Основними завданнями архіву є:

● прийняття від структурних підрозділів і первинних громадських організацій (далі - структурні підрозділи) установи та зберігання документів з паперовими носіями;

● контроль разом зі службою документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах установи;

· участь у складанні зведеної номенклатури справ установи, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

· подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою до відповідного державного архіву

· проведення попередньої експертизи цінності документів, що зберігаються, складання та подання на розгляд експертної комісії установи описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу установи та актів про виділення до знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;

· створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

· організація користування документами, видавання в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

· підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідного державного архіву;

· участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників установи, які відповідають за роботу з документами.

Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

• вимагати від структурних підрозділів установи передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;
• повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
• давати структурним підрозділам установи рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
• запитувати від структурних підрозділів установи відомості, необхідні для роботи;
• інформувати керівництво установи про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
• брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в установі, у разі розгляду на них питань роботи з документами.

Для нормального функціонуванняархівних установ з постійним складом документів, потрібні такі служби:

· архівосховище

· читальний зал з бібліотекою;

· лабораторія фото- і мікрокопіювання;

· реставраційно-палітурна майстерня (дільниця);

· ремонтно-технічна майстерня;

· приміщення для науково-довідкового апарату;

· робочі кімнати співробітників та підсобні приміщення.

Приміщення архіву складаються з:

· сховища для зберігання документів;

· робочої кімнати працівників архіву;

· окремої кімнати (читального залу) для роботи з документами відвідувачів.

6.2. ВИРОБНИЧІ ПІДРОЗДІЛИ АРХІВУ ТА ОСНОВНІ АРХІВНІ ТЕХНОЛОГІЇ

Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно, як правило, має необхідне технологічне обладнання і устаткування: системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, картонажі, транспортні візки, розсувні драбини, ліфтові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо.

Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт, пов'язаних із забезпеченням збереженості документів – дотримання температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезинфекція та дезінсекція, видавання та підкладання справ до картонажів, проведення перевірок наявності документів, участь у громадському огляді стану їх збереженості тощо.

Архівосховища є об'єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід до сховищ особам, не визначених наказом, категорично заборонено, як і вхід у верхньому одязі, з сумками тощо.

До основних підрозділів архіву належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен архів на основі затверджених Держкомом архівів України Правил використання документів НАФ через читальні зали.

Згідно чинних правил, у разі публікації архівних документів дослідник зобов'язаний подавати в установленій формі посилання на архів, фонд, опис, справу та аркуші.

Наприклад: ЦДАВО України, ф. 14, оп. 1, спр. 125, арк. 18-21. Він несе відповідальність за достовірне передання тексту документів, їхнього змісту.

З діяльністю читального залу тісно пов'язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання документів. Співробітники готують на кожний запит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку.

Для виконання запитів громадян нормативами передбачено місячний термін.

Тематичні запити виконують наукові співробітники або провідні архівісти. Для виконання складних запитів можуть створюватися тимчасові робочі групи. Термін виконання запиту визначає керівник архіву.

Заслуговує на увагу робота реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) – одного з основних виробничих підрозділів архівної установи. Шляхом реставрації, ремонту та оправи документів вона забезпечує підтримання їхнього належного фізичного стану.

6. 3. ПЛАНУВАННЯ І ЗВІТНІСТЬ АРХІВІВ

Планування є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План має дві частини – текстову і розрахункову.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Класифікація звітів:

Форма № 1 - паспорт архівної установи. Паспорт архіву установи призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві. Крім того, у паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

Паспорт архіву складається щорічно в двох примірниках, один з яких надсилається відповідному державному архіву не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.

Паспорт державного архіву заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до Держкому архівів України до 1 лютого.

Форма № 2 – звіт про виконання плану розвитку архівної справи

- забезпечення збереженості документів, створення та розвиток науково-довідкового апарату, використання та публікація документів.

- види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 1 лютого.

Форма № 3 (для місцевих архівів установ зі змінним складом документів)

- про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні.

- відомості про кількість установ – джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо.

За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 20 січня.

Форма № І-К -про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів

Форма № 6-ПВ - про чисельність окремих категорій працівників. Звіти подають до 5 січня.

