Мiсцевi державнi архiвнi установи. 3 страница

Важливим етапом у процесі визначення меж архівного фонду є визначення хронологічних меж архівного фонду , тобто встановлення дат виникнення і ліквідації фондоутворювача.:

· для архівного фонду установи за основу беруть дати нормативних актів, у відповідності з якими дана установа чи організація була створена і ліквідована; для архівного фонду – за датами народження або смерті фондоутворювача;

· для об’єднаного архівного фонду офіційного походження – за датами утворення фондоутворювача, створеним у часі першим та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого у часі пізніше за всіх фондоутворювачів цього фонду;

· для об’єднаного архівного фонду особового походження – за датами народження фондоутворювача, що народився раніше за всіх, та дати смерті фондоутворювача, що помер пізніше за всіх фондоутворювачів цього фонду;

· для архівної колекції, сформованої фізичною особою – за датами народження і смерті фондоутворювача;

· для архівної колекції, сформованої установою – за крайніми датами періоду формування колекції.

Але інколи ці дати можуть не співпадати з датами фактичної організації (народження) і ліквідації (смерті) установи.

Для визначення хронологічних меж архівного фонду необхідно враховувати фактори, що впливають на діяльність фондоутворювачів. При цьому визначальними є такі фактори: політичний – зміна державного ладу; юридичний – розширення чи звуження юридичних прав фондоутворювача; адміністративний – розширення чи звуження адміністративно-територіальних прав.

На хронологічні межі діяльності фондоутворювачів і на межі архівних фондів, як правило, не впливають: переведення установи з одного відомства в інше, зміна підлеглості установи в межах одного відомства, зміна його місцезнаходження та структури, розширення чи звуження функцій та обсягів діяльності установи, розширення чи звуження територіальних меж діяльності установи, тимчасова евакуація установи. Сюди можна віднести і перейменування установи.

У межах архіву поряд із організацією документів в за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою системою. Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студій звукозапису, комп’ютерних центрів тощо.

За цією системою в основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітна відеоплівка).

Фотодокументи організують за жанрами фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), формами організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері).

На жанрову належність (хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв’ю тощо), місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо) спираються при організації фонодокументів.

Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп’ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичними ознаками.

7.3. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВНОГО ФОНДУ

Одиницею класифікації у межах архівного фонду є одиниця зберігання або одиниця обліку (справа), що може складатися як з одного, так і з кількох документів, об'єднаних за певною спільною ознакою.

При розробленні класифікації документів архівного фонду необхідно

1. Створити групу одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками.

2. Потім розмістити справи у цих групах і групи у фонді.

3. Розробити схему систематизації документів у межах архівного фонду, відповідно до якої розташовуються справи. Ця схема становить собою перелік класифікаційних одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розподілу документів фонду за цим поділом. У ролі класифікаційної одиниці поділу можуть бути класи, відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання особливостей діяльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно базується на таких загальних підходах:

– групування повинно бути повним, тобто охоплювати всі документи архівного фонду;

– ознаки класифікації визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей;

– класифікація повинна проводитися за методом дедукції, тобто від загального до конкретного;

– розподіл слід починати за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчувати за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів;

кожну групу документів необхідно ділити за однією і тією самою ознакою.

4. Процес групування справ фонду треба здійснювати з урахуванням таких класифікаційних ознак:

– структурної –належність до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

– хронологічної –урахування часу появи документів (рік, місяць, число);

– галузевої, функціональної, тематичної –галузева належність і функції фондоутворювача, а також за тематикою документів;

–номінальної –належність до конкретного виду одиниць зберігання (книги, журнали) чи за видами документів (плани, звіти, накази);

– авторської –авторська належність (юридична чи фізична особа);

– кореспондентської –справи, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

– географічної –окремі адміністративно-територіальні одиниці, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, слід враховувати і такі ознаки, як мова документів, їхній формат, оригінальність чи копійність, матеріал (папір, фотоплівка, відеоплівка, дискета).

Вид схеми класифікації визначають ознаками, за якими здійснюють два перші поділи матеріалів фонду. Це можуть бути: структурно-хронологічна або хронологічно-структурна; галузево-хронологічна або хронологічно-галузева; функціонально-хронологічна або хронологічно-функціональна; номінально-хронологічна або хронологічно-номінальна; географічно-хронологічна або хронологічно-географічна і т.д.

Під час групування документів за роками слід пам'ятати,

1. що справи необхідно відносити до того року, коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, які належать до того року, на який або за який вони складалися. Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани слід віднести до першого року, а звіти – до останнього.

2. Найбільші групи в межах фонду розмішують в основному з урахуванням значимості структурного підрозділу. Наприклад, спочатку розмішують документи ректорату, вченої ради, факультетів, а потім адміністративно-господарських служб. Справи у межах груп найчастіше розміщують в алфавітному порядку чи за хронологічним принципом.

