Мiсцевi державнi архiвнi установи. 4 страница

2. Документи, що створюються в науково-технічній та виробничій сфері: науково-дослідна і конструкторська робота; винахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; проектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навколишнього середовища; автоматизовані системи (АС).

Обчислення термінів зберігання документів проводять з 1 січня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 2009 р., починає обчислюватися з 01 січня 2010 р. Терміни зберігання НТД вираховують з 01 січня того року, який наступає за роком закінчення розробки теми чи проекту.

Для документів, яким встановлено термін “75 р.– В” розрахунок часу зберігання встановлюють 75 років мінус вік на час звільнення. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75 р.–25 р. = 50 років. Відмітка “доки не мине потреба” означає, що документи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.

– визначення конкретних джерел комплектування та їхній розподіл між відповідними архівами;

– визначення складу документів, що підлягають переданню на зберігання;

– науково-технічне опрацювання документів з метою підготовки їх для дальшого зберігання;

– безпосередній прийом-передавання документів до архіву.

Строки тимчасового зберігання документів у відомчому архіві установи можуть бути змінені з дозволу того державного архіву, до якого ці документи надходять на постійне зберігання.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Держком архівів України покладено функції контролю щодо цієї роботи. такі самі функції мають державні обласні, районні, міські архіви.

На державне зберігання документи НАФ передають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені до джерел комплектування архіву. Склад недержавних установ – джерел комплектування архіву визначається архівами спільно з власниками після укладання відповідних угод про передавання документів на правах державної власності.

Документи державних установ приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній і вибірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова форма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду або частину документів від одного фондоутворювача.

Організація комплектування архіву починається з укладання списків установ, організацій і підприємств. Основні правила роботи державних архівів України передбачають складання державними архівами трьох списків:

• юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ (список № 1);
• джерел комплектування архіву документами НАФ (список № 2);
• юридичних осіб, в діяльності яких не створюються документи НАФ (список № 3).

Ці списки розглядаються на засіданні ЕПК і затверджуються директором державного архіву. Їхня внутрішня структура відповідає структурі органів державної влади, місцевого самоврядування, переліку галузей народного господарства, науки і культури. Всередині галузі установи розміщуються в логічній послідовності за групами установ і організацій однієї підпорядкованості.

До списку № 2 належать організації, які за результатами експертизи, створюють документи НАФ. Однак надходження цих документів на державне зберігання цілком залежить від взаємної домовленості власників документів НАФ і архівних установ.відносяться установи і організації так званого вибіркового приймання. Список буває двох видів:

· з численних однорідних інституцій відбирають на зберігання одну або кілька, щоб представити їхню різноманітність. Наприклад, серед кількох сотень шкіл на території області до списку № 2 обов'язкового прийому відбирають по 1-2 школи загальноосвітні, і 1-2 – зі спеціалізованих (восьмирічні, одинадцятирічні, глухих, сліпих, розумово відсталих, дітей-інвалідів тощо);

· з численних однорідних інституцій однієї системи відбирають на зберігання один чи кілька видів основних документів, які включають до опису фонду вищої організації. Наприклад, від лісгоспзагів (список № 2) у фонді обллісгоспзагу приймають лише їхні річні звіти.

Списки укладають відповідно до настанов, викладених у “Методичних рекомендаціях по визначенню джерел комплектування державних архівів” (К., 1992).

Документи НАФ державні установи зберігають тимчасово у своїх архівосховищах.

Приймання документів НАФ від державних установ – джерел комплектування здійснюється після закінчення таких строків:

– для документів Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого арбітражного суду, Генеральної прокуратури, міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій – 15 років;

– для документів Верховної Ради і Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та підпорядкованих їм адміністрацій – 10 років;

– для документів районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм адміністрацій – 5 років;

– для записів актів громадянського стану, документів з особового складу, записів нотаріальних дій і судових справ – 75 років;

– для науково-технічної документації – 25 років;

– для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотознімків, звукозаписів і відеозаписів – 3 роки після закінчення копіювання;

– для машиночитаних документів – 5 років.

8. 5. ДЕРЖАВНА РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

З метою встановлення правового статусу документів, підтвердження права власності на них та забезпечення державного контролю за їх збереженістю Держслужба архівів України та уповноважені ним державні архівні установи здійснюють державну реєстрацію документів НАФ

Державній реєстрації підлягають документи, що віднесені експертизою їх цінності до НАФ, незалежно від місця їх зберігання та права власності на них. Факт Реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, яке може оформлятися на окремий документ, групу чи комплекс документів. Його отримують архіви та фізичні особи, які зберігають документи НАФ.У свідоцтві зазначається сумарна кількість взятих на державний облік документів НАФ на момент видачі свідоцтва. У разі зміни кількості і стану документів внаслідок проведення внутріархівних робіт реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Факт видачі реєстраційного свідоцтва фіксується у книзі державної реєстрації. при цьому документи і описи на них позначаються штампом „Україна. Національний архівний фонд”. Питання, пов’язані з державною реєстрацією, були висвітлені у „Положенні про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду”.

