Определение целей участия фирмы в работе выставки
Процесс участия предприятия в работе выставки.
Официальное закрытие выставки.
Монтаж экспозиции.
7) Торжественное открытие выставкии официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы правительства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.
8) Открытие выставки для посетителей.Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первою половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую — для широкой публики.
9) Обеспечение рабочей программы выставки.
11) Демонтаж выставочной экспозиции.Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка
12) Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов и т. п.).
Основные этапы:
1) Принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке.
3) Выбор конкретной выставки, для чего анализируются:
- время и место проведения выставки
- авторитет выставки/ярмарки на целевом рынке фирмы
- численный и качественный состав участников и посетителей
- уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке.
- возможность предоставления выставочных площадей и услуг
- разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.
4) Подготовительно-организационный период. После того как сделан выбор в пользу конкретной выставки, фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии. Параллельно с этим решаются следующие организационные вопросы:
- Определение концепции и объема участия фирмы в работе выставки.
- Отбор и подготовка персонала для работы на выставке (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков и т. д.)
- Разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий
- Выбор возможного посредника (агента) оказывавшего бы услуги вобеспечении участия в выставке
- Определение размеров необходимых выставочных площадей, объема различных материальных и финансовых ресурсов
- Изучение возможностей экспорта в страну организатора выставки и ее таможенного законодательства
- Установление деловых контактов с администрацией выставки, заключение контракта на выставочные услуги (так называемый бланковый договор)
- Вопросы страхования экспонатов и сотрудников
5) Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке. Он включает в себя:
5.1 окончательный отбор образцов продукции, экспонатов, которые будут демонстрироваться. Принципы при отборе экспонатов:
- перечень экспонатов составлять только после тесного сотрудничества всех отделений;
- принимать во внимание продукцию конкурентов;
- выбирать самый лучший из своих товаров;
- избегать влияния эмоций при выборе экспоната;
- цены должны быть установлены на каждый экспонат.
5.2 разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжение и т.п.
Стенд– это предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру.
Размеры стендов зависят от:
- количества и вида экспонатов;
- ожидаемого количества посетителей;
- особых запросов экспонента;
- размера и авторитета фирмы;
- размера стендов конкурентов.
Основные типы расположения стендов:
- линейный, угловой, «полуостров», «остров», сквозной, «визави».
5.3 генеральную компоновку экспозиции фирмы - распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.
Выставочная площадка фирмы-участницы условно разбивается на 3 основные зоны:
a) публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты и т. п.);
b) рабочая (место для проведения переговоров коммерческих представителей фирмы со специалистами и потенциальными заказчиками);
c) служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, специальной литературы, рекламных носителей, сувениров и т. п.).
После решения указанных вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. Затраты крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях могут составлять 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации. Причем для предприятий, производящих товары индивидуального потребления, этот показатель, как правило, несколько ниже — около 5-10%, а для производителей средств производства выше - 30-35%.
Типичная структура затрат на участие в крупной международной выставке:
- арендная плата — 15-20%:
- монтаж экспозиции — 40-50%
- демонтаж экспозиции — 5-10%;
- расходы на рекламоносители — 5-10%:
- представительские расходы — 15-25%.
6) Работа в ходе функционирования выставки.
На этом этапе важнейшим инструментом для поднятия популярности экспонентов является организация контактов со СМИ.
Классическими формами таких контактов являются:
1) пресс-конференции..
2) Интервью,
3) Пресс-релиз – связующее звено в сотрудничестве между СМИ и ответственным по связям с общественностью, используется для рекламы предприятия по случаю его участия в выставке-ярмарке.
4) досье для пресс-центра выставки-ярмарки. Задача – привлечь журналистов к посещению