Бухгалтерська звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА

1. Архівознавство: Підруч. для студ. вищ. навч. закладів / Гол. ред. Я. С. Калакура. К., 1998. - 314 с.

2. Архівознавство: Підр. для студ. іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І.Б. Матяш. - Вид. 2-ге, випр. і доп. - К.: Видавн. дім "КМ Академія", 2002. - 356 с.

3. Перший український термінологічний тлумачний нормативний словник "Архівістика" (1998) - колективна праця, здійснена під керівництвом К. Є. Новохатського.

4. Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УНДІАСД. - К., 1996.

5. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. –К.:Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, 1997.

6. Закон України про Національний архівний фонд та архівні установи. –К, 2001

7. Веб-сайт „Архіви України”. WWW.ARCHIVERS.GOV.UA

ТЕМА 7: ОРГАНІЗАЦІЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

Зміст:

7.1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ СИСТЕМИ АРХІВНИХ УСТАНОВ

7.2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВУ

7.3. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВНОГО ФОНДУ

7.4. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ СПРАВИ

Ключові слова:міжархівний, внутріархівний, внутріфондовий рівні, рівень сукупності, фондоутворювач, загальнодержавні і документи місцевого значення, фондоутворювач, документ, архівний фонд, документальний фонд, фондування, фондова належність, хронологічні межі, документальний комплекс, фонд особового походження, фонд офіційного походження, назва архівного фонду, архівна колекція, об’єднаний архівний фонд, справа.

Цілі та завдання вивчення теми: Успішне вивчення дозволяє мати уяву про організацію архівних документів, знати види архівних фондів, визначати фондову належність документів.

Актуалізація питань, пов'язаних з виявленням джерел, методикою їх використання є помітною рисою новою історіографічної ситуації. Формування Національного архівного фонду України, входження його ретроспективної інформації у світовий комунікативний простір вимагають перегляду основ організації архівних документів.

Організація документів НАФ має основні структурні рівні: міжархівний – розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний – формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий – систематизація документів на рівні фонду; рівень сукупності документів – їх систематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).

Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

· належність документів до документації одного утворювача;

· право власності на документи;

· строки зберігання документів;

· ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

· належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць (область, округ, район, місто);

· історичні умови, час і місце створення;

· належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;

· види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;

· рівень доступу до документів.

7.1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ СИСТЕМИ

АРХІВНИХ УСТАНОВ

На організацію документів на міжархівному рівні впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів. При цьому документи поділяються на загальнодержавні і документи місцевого значення.

Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди:

· у межах сучасної України в діяльності центральних органів державної влади і управління, підприємств, установ і організацій, що поширюють свою компетенцію на всю або значну частину її території;

· за межами України в діяльності провідних органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій і об’єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій;

· у межах сучасної України в діяльності місцевих установ, якщо склад і зміст документів, переважно відображає історію не лише окремого регіону, а й усієї країни, а також у випадках, коли документна інформація має практичну цінність і може широко використовуватися в загальнодержавному масштабі.

До комплексу документів місцевого значення належать документи, що утворилися в діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що діяли або продовжують діяти на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо документи цих органів, підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення.

Документальні комплекси загальнодержавного значення зосереджуються в сховищах центральних державних архівів відповідного профілю, галузевих державних архівів і архівних підрозділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.

Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державних архівах областей, Автономної республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установ, якщо вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ.

Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держком архівів України спільно із зацікавленими архівними та іншими установами.

Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови і місце їх створення. За категоріями доступу документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремленні за цією ознакою документальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.

7.2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВУ

Організація документів у межах архіву відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає комплекс робіт, пов’язаних з утворенням архівних фондів і наданням їм назв, визначенням або уточненням фондової належності архівних документів, визначенням хронологічних меж архівних фондів.

У діяльності кожного фондоутворювача виникає комплекс документів, який називаютьдокументальним фондом. Документальний фонд – це сукупність документів, утворюваних (через безпосереднє створення і/або отримання, збирання) одним (одноособовим або колективним) утворювачем в процесі його діяльності/ життя і діяльності з певною функціональною/ поточною або особистою/ діловою метою.