8.6. АРХІВНИЙ ПІДРОЗДІЛ УСТАНОВИ. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Робота державного архіву з джерелами його комплектуванняполягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловодства,роботи архівних підрозділів. взаємодії з експертними комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій. громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства; організації державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів. служб діловодства;и методичній і практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на договірних засадах.

У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує архівний підрозділ.

Головними завданнями архівного підрозділу є:

– систематичне комплектування архіву документами структурних підрозділів у встановлений термін – через 2 роки після закінчення діловодного року, документами особового походження з відома і під керівництвом державного архіву;

– виконання повного комплексу робіт з документами, що перебувають на зберіганні в архівному підрозділі, – забезпечення їхнього збереження, обліку, експертизи цінності, науково-технічного опрацювання та використання;

– здійснення методичного керівництва і контролю за діяльністю діловодної та архівної служб як у своїй установі, так і у підвідомчій мережі установ, підприємств і організацій системи;

– передання у встановлені терміни документів НАФ України на постійне зберігання до відповідного державного архіву.

Функціями архівного підрозділу є:

1. Ведення списків установ і організацій, документи яких підлягають (список № 1) і не підлягають (список № 2) переданню йому на відомче зберігання;

2. Виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;

3. Ведення облікової документації на документи і укладання необхідного НДА до них;

4. Здійснення науково-технічного опрацювання документів, які в ньому зберігаються, і надання методичної та організаційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

5. Виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву;

6. Забезпечення укладання у встановлені строки статистичної звітності, а також щорічних відомостей про склад і обсяг наявних на зберіганні матеріалів;видавання документів для практичного використання працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал;

7. Виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву організації пропозицій щодо поліпшення їхньої діяльності.

Архівний підрозділ має право давати вказівки структурним підрозділам та підзвітним організаціям з питань діловодства та архівної справи і отримувати від них необхідні для роботи відомості.

Під номенклатуроюрозуміють систематизований перелік заголовків справ, що заводяться у поточному діловодстві організацій.

- складається за структурними підрозділами, передбаченими штатним розкладом

- друкується на бланку установи з виділенням таких граф: індекси справ, їх заголовки, кількість, термін зберігання документів з посиланням на відповідну статтю відомчого переліку.

- схвалюється ЕК і затверджує керівництво установи після погодження з ЕПК відповідного державного архіву.

Типи номенклатури:

- конкретну;

- типову;

- примірну.

Конкретна номенклатура справ– це систематизований перелік справ, передбачених до заведення в даній конкретній організації на календарний рік у відповідності з функціями цієї організації та завданнями діловодного року.

Типова номенклатура справ(систематизований перелік конкретних заголовків справ), призначена для однорідних організацій (наприклад, малих або спільних підприємств) і обов'язкова для кожного з них.

Примірна номенклатура справ формується для певних груп установ і організацій (наприклад, системи сільських органів місцевого самоврядування) і має рекомендаційний характер. Кожна установа цієї групи вибирає з наявного переліку лише ті заголовки справ, які буде заводити і змінювати (уточнювати) їх у зв'язку зі своїми конкретними завданнями.

Модуль IV: НАУКОВІ ПРИНЦИПИ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ. ТЕХНОЛОГІЇ ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНИХ ФОНДІВ.

ТЕМА 9: АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ ТА ОБЛІКОВО-ПОШУКОВІ ЗАСОБИ АРХІВІВ

Зміст:

9.1. АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ. ПОНЯТТЯ. ВИДИ. ПРИНЦИПИ І МЕТОДИ

9.2. СТАНДАРТИЗАЦІЯ В АРХІВНІЙ СПРАВІ

9.3. ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

9 4. ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

Ключові слова:архівне описування, елементи описування, описова стаття, архівний опис, архівний шифр, види і методи описування, предмет аналізу описування, загальний міжнародний стандарт описування, дескриптивні стандарти, облік, форми обліку, науково-довідковий апарат, групи і типи архівних довідників.

Скорочення: НДА, МРА, ISAD(G).

Цілі та завдання вивчення теми: Успішне вивчення дозволяє мати уяву про принципи описування архівних документів; знати основні елементи описування і зони міжнародного стандарту, мати навики складання описової статті, вміти користуватися архівними довідниками, мати уяву про обліково-охоронну роботу архіву.

9.1. АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ: ПОНЯТТЯ, ВИДИ, ПРИНЦИПИ І МЕТОДИ

Архівне описуванняє процесом відбору репрезентативних інформаційних характеристик об'єкта описування для його адекватного відтворення в описовій статті з метою ідентифікації архівного матеріалу, виявлення змісту документів і документних систем, що утворили їх.

Групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об'єктом окремого описування і розглядається як ціле, називають одиницею описування. Основними одиницями описування є архівний фонд і впорядковані у справи архівні документи.

Головні завдання:

• створення послідовних, доцільних і самопояснювальних описань;
• полегшення пошуку і отримання та обміну інформацією про архівний матеріал;
• надання змоги спільного користування авторитетними даними;
• уможливити інтеграцію описань документів, що зберігаються в різних архівосховищах, в єдину систему.