням домашнього простору, на якому ви можете дозволити собі приймати гocтей, а також ступенем офіційності прийому, який ви маєте намір організувати;

- не запрошуйте в дім людину, яка вже двічі не прийняла вашого запрошення;

- не рекомендується запрошувати людей, які займають високе суспільне й службове становище, якщо це не пов'язано з офіційним прийомом і ви не перебуваєте з ними у близьких дружніх стосунках;

- для підготовки прийому бажано мати добровільних досвідчених помічників; ,-

- меню слід продумати заздалегідь і вчасно заготовити відповідні якісні продукти, щоб страви, які ви будете подавати на стіл, подобалися вашим гостям, до того ж страви вибирати потрібно такі, які ви можете приготувати самі.

Запрошуючи до себе гостей, необхідно пам'ятати, що істинна гостинність полягає в тому, щоб, виявляючи гостю увагу, привітність, хлібосольність, у той же час намагатися не обмежувати його свободу і дати йому повну можливість відчути себе бажаним. Ваше вміння прийняти гостей допоможе вашим друзям, товаришам по службі, колегам і партнерам надовго зберегти спогади про гарно проведений вечір, стане вам відмінною рекомендацією в колі знайомих, підвищить ваш імідж.

Господарі повинні пам'ятати такі правила:

- у день прийому потрібно спланувати свій час таким чином, щоб мати можливість вчасно завершити всі приготування, відпочити і за 20-30 хвилин до початку прийому бути святково одягненим;

- якщо у вас є в домі домашні тварини, бажано зачинити їх в окремій кімнаті, щоб вони не відвертали увагу гостей і не стали предметом забави;

- перед приходом гостей слід звільнити кімнату від зайвих речей, але не оголяти її, позбавляючи затишку;

- вішалка в передпокої має бути вільною, а у ванній кімнаті повинен висіти чистий рушник і лежати запашне мило;

- заздалегідь підготувати декілька ваз для квітів, які можуть принести із собою гості;

- господиня має бути веселою, гарно вбраною, а господар і дорослі діти готовими зустрічати гостей у призначений час, щоб допомогти їм роздягнутися;

- бажано не пропонувати гостям роззуватися, щоб не порушувати створену ними спеціально для урочистості композицію одягу; пропонувати свої домашні туфлі негігієнічно;

- гостей добре було б зібрати в окремій кімнаті, познайомити їх один з одним, надати можливість поговорити на загальні теми.

Якщо до вас завітав неочікуваний гість, не варто переодягатися, якщо ваш домашній одяг такий, в якому можна вийти до гостя. Соромитися безладдя в домі непотрібно — незручно має бути тому, хто прийшов невчасно.

Неочікуваного гостя не прийнято пригощати, але якщо господарі вважають за потрібне і це не порушує їхні плани, гостю можуть запропонувати чай, каву або щось інше, але не горілку. У цій ситуації на стіл подають лише цукерки, печиво, кекси.

Візит іноземних гостей

Візит іноземних гостей, без сумніву, відрізняється від внутрішніх, "домашніх" візитів. Іноземні гості бувають вельми уважними до того, як їх приймають. Вони цінують, коли господарі, в яких вони зупинилися, враховують їхні звичаї, смаки, застольні традиції. Пам'ять про дім, в якому їх тепло приймали, залишається надовго. Разом з тим іноземці завжди цікавляться традиціями та кухнею господарів, їм майже всім подобається, коли їх пригощають національними стравами. Певна річ, що це повинна бути дегустація, а не щоденне харчування.

Гості можуть залишитися голодними, якщо нав'язувати їм не властиві для їхнього смаку страви і приправи. Обов'язково потрібно враховувати національні особливості харчування іноземних гостей.

Так, більшість європейців за обіднім столом уживають мінеральну воду, а для корейців вона неприйнятна. Угорці не їдять киселі, а румуни — соуси і чорний хліб, англійці — сосиски і варені ковбаси. Щоб вчинити правильно, слід уявити себе на їхньому місці та подумати, чи сподобалося б вам кожного дня харчуватися гострою їжею, яка властива багатьом південним народам, або екзотичними стравами кухні народів Південно-Східної Азії.