Частина документів з тимчасовими строками зберігання після експертизи цінності знищується як така, що не має наукового і практичного значення, а інші документи надходять до архівів на постійне зберігання.

Архівні документи складаються в архівні фонди. Термін “архівний фонд”розглядається як визначення комплексу документів, історично або логічно пов'язаних між собою в наслідок діяльності певної установи, організації, підприємства чи окремої особи, що підлягає архівному зберіганню на підставі результатів відповідної експертизи.

До класифікаційних ознак належать структурна, хронологічна, галузева (функціональна, тематична), номінальна, географічна та ін. У кожному конкретному випадку визначаться набір ознак, головних і другорядних, за якими й проводиться класифікація документу.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційного походження. Обов’язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації. Формальнимим ознаками самостійності фондоутворювача – юридичної особи є наявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства.

Помітною ознакоює ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених фондоутворювачем документів.

Фізичні особи є фондоутворювачами фондів особового походження.

Фондом особового походженняназивають архівний фонд окремої особи, сім'ї, роду, який утворився впродовж їх життя і діяльності.

Такі фонди поділяться на особові, сімейні та родові.

У фонд сім'ї входять матеріали не більше трьох поколінь, а у фонд роду – не менше чотирьох.

Фондоутворювачами можуть бути державні, політичні й громадські діячі, видатні вчені, діячі літератури та мистецтва, а також інші особи, внаслідок життя і діяльності яких виникли документи, що мають певну культурно-історичну цінність.

До складу особового фонду можуть бути віднесені й документи, створені після смерті фондоутворювача: некрологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо.

Для раціональнішого розміщення документів в архівах, спрощення обліку документів, створення компактного і якісного науково-довідкового апарату створюються об'єднані архівні фонди

Об'єднаним архівним фондомназивають фонд, що складається з документів, які утворилися у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-організацій з історично зумовленими зв'язками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) і зібрані разом для зручності користування ними.

Сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками, називається архівною колекцією.

Їх формують на основі не історичних (об'єднаний архівний фонд), а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного.

Утвореним архівним фондам на першому етапі фондування надають назви.

· Назва архівного фондуустанови складається з офіційної повної та скороченої назви фондоутворювача з усіма перейменуваннями в хронологічній послідовності, підпорядкуванням, місцезнаходженням, крайніх дат існування під кожною з назв.

· Назва особового архівного фонду складається із загальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи – метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів, криптонімів (підпис під твором замість прізвища автора) тощо; визначення сфери творчої, громадської, державної і політичної діяльності (професії) особи із зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культури та крайні дати життя особи.

· Назва об’єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загальної назви підпорядкованих їй установ.

· У назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст колекції, найменування установи-фондоутворювача і крайні дати періоду формування колекції або прізвище, ім'я й по батькові колекціонера і крайні дати його життя.

За ступенем цінності архівні фонди поділяються на три категорії, що визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інформативності документів фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних і унікальних документів:

· фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи.

· фонди, документна інформація стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є особливо цінними.

· фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів першої та другої категорій.

Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комісії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу, що визначаються як конфіденційні, та документи, передані їхнім власникам на умовах дотримання певного обмеження доступу, організуються на загальних засадах. Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідальних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

У процесі фондування чи підготовки документів до передання на архівне зберігання інколи виникає необхідність визначення фондової належностідокументів. Воно відбувається на підставі вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документального масиву.

Ознаками визначення фондової належності документів вважають

1. Окремі елементи, якщо в них міститься назва фондоутворювача. Наприклад, у справі є протоколи засідань вченої ради Київського університету імені Тараса Шевченка. І хоча на обкладинці справи не вказано назву фондоутворювача, можна впевнено вважати, що ним є названий університет.

2. Назву установи-одержувача, реєстраційний штамп чи зміст документа.

3. Фондову належність копій вихідних документів можна визначити за назвою установи – автора документа, яку вказано поряд з підписом посадової особи в кінці документа, або за змістом документа.

Під час визначення фондової належності документів необхідно врахувати таке:

· вхідні документи належать до фонду установи, що їх одержала;

· копії вихідних документів належать до фонду установи, що є автором документів;

· внутрішні документи належать до фонду установи, у якій вони складені.