Лекція № 9
План
1. Вимоги до виготовлення бланків документів
2. Державний класифікатор управлінської документації.
БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформаціє ю документа й місцем, залишеним для змінної.
Встановлено два види бланків:
- для службових листів;
- загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, указівок та інших ОРД).
Для виготовлення тих чи інших бланків документів установлено два варіанти розташування реквізиті:
- кутове - постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша;
- поздовжнє - постійні реквізити розташовуються вздовж верхньої частини аркуша.
Своєю чергою, і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:
- флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі
робочої площі;
- центрованим - початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.
У разі виготовлення бланків для службових листів обов'язково наносять реквізити 1—3, 6—9 і трафаретні частини реквізитів 11 — 13. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, незалежно від варіанту розташування постійних реквізитів — кутового чи поздовжнього. Крім зазначених реквізитів і трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29—31.
Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (в межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках із кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6—9 державною мовою, а нижче - іноземною. На бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а праворуч — іноземною.
У разі виготовлення загальних бланків обов'язково наносяться реквізити 1—3, 6—8, а також можуть наноситися частини реквізитів 11, 12, 14.
На основі загального бланка можна виготовляти бланки для окремих видів документів — наказів, розпоряджень, указівок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитом 10 (друкують великими літерами). Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи документи, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем.
Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. У посадових бланках уводять додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7.
Зображення Державного герба на бланках із кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.
Виготовляючи бланки документів, як емблему підприємства (реквізит 2) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву підприємства його емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.
Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те й інше разом.
Замість повної назви вищого органу — міністерства чи відомства (реквізит 6) -можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом (наприклад, «Держкомархівів України» замість «Державний комітет архівів України»).
2. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.
ДКУД розроблено у зв'язку із змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.
ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.
ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).
Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.
ДКУД містить такі класи:
1) організаційно-розпорядча документація (код 02);
2) первинно-облікова документація (код 03);
3) банківська документація (код 04);
4) фінансова документація (код 05);
5) звітно-статистична документація (код 06);
6) планова документація (код 07);
7) ресурсна документація (код 08);
8) торговельна документація (код 09);
9) зовнішньоторговельна документація (код 10);
10) цінова документація (код 13);
11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);
13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
14) документація з Пенсійного фонду (код 20);
15) словниково-довідкова документація (код 21).
Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків.
ХХ ХХ ХХХ
---- ---- -----
Клас форми ----------------- | |
Підклас форми ---------------------- |
Реєстраційний комер форми -----------
Рис. 7. Структура кодового позначення УФД
У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) - належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) - належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер УФД підкласу.
Ведення ДКУД здійснює Державний науково-дослідний інститут інформатизації та моделювання економіки Національного агентства з питань інформатизації при Президентові України. Актуалізація ДКУД здійснюється один раз на рік.
Тема. Правила розташування та оформлення реквізитів