Іноземним гостям за давньою традицією завжди надавали перевагу в черговості обслуговування, привітання і тостів. Однак знаки уваги іноземним гостям мають надаватися без ущемлення інтересів інших присутніх гостей, без догідливості і підлабузництва. Якщо у вас в гостях іноземці, то за столом вони повинні чергуватися з іншими гостями з урахуванням становища, загальних інтересів, знання іноземних мов.

У дипломатів недотримання церемоніалу зустрічі, порядку розміщення за столом і черговості обслуговування гостей вважається недружелюбним жестом щодо представників тієї чи іншої країни або організаторів прийому. Тому під час проведення ділових офіційних прийомів потрібно завжди суворо дотримуватися правил протоколу, сервірування столу й обслуговування гостей.

Мистецтво гостинності особливо високо цінується в ділових колах. Цьому потрібно навчитися не тільки дипломату, урядовцю чи бізнесмену, а й їхнім дружинам. Вони можуть суттєво вплинути на імідж свого чоловіка, сприяючи його популярності та діловим контактам і навпаки.

4.3. Протокольна діяльність дипломатичного представництва

Кожне дипломатичне представництво (посольство, представництва при міжнародних організаціях), кожна консульська установа практично з першого дня своєї діяльності зобов'язані займатися дипломатичним протоколом, бо без цього їхня діяльність просто немислима. Тому в кожному диппредставництві для виконання протокольних функцій виділяється спеціальний дипломат—а у великих посольствах — навіть кілька, які щоденно займаються проблемами дипломатичного протоколу. У реальному житті, особливо в малочисельних диппредставництвах, протокольними питаннями відає дипломат, який, окрім цього, виконує й інші функціональні обов'язки.

Треба бути уважним до гостя, який відвідує ваше дипломатичне представництво. Кімната чи зала, де відбуватиметься зустріч, елегантно запропоновані та подані кава чи чай, сік чи мінеральна вода, посуд, в якому вони подаються, охайний вигляд того, хто подає, — усе це не дрібниці, а важливі моменти щоденної протокольної практики, які повинні бути предметом турботи не тільки протоколіста диппредставництва, але й його керівника. Можна собі уявити, яким буде враження і настрій гостя, якщо спізняться його зустріти при вході, якщо він зайде в похмуре малоосвітлене приміщення, а до того ж йому подадуть розчинну каву у надщербленій чашці. Жодного сумніву — це буде перший і останній його контакт з вами!

Не буде зайвим, якщо під час першого візиту до вас ви вручите гостю недорогий альбом або книжку (звичайно, з урахуванням мови видання) про вашу країну, що послужить прозорим натяком на бажання продовжити контакти в майбутньому.

Надзвичайно важливою є увага до дипломатичного листування. Його своєчасність як у відправленні своїх документів, так і у відповіді після отримання, акуратність у складанні й оформленні, значення має навіть те, на якому папері вони виготовлені, — усе це не проходить непоміченим. А тому й тут дрібниць не повинно бути. Якщо, скажімо, ви передасте неправильно оформлену особисту чи вербальну ноту, вам її можуть повернути, що буде серйозним і неприємним ляпсусом для канцелярської служби диппредставництва. Треба надзвичайно уважно стежити за адресою, кому надсилається лист, правильністю написання прізвища тощо, бо й тут можливі всілякі казуси, особливо якщо переплутати адреси.

Те ж стосується і запрошень на прийоми та інші заходи, особливо якщо запрошується багато гостей. По-перше, дуже приємно отримувати запрошення, коли воно написане від руки красивим каліграфічним почерком; виготовлене на хорошому папері (бланку); і, нарешті, коли воно грамотно (що абсолютно обов'язково) написане, особливо якщо мова йде про правильне написання імені та прізвища. Тому перед розсиланням запрошення краще кілька разів перевірити, щоб не допустити якоїсь помилки.