3. У кожному конкретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та документів. У фондах відомих митців найбільшу цінність мають творчі документи. У фондах державних і громадських діячів – документи про службову і громадську діяльність. У фондах меценатів і підприємств – майново-господарські документи.

Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їхньої діяльності, видів та кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне листування, колекції); особисті фонди членів сім'ї (у хронологічній послідовності).

Певні особливості має і класифікація документів об'єднаних архівних фондів і колекцій. Найбільшими групами в межах об'єднаних архівних фондів є архівні фонди, що входять до їхнього складу. Порядок розміщення їх у межах об'єднаного фонду може бути різним – за значимістю фондоутворювачів, хронологією створення їх, алфавітом.

У колекціях, які складаються з документів одного виду (листи, спогади, фотографії), останні, як правило, групуються за авторською ознакою і розміщуються в алфавітно-хронологічному порядку.

При нефондовій організації класифікація документів має певну специфіку:

- кіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), всередині видів – за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, одиницями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет;

- фотодокументи систематизуються за видами (негативи, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми);

- фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів – за одиницями обліку і комплектами; за установами-виробниками і виробничими номерами;

- технічні документи групуються в комплекси за об’єктивною ознакою – спільністю змісту і належністю до об’єкту роботи (проектування споруди, конструювання вибору, розроблення технологій виготовлення виробів або будівництва споруд, дослідження наукової проблеми);

- електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині – за типами програмного забезпечення, а потім – за характером документної інформації.

7.4. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ СПРАВИ

Організація документів у межах одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях:

- документному

- аркушному

Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації у межах справи передбачає таку організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за такими ознаками:

- хронологічною – за датами документів;

- предметною (тематичною) – за змістом документів;

- номінальною – за видами документів;

- кореспонденською – назвами адресатів або адресантів;

- географічною – за історичними регіонами, адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якими пов’язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;

- авторською – за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб – авторів документів.

Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів.

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА

1. Архівознавство: Підруч. для студ. вищ. навч. закладів / Гол. ред. Я. С. Калакура. К., 1998. - 314 с.

2. Архівознавство: Підр. для студ. іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І.Б. Матяш. - Вид. 2-ге, випр. і доп. - К.: Видавн. дім "КМ Академія", 2002. - 356 с.

3. Нариси історії архівної справи в Україні / За заг. ред. І.Б. Матяш та К. І. Климової. - К.: Видавн. дім "КМ Академія", 2002. - 612 с.

4. Хрестоматія з архівознавства: Навч. посіб. для студ. іст. спец. вищ. навч. закл. / Держкомархів України. УДНДІАСД; Упоряд.: Г.В. Боряк,

5. Перший український термінологічний тлумачний нормативний словник "Архівістика" (1998) - колективна праця, здійснена під керівництвом К. Є. Новохатського.

6. Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УНДІАСД. - К., 1996.

7. Закон України про Національний архівний фонд та архівні установи. –К, 2001

8. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. –К.:Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, 1997.

9. Веб-сайт „Архіви України”. WWW.ARCHIVERS.GOV.UA

ТЕМА 8: ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

Зміст:

8.1. ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ: ЗАВДАННЯ, ПРИНЦИПИ, КРИТЕРІЇ.

8.2. ДІЯЛЬНІСТЬ ЕКСПЕРТНИХ КОМІСІЙ (ЕК).

8.3. ПЕРЕЛІКИ ДОКУМЕНТІВ.

8.4. КОМПЛЕКТУВАННЯ ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ.

8.5. ДЕРЖАВНА РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ.

8.6. АРХІВНИЙ ПІДРОЗДІЛ УСТАНОВИ. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ.

Ключові слова:формування НАФ,експертиза цінності, документи постійного зберігання, документи довготривалого зберігання, документи тимчасового зберігання, критерії цінності документів, розсіюваність інформації, експертні комісії, перелік, комплектування архівів, державна реєстрація документів НАФ, номенклатура справ.

Скорочення: ЕК, ЦЕПК, ЕПК.

Цілі та завдання вивчення теми: Успішне вивчення теми дозволяє мати уяву про експертизу цінності архівних документів; оцінювати архівні документи за критеріями і принципами визначення цінності, вміти користуватися переліками документів, мати уявлення про комплектування архівів; складати номенклатуру справ.

Під формуванням національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість.

8.1. ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ: ЗАВДАННЯ, ПРИНЦИПИ, КРИТЕРІЇ

Правові засади експертизи цінності документів містить сучасне архівне законодавство, що регулює процеси формування Національного архівного фонду (НАФ) України.

