Microsoft Project: Искусство разрабатывать и воплощать проекты 2 страница

Итак, мы выполнили все подготовительные операции по созданию нового проекта и настройке базового календаря.

Опыт №4. Ввод работ

Теперь можно приступить к вводу работ.

> Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Task Name(Название работы) таблицы. Ячейка будет выделена рамкой.

> Введите с клавиатуры название первой работы - Разработка содержания.

Как только вы начнете ввод, будет активизирована строка ввода (Enter Ваг),в которой отобразится вводимая в ячейку информация. В левой части этой панели появятся две кнопки. Левая - - используется для отказа от введенной информации, а правая - - для завершения ввода информации. Далее мы также будем использовать слово «зафиксировать» для обозначения окончания ввода информации в ячейки таблицы.

> Нажмите клавишу , чтобы закончить ввод текста и переместить прямоугольник выделения в поле Duration(Длительность). В этом поле отобразится продолжительность работы, равная 1 дню (1 day),устанавливаемая Microsoft Project по умолчанию для каждого вида работ.

Как только любая ячейка в поле Duration(Длительность) выделяется, в ней появляется счетчик , с помощью которого можно изменить продолжительность работы.

> Используя кнопку счетчика, установите длительность введенной работы 5 дней (5 days).Обратите внимание, что эта длительность отобразится в строке ввода (Enter Bar).

> Нажмите кнопку в строке ввода (Enter Bar),чтобы зафиксировать введенную длительность.

Теперь увеличим ширину левой панели диаграммы Гантта (Gantt Chart),переместив ее правую границу, чтобы видеть соседние поля.

> Установите указатель мыши на вертикальной полосе, разделяющей панели таблицы. Указатель примет форму .

> Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

> Переместите указатель мыши вправо так, чтобы видимая часть таблицы увеличилась примерно вдвое.

> Отпустите левую кнопку мыши. Ширина таблицы увеличится.

Справа от поля Duration(Длительность) вы теперь видите два поля -Start(Начало) и Finish(Конец), в которых отображаются даты начала Tus 14.10(Вторник, 14 октября) и окончания Mon 20.10(Понедельник, 20 октября) указанного нами вида работ (см. рис. 11).

Рис. 11. Таблица диаграммы Гантта (GanttChart)с датами начала и окончания работы Разработка содержания

Как видите, на основании введенной продолжительности работы Разработка содержания– 7 календарных дней (5 рабочих и 2 выходных) - Microsoft Project вычислил календарную дату окончания этого вида работ.

На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 7 календарных дней.

Если же необходимо выполнять работу и в выходные дни, то ее длительность нужно указать несколько иначе. Чтобы увидеть - как, мы сначала скопируем работу Разработка содержанияв буфер обмена, а затем вставим ее во второй строке таблицы.

> Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержанияв поле Task Name(Название работы), чтобы выделить ее.

> Нажмите кнопку копировать на панели инструментов Standard(Стандартная). Содержимое выделенной ячейки будет скопировано в буфер обмена.

> Щелчком мыши выделите пустую ячейку во второй строке в поле Task Name(Название работы).

> Нажмите кнопку вставить на панели инструментов Standard(Стандартная). Копия работы Разработка содержаниябудет вставлена из буфера обмена в выделенную ячейку.

> Нажмите клавишу , чтобы выделить соседнюю ячейку в поле Duration(Длительность).

> Введите с клавиатуры длительность 5 ed (elapsed days)(адней), которая обозначает, что работа должна продолжаться 5 календарных, а не рабочих дней, и нажмите клавишу . Введенное значение длительности будет зафиксировано.

Теперь в поле Finish(Конец) во второй строке указывается более ранняя дата окончания этого вида работ, а на диаграмме справа горизонтальная полоска-работа имеет длину ровно 5 дней.

Продолжительность работы в поле Duration(Длительность) можно вводить в различных единицах: в неделях: 2w; в днях: 3d; в часах: 5h; в минутах: 45m.

Вы можете изменить дату начала любого вида работы.

> Щелкните мышью на поле Start(Начало) во второй строке, чтобы выделить соответствующую ячейку. У правого ее края появится кнопка открывающегося списка .

> Нажмите кнопку . На экране появится календарь (рис. 12).

> Щелчком мыши выберите любую дату. Календарь закроется. Выбранная дата отобразится в выделенной ячейке поля Start(Начало), а горизонтальная полоска-работа на панели диаграммы сместится вправо так, что ее левый край будет находиться на отметке выбранной даты.

Изменить дату начала работы можно также, перемещая полоску-работу на панели диаграммы. Посмотрим, как это делается.

> Установите указатель мыши на нижней синей горизонтальной полоске-работе на панели диаграммы. Указатель примет форму .

> Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы (Task) с указанием начальной (Start) и конечной (Finish) даты этой работы (рис. 13).

Рис. 13. Информационное окно работы (Task) при изменении даты начала работы

> Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. Вы увидите, что по мере перемещения в информационном окне изменяются даты начала (Start) и конца (Finish) работы.

> Добейтесь такого положения полоски, чтобы работа начиналась, например, во вторник 18 ноября (Tue 18.11).

> Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно работы исчезнет. Положение полоски-работы зафиксируется. Новая дата начала работы отобразится в поле Start (Начало) таблицы диаграммы Гантта (Саn Chart).

Подобным же образом можно изменить длительность любой работы.

> Установите указатель мыши на правом крае нижней полоски-работы на панели диаграммы. Указатель примет форму .

> Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы (Task), вкотором теперь указаны дата ее окончания (Finish)и длительность (Duration)(рис. 14).

Рис. 14. Информационное окно работы (Task)при изменении длительности

> Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. При этом по мере перемещения в информационном окне работы будут изменяться дата окончания работы (Finish)и ее длительность (Duration).

> Добейтесь такого положения правого края полоски, чтобы длитель­ность работы составила приблизительно 7 ed (7 календарных дней).

> Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Размер полоски-работы зафиксируется в соответствии с новой длительностью. Измененная длительность отобразится в поле Duration(Длительность) таблицы, а новая дата окончания работы - в поле Finish(Конец).

Таким образом, Microsoft Project предоставляет разнообразные возможности для установки начальной и конечной дат каждого вида работ и их продолжительности.

Любую работу в случае необходимости можно удалить.

> Щелкните мышью на поле Task Name(Название работы) во второй строке, чтобы выделить копию работы Разработка содержания.

> Нажмите клавишу <Delete>. Копия работы будет удалена из таблицы, а ее полоска - с диаграммы.

> Самостоятельно введите в таблицу остальные виды работ и их длительности, взяв необходимые данные из таблицы в разделе «Подготовка к созданию нового проекта».

На диаграмме Гантта (Gantt Chart)можно создавать так называемые контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности.

> Создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ.

> Щелкните мышью на первой строке в поле Task Name(Название работы), чтобы выделить соответствующую ячейку.

> Выберите команду меню Insert Þ New Task(Вставка » Новая работа). В таблице будет вставлена пустая первая строка.

> В вставленной первой строке поля Task Name(Название работы) введите: Начало работ.

> Нажмите клавишу <Enter>, чтобы закончить ввод и переместить выделе­ние в поле Duration(Длительность).

> В поле Duration(Длительность) установите продолжительность работы Od(0 дней) и нажмите клавишу <Enter>. На панели диаграммы в первой строке появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала работ 14.10(14 октября).

> Самостоятельно создайте вторую контрольную точку Завершение проектав конце списка работ.

Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на рис. 15.

> Сохраните изменения в проекте.

Рис. 15. Заполненная таблица работ

Опыт №5. Создание графика работ

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ. Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта – 14 октября. Но это, как вы понимаете, неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.

В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться.

Существует четыре типа возможных связей:

• Finish-to-Start (FS)(Завершение к началу) - последующая работа начинается после окончания предыдущей);

• Start-to-Start (SS)(Начало к началу) - работы начинаются одновременно;

• Finish-to-Finish (FF)(Завершение к завершению) - работы заканчиваются одновременно;

• Start-to-Finish (SF)(Начало к завершению) - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами.

> Щелкните мышью на ячейке Разработка содержанияв поле Task Name(Название работы), чтобы выделить ее.

> Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>

> Не отпуская клавишу <Ctrl>, щелкните мышью на ячейке Написание текста,зависящей от первой.

> Отпустите клавишу <Ctrl>. Оба вида работ будут выделены.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard

(Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Finish-to-Start(Завершение к началу), которая отобразит­ся на диаграмме в виде стрелки (рис. 16).

Рис. 16. Связь типа Finish-to-Start(Завершение к началу)

Как уже указывалось выше, этот тип связи означает, что работа Написание текстабудет начинаться после окончания работы Разработка содержания.Это наглядно показано на диаграмме, где левый край гори­зонтальной полоски-работы Написание текстанаходится на одной вертикальной линии с правым краем полоски-работы Разработка содержания,а стрелка, направленная от конца полоски-работы Написание текстак началу - Разработка содержания,указывает тип связи Finish-to-Start(Завершение к началу). Этот тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.

Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard(Стандартная). Предыдущая команда будет отменена.

Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ.

> Щелкните мышью на ячейке Написание текста,чтобы выделить ее.

> Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>

> Не отпуская клавишу <Ctrl>, щелкните мышью на ячейке Разработка содержания.

> Отпустите клавишу <Ctrl>. Ячейки с указанными работами будут выделены.

> Нажмите кнопку (Связать задачи) на панели инструментов Standard(Стандартная). Между выделенными видами работ снова будет установлена связь (рис. 17).

Рис. 17. Неправильно созданная связь

Но теперь работа Разработка содержаниябудет начинаться только после окончания работы Написание текста.Как видите, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ. Конечно же, эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить.

> Не отменяя выделения видов работ в таблице, нажмите кнопку на панели инструментов Standard(Стандартная). Связь между указанными видами работ будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.

Создадим связь между видами работ Разработка содержания и Разработка иллюстраций.

> Выделите сначала название работы Разработка содержания,а затем - Разработка эскизов иллюстраций.

> Создайте связь между ними, нажав кнопку на панели инструментов Standard(Стандартная).

Эти виды работ должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.

> Дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог Task Dependency (Зависимость работ) (рис. 18).

Рис. 18. Диалог Task Dependency (Зависимость работ)

В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка Туре (Тип) - тип этой связи. В данном случае - Finish-to-Start (Завершение к началу). При не­обходимости вы можете удалить эту связь нажатием кнопки Delete (Удалить).

> Выберите в открывающемся списке Туре (Тип) связь Finish-to-Finish (Окончание-окончание).

> Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Task Dependency (Зависимость работ). Установленная связь отобразится на диаграмме (рис. 19).

Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них.

Рис. 19. Связь Finish-to-Finish (окончание – окончание)

> Щелкните мышью на поле Duration (Длительность) в строке с работой Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.

> Используя счетчик, увеличьте длительность работы до 15 дней и нажмите клавишу <Enter>.

> Просмотрите диаграмму, воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, и убедитесь, что тип связи между видами работ не изменился: они заканчиваются одновременно.

> Отмените изменение длительности работы, нажав кнопку на па­нели инструментов Standard(Стандартная).

Теперь рассмотрим еще один способ создания множественных связей.

> Выделите в таблице работу Написание текста.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard(Стандартная) или дважды щелкните мышью на ячейке с названием работы. На экране появится диалог Task Information(Информация о работе).

> Щелкните мышью на ярлычке Predecessors(Предшественники), чтобы выбрать нужную вкладку (рис. 20).

Рис. 20. Вкладка Predecessors (Предшественники) диалога Task Information (Информация о работе)

В верхней части диалога в поле ввода Name(Имя) указано название выбранной работы - Написание текста.Справа от него, в поле открывающегося списка Duration(Длительность) - ее продолжительность - 14d (14 дней). В нижней части диалога находится таблица.

> Щелкните мышью на поле Task Name(Название работы) в первой строке таблицы диалога. Выбранная ячейка превратится в открывающийся список.

> Откройте этот список и выберите предшествующую работу, которую нужно связать с выделенной. В нашем случае это - Разработка содержания.Ее название отобразится в строке ввода над таблицей.

> Нажмите клавишу <Enter>. В поле Туре(Тип) появится название типа связи Finish-to-Start(Завершение к началу), предлагаемое по умолчанию.

> Закройте диалог Task Information(Информация о работе) нажатием кнопки ОК. Установленная связь отобразится на диаграмме.

Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой (Lag) или опережением (Lead) по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски. Или, в нашем проекте, Создание иллюстрацийможет начинаться не после Написания текста,а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70%. Установим эту связь.

> Дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Создание иллюстраций.На экране появится диалог Task Information(Информация о работе) с открытой вкладкой Predecessors(Предшествующие).

> Щелкните мышью на поле Task Name(Название работы) таблицы диалога и в открывающемся списке выберите предшествующую работу Написание текста.

> Нажмите клавишу <Enter>. В поле Туре(Тип) отобразится тип связи Finish-to-Start(Завершение к началу), а в поле Lag (Запаздывание) - время задержки - Od (0 дней).

> Щелкните мышью в ячейке первой строки поля Lag (Запаздывание), чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопки счетчика

> В поле Lag (Запаздывание) введите с клавиатуры -30% (рис. 21).

Рис. 21. Вкладка Predecessors (Предшественники) с установленным временем опережения

Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстрацийдолжно начинаться с 30% опережением, т.е. когда предыдущая работа - Написание текста- будет выполнена на 70%.

В этом поле время задержки можно вводить также в любых других допустимых единицах, например: 1w(1 неделя), 3d(3 дня), 2п(2 часа) 30т (30 минут).

Работа Литературное редактированиедолжна начинаться после окончания Написание текста.