У запрошенні обов'язково вказується, з ким запрошується гість: сам, з дружиною чи — рідше — із супроводжуючою особою (наприклад, перекладачем), не кажучи вже про конкретне місце прийому і годину (інколи до запрошення може долучатися карта-схема доїзду до місця прийому, особливо якщо він відбувається на заміській території); форма одягу (фрак, смокінг, темний костюм, вечірня сукня, з нагородами чи без них). З метою уточнення деяких моментів можуть бути проведені телефонні розмови між протоколістами або секретарями посольств, а може, навіть між самими главами дипломатичних представництв.

Запрошення висилають зазвичай за три тижні до протокольного заходу, щоб запрошеним було легше розпорядитись зі своїм часом. Небажано, за винятком якоїсь особливої ситуації, надсилати запрошення в останні дні перед прийомом.

Протоколіст посольства повинен також уважно стежити за відповідями на запрошення. Якщо на запрошенні є абревіатура R. S. V. Р. (прошу відповісти), то відповідь, позитивну чи негативну, обов'язково слід дати впродовж найближчих 24 годин. Якщо ж цього не зазначено, то можна і не відповідати, хоча ввічлива відповідь ніколи не завадить.

У випадку вмотивованості неучасті у прийомі (наприклад, перебування за межами країни у службовій поїздці чи у відпустці) треба обов'язково дати відповідь. Виявом вищої форми ввічливості в разі неучасті в прийомі є висилання на ім'я господині прийому букету квітів.

Якщо ж запрошення надійшло в останню хвилину, особливо на прийоми з розсадкою за столом, то це може бути сприйнято, як намагання заповнити якесь порожнє місце, і на нього завжди можна отримати негативну відповідь. Про це теж необхідно пам'ятати.

Багато часу й зусиль відповідних співробітників дипломатичного представництва потребує підготовка до прийомів, особливо з нагоди національного свята. До кожного з прийомів слід ретельно готуватися, надто коли запрошуються гості, які нечасто, а може, навіть один раз мають можливість побувати на прийомі і із цього роблять висновок не тільки про конкретне дипломатичне представництво, але й загалом про країну, яку воно представляє.

Перш за все, визначається формат майбутнього прийому: буде це "келих шампанського" чи "келих вина", сніданок, “коктейль”, обід, вечеря чи "а-ля фуршет", просто чай чи кава, а отже, і часові рамки його проведення. Треба пам'ятати, що післяобідні прийоми більш урочисті, ніж прийоми до обіду.

Далі відбувається складання меню, під час якого слід пам'ятати, що одна справа — меню прийому з розсадкою за столом, коли приймається невелика кількість людей, а зовсім інша — прийом "а-ля фуршет", коли столи сервіруються заздалегідь і виставляються буфети з алкогольними напоями. Якщо на фуршетному прийомі гості самі собі добирають закуски, і тут не виникає жодних проблем, то слід мати на увазі, що на прийомах з розсадкою існує чіткий порядок подання різних страв: закуска, перша страва (супи, борщ), рибна, м'ясна страва, сири, десерт, фрукти, кава, чай. Кількість страв визначається залежно від характеру прийому, але варто пам'ятати, що закуска подається перед першою стравою, а рибні страви — перед м'ясними і в жодному випадку не навпаки, так само як сири не можна подавати перед першою стравою. При розсадці за столами на гостя слід планувати не менше 60см простору, щоб не створювати надмірної тісноти.

Велика увага приділяється підбору гостей як на великий прийом, так і на прийоми з розсадкою. На великі прийоми запрошується декілька сотень гостей, і тут треба уважно стежити, щоб когось не упустити, особливо з діячів культури, науки, журналістів, бо що стосується переліку офіційних осіб, представників дипкорпусу, то тут складаються більш-менш стабільні списки з можливою заміною лише прізвищ окремих посадових осіб. Більш тонкою справою є підбір гостей на прийоми з розсадкою, бо тут слід враховувати не лише принцип старшинства, але й такі тонкощі, як відносини між державами на цей момент (напружені або недружні), характер запрошених гостей (мовчуни, балагури), а може, навіть і хобі.