Під експертизою цінностірозуміють визначення експертними комісіями наукового, історико-культурного та практичного значення документів.

Її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву;

в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

До документів постійного зберігання відносять такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи довготривалого (понад 10 років) зберігання складають матеріали, необхідні для тривалого практичного використання. Серед них зустрічаються й такі, що через 10 років можуть бути віднесені до документів постійного зберігання після того, як їх автори здобули суспільне визнання, наприклад, рукописи наукових праць, літературних, художніх творів. Окрему групу цих матеріалів становлять документи з особового складу (накази, особові справи і особові картки, списки працівників, картотеки і покажчики з особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати тощо), котрі передбачають експертизу через 75 років з наступним відібранням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового (до 10 років) зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності. Строки тимчасового зберiгання архiвних документiв в архiвних пiдроздiлах органiв державної влади, органiв мiсцевого самоврядування, державних i комунальних пiдприємств, установ та органiзацiй визначаються центральним органом виконавчої влади у сферi архiвної справи i дiловодства з урахуванням правового статусу та особливостей дiяльностi зазначених юридичних осiб.

Критерії цінності документів– це система науково обґрунтованих ознак, на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

Основними критеріями експертизи цінності документів є:

• зміст і значення інформації, що міститься в документі;
• повторюваність інформації документа в інших документах;
• вид документа;
• час і місце створення
• оригінальність документа;
• авторство або походження документа;
• функціонально-цільове призначення організації-фондоутворювача,
• функція, що документується;
• фізичний стан документа;
• повнота комплексу документів.

У цілому під "походженням документів" розуміється джерело їх створення та зовнішнє і внутрішнє середовище їх первісного побутування.

Суттєве значення має час і місце створення документів. Загальновідомо, що чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії – як “уламок” своєї епохи він несе певну інформацію про цей період. Чим дальшою від нас є ця подія, тим цінніший документ.

Основним критерієм цінності змісту документів є, насамперед, значущість його інформації. Важливим показником є повторюваність та розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну повторюваність, коли інформація первинних документів повністю повторюється в зведеному документі. Розрізняють і поняття “розсіюваність” інформації, під яким розуміють, що інформація про один і той самий факт міститься не в одному, а в кількох або й багатьох документах.

Окрему групу документів з повторюваною інформацією становлять дублетні документи – розмножені примірники оригіналів або копії документів. Поява і відкладання їх викликані функціональними зв'язками організацій. Ними найчастіше бувають нормативні, директивні і розпорядчі документи, планово-звітна документація, протоколи зборів, засідань тощо. Вони складають досить численну категорію документів і створюють труднощі під час експертизи їхньої цінності.

У ході експертизи звертають увагу на цільове призначення документів.

1. Листування, звіт, наказ тощо, насамперед для передавання тієї чи іншої інформації не тільки традиційно між адресантом і адресатом.

2. Відозва, маніфест для передання інформації найширшим верствам суспільства.

3. Мемуари, спогади для наступних поколінь.

Від цільового призначення залежить і форма документа, виклад тексту, узагальнення інформації та її достовірність.

Важливим є ступінь збереженості документів (фізичний стан)

Цей критерій застосовують здебільшого у двох випадках:

а) при відсутності основного оригінального документа на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачені оригінали наказів організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, у встановленому порядку формують з них справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Або: в фонді відсутній оригінал річного виробничого звіту організації, його інформація міститься в квартальних звітах або в звіті за 4-й квартал (при умові укладання його з нарощувальним підсумком).

б) при відсутності оригінальних документів у фонді організації їх можна замінити засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.

Конверти з листами відомих державних і громадських діячів, видатних діячів науки, техніки, літератури і мистецтва, всіх галузей народного господарства зберігають разом з листами і вони надходять на державне зберігання, оскільки мають додаткову важливу інформацію – дату документа (якщо сам лист недатований), адреси адресата і фондоутворювача. До того ж вони мають й автографічну цінність.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів,

1 етап – підготовчий. Упорядник архіву зосереджує всі описи на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу; справу фонду організації (справи фондів усіх організацій, що перебувають на зберіганні у відомчому архіві), положення, статути даної організації, схеми організаційної побудови установи даної системи; історичні довідки; номенклатури справ; літературу про фондоутворювача та склад його документів. Увесь зібраний матеріал ретельно вивчають і досліджують. При необхідності з нього роблять виписки та нотатки.

II етап – збирання документації. Він здійснюється за безпосередньою участю працівників діловодних і архівних служб з усіх без винятку структурних підрозділів. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їхньої експертизи. Практика свідчить, що неякісне чи неповне проведення цього етапу суттєво відіб'ється на дальшому перебігу робіт і призведе до значних втрат робочого часу на наступних стадіях.