> Выделите последовательно работы Написание текста и Литературное редактирование.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard(Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Finish-to-Start(Завершение к началу), которая отобразится на диаграмме.

Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций.Эта связь множественная. Посмотрим, как ее установить.

> Дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Верстка.На экране появится диалог Task Information(Информация о работе) с открытой вкладкой Predecessors(Предшественники).

> Щелчком мыши выделите ячейку первой строки поля Task Name(Название работы).

> В открывающемся списке выберите предшествующую работу Литературное редактирование.

> Нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован. Выделение переместится во вторую строку поля Task Name(Название работы).

> В открывающемся списке второй строки выберите Создание иллюстрацийи нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован, а тип связи отобразится в поле Туре(Тип) (см. рис. 22).

> Закройте диалог Task Information(Информация о работе), нажав кнопку ОК.Установленные связи отобразятся на диаграмме.

> Измените длительность Литературного редактирования и Создания иллюстрацийи убедитесь, что Версткане начнется, пока эти работы не будут закончены.

> Отмените изменение длительности Литературного редактирования и Создания иллюстраций.

> Создайте связь между Разработкой макета обложки и Версткойтаким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно.

Остальные связи установите самостоятельно.

Рис. 22. Создание множественных связей

> Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки.

> Цветоделениедолжно быть выполнено после того, как закончится Корректура.

> Последний вид работы - Сдача в типографию- следует за Цветоделением.

В заключение установите связи первой и последней работы с контрольными точками Начало работ и Завершение проекта.

Создание графика работ закончено. Но установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard
(Стандартная). Теперь масштаб времени уменьшился в три раза.

> Используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы, добейтесь, чтобы диаграмма была видна на экране полностью.

Если же вам не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, сделайте следующее.

> Выберите команду меню View Þ Zoom(Вид Þ Масштаб). На экране появится диалог Zoom (Масштаб) (рис. 23).

Рис. 23. Диалог Zoom (Изменить)

> Установите переключатель Entire Project(Весь проект) и закройте диалог, нажав кнопку ОК. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели.

Созданный график работ будет выглядеть примерно как на рис. 24.

Рис. 24. Созданный график работ

> С помощью кнопок и на панели инструментов Standard(Стандартная) просмотрите диаграмму в различных масштабах.

> Сохраните созданный проект, нажав кнопку на панели инструментов Standard(Стандартная).

Мы познакомились с приемами создания графика работ и научились устанавливать связи различных типов.

Опыт №6. Оформление графика работ и просмотр критического пути

большинство видов работ в типовом проекте имеют тенденцию неко­торого замедления. В связи с этим все работы можно разделить на две группы. К первой группе относятся такие виды работ, задержка выпол­нения которых не оказывает серьезного влияния на дату окончания проекта. В отличие от них вторая группа включает работы, задержка выполнения которых может повлиять на дату окончания проекта. Та­кие работы называются критическими (Critical Tasks).

Группа критических работ, выполнение которых определяет срок окончания проекта, называется критическим путем (Critical Path).Дру­гими словами, критический путь состоит из взаимосвязанных работ, задержка выполнения каждой из которых может отодвинуть дату окон­чания проекта.

Microsoft Project определяет критический путь на основании установлен­ных связей и длительности работ. Просмотрев его, вы можете внести необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность от­дельных видов работ, их связи и т. д.

Критический путь на диаграмме может быть наглядно отображен в процессе автоматического форматирования, выполняемого Мастером диаграммы Гантта (GanttChartWizard),который запускается нажатием кнопки на панели инструментов Standard (Стандартная).

Но мы отформатируем наш проект и определим критический путь вручную. Это позволит нам лучше изучить возможности программы.

Начнем с форматирования таблицы. Сначала отформатируем названия контрольных точек.

> Щелкните мышью на контрольной точке Начало работв поле Task Name(Название работы), чтобы выделить ее.

> Выберите команду меню Format > Font(Формат > Шрифт). На экране появится диалог Font(Шрифт). (рис. 25).

Рис. 25. Диалог Font (Шрифт)

> В открывающемся списке Color(Цвет) выберите Бирюзовыйи нажмите кнопку ОК.Диалог закроется. Выбранный цвет названия контрольной точки отобразится на экране.

> Не отменяя выделения, нажмите кнопку на панели инструментов Formatting(Форматирование), чтобы придать выделенному тексту полужирное начертание.

Выделим в таблице красным цветом, увеличенным размером и курсивным начертанием названия видов работ, образующих критический путь.

> Выберите команду меню Format Þ Text Styles(Формат Þ Стили текста). На экране появится диалог Text Styles(Стили текста) (рис. 26).

Рис. 26. Диалог Text Styles (Стили текста)