Склад гостей на невеликі прийоми залежить від характеру прийому, нагоди, з якої він організовується (наприклад, прийом з нагоди візиту міністра закордонних справ, дружня зустріч послів Вишеградської четвірки з послом України, дружня зустріч дипломатів двох посольств з певної оказії, зустріч шведськомовних послів тощо).

Велике значення, як уже зазначалося, має пунктуальність прибуття на прийом. На деяких запрошеннях, коли очікується велика кількість гостей, може проставлятися різна (з інтервалом 5—10 хвилин) година, щоб не створювати стовпотворіння, яке буває інколи біля деяких посольств, а на невеликі прийоми варто прибувати вчасно, бо немає гіршої ситуації, коли всі вже певний час сидять за столом, ведуть жваву розмову, а тоді з'являються запізнілі гості, місця яких, щоб не залишалися порожніми, могли зайняти дипломати свого ж посольства. У випадку якихось форс-мажорних обставин (аварія автомобіля) треба обов'язково попередити господарів.

Дуже уважно слід підходити до проголошення тостів і пам'ятати, що, на відміну від пострадянських країн, у більшості країн світу, ними, так як і з обов'язковим вживанням налитого до дна, не захоплюються і не зловживають.

Господарі повинні стежити, щоб за столом велася невимушена "легка" бесіда про країну, мистецтво, спорт, музику, без нав'язування присутнім своїх тем. Ініціатива завершення прийому належить головному гостю з подякою за гостинність.

Під час прийомів з розсадкою, як правило, у кімнаті, де збираються гості, на невеликому столику виставляється план розташування столів або гостей за столами. Відповідно до плану, кожне місце за столом позначене кувертною карткою з прізвищем гостя. Отже, гості заздалегідь знайомляться з планом, знаходять свої місця, попередньо знайомляться зі своїми сусідами по столу.

Нижче подаємо найхарактерніші норми дипломатичного етикету, яких необхідно дотримуватися на дипломатичних прийомах:

1. Перша заповідь — пунктуальність або своєчасне прибуття на прийом і перебування на ньому стільки, скільки цього вимагають правила ввічливості. Відхід з прийому через 15—20 хвилин після його початку без спеціального пояснення причини може розглядатися організаторами як демонстрація неприязні.

2. На прийоми з розсадкою жодного запізнення бути не може, бо гості з'їжджаються впродовж 3—5 хвилин і після невеликої паузи для взаємних привітань або знайомства сідають до столу. Якщо ж все-таки якісь обставини змусили гостя на кілька хвилин запізнитися, і він приїхав, коли прийом вже розпочався, то йому потрібно підійти до господаря і господині і, вибачившись, коротко пояснити причину свого спізнення, привітати їх, уклонитися решті гостей та зайняти відведене йому місце.

3. На прийом першими приходять молодші дипломати, потім — старші, а посол завершує. Відхід з прийому відбувається у зворотному порядку: спершу старші, потім — молодші. Затримуватися на прийомах понад загальноприйнятий час (до двох годин) не прийнято, оскільки це обтяжливо для господарів.

4. Із приходом на прийом і залишення його не обов'язково тиснути руку кожному з присутніх, досить привітатися і попрощатися лише з господарем та господинею, а всім іншим гостям вклонитися.

5. Зовнішній вигляд і манери гостя, його вміння правильно поводитися за столом і на прийомі — один з важливих елементів етикету, і про нього завжди слід пам'ятати.

Отже, як видно із вищесказаного, протоколістам диппредставництв роботи завжди вистачає. Вони повинні уважно стежити за всілякими подіями в країні перебування та аналізувати їх на предмет протокольного реагування. Протокол диппредставництва інформує посла про отримані запрошення, збирає інформацію про характер заходів, їх учасників, час проведення, вносить пропозиції щодо формату участі посла в цих заходах. Трапляються такі ситуації, особливо у випадку різкого загострення внутрішньополітичної обстановки в країні перебування, коли не на всі запрошення доцільно реагувати.