III етап – власне експертиза цінності документів. Усі зібрані матеріали систематизуються за структурними підрозділами, в межах кожного з них – за видами документів, всередині виду – за хронологією, позначається місцеперебування тих чи інших матеріалів спеціальними написами на листках.

Для наочного аналізу повноти складу документів фонду застосовують і практику укладання так званих шахматок – своєрідних відомостей по кожному структурному підрозділу, де зверху вниз по вертикалі в кожному рядку називають вид документа, а у верхній частині відомості по горизонталі зазначають роки, за які впорядковано архів (наприклад, 1980, 1981, 1982... 1995). На перехресті обох граф – виду документа і років – ставлять позначку про наявність документа. На відсутність документа вказує чиста графа “шахматки”.

Експертиза цінності документів на цій стадії буває двох видів –

1. Поодинична (по справах) Поодинична експертиза стосується тих справ, що сформовані в поточному діловодстві, містять набір усіх необхідних додатків, переплетені або підшиті (наприклад, річний фінансовий звіт за 2000 р.; план науково-дослідної роботи на 2000р.).

2. Подокументна (поаркушна). Поаркушна експертиза цінності справ є головною і охоплює практично весь комплекс документації установи.

Під час проведення робіт по експертизі визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків, а також затвердженої номенклатури справ на даний рік. Після встановлення, що всі оригінали наказів з особового складу є в наявності (див. вищенаведений приклад), їхні копії визнають такими, що державному зберіганню не підлягають.

IV етап. Після оформлення справ, систематизації аркушів, складання заголовків на справи, складання описів справ на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено основними правилами роботи архівів. Вилучені для знищення документи можуть бути передані на утилізацію та утилізовані, але описання має фіксувати саме факт вилучення (акт, номер, дата тощо), а інформація про утилізацію фіксується у відповідних графах акту.

8.2. ДІЯЛЬНІСТЬ ЕКСПЕРТНИХ КОМІСІЙ (ЕК)

Розгляд питань, пов’язаних з формуванням НАФ, зокрема науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документів належить до компетенції експертних комісій:

· Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву України (ЦЕПК);

· експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних галузей державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, державних, наукових установ, музеїв і бібліотек;

· експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад архівних підрозділів; органів державної влади, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ і організацій усіх форм власності; архівів (архівних підрозділів) об'єднань громадян.

Експертиза цінності документів архівних установ, їх відбір для наступного зберігання здійснюється експертними комісіями установ, що діють відповідно до Типового положення про ці комісії, затвердженого наказом Держкомархіву від 13 березня 1996 р. № 9 та реєстрованого Мін'юстом 10 квітня 1996 р. за № 173/1198.

Основні завдання експертної комісії установи

· розгляд питань та прийняття рішень про схвалення та подання на затвердження в установленому Держкомом архівів України порядку: описів документів, віднесених експертизою цінності до складу Національного архівного фонду; зведеної номенклатури справ поточного діловодства установи; актів про вилучення документів установи, не віднесених експертизою цінності до складу Національного архівного фонду;

· організація і проведення спільно зі службою документаційного забезпечення управління та архівом установи щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю за організацією документів у діловодстві установи;

· участь у підготовці та розгляді номенклатури справ установи, методичних посібників з організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів;

· розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, не передбачених чинними переліками, та подання рішень з цих питань на затвердження ЕПК відповідного державного архіву;

· проведення інструктажу і консультацій працівників установи з організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів та їх підготовки до передання на подальше зберігання.

8.2. ПЕРЕЛІКИ ДОКУМЕНТІВ

Для полегшення експертизи цінності документів розроблено систему переліків документів,що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів.

Переліки бувають:

• міжвідомчі – для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств;

• відомчі – для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства;

• конкретні – для кожної організації (при відсутності відповідного відомчого переліку).

Першим у незалежній Україні міжвідомчим переліком став “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” (К., 1997), який є основою для визначення строків зберігання документів та відбору їх для включення до складу НАФ або до знищення документів.

Зазначені в переліках строки зберігання обов'язкові для всіх установ і організацій в Україні. Жодна установа, організація і підприємство не мають права ці терміни зменшувати. Продовження (збільшення) термінів зберігання документів відбувається з подання організації відповідною архівною установою. Переліки побудовано за основними напрямами діяльності організацій незалежно від їхнього статусу в ієрархічній системі управління і галузевої належності, а в межах її – за функціональним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому розділові переліку.

Структура типового переліку :

1. Документи, що утворюються в управлінській діяльності: організація системи управління; прогнозування, планування, ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова політика; облік та звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток населення; науково-інформаційна діяльність; економічне, науково-технічне і культурне співробітництво з зарубіжними країнами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-господарське обслуговування; діяльність громадських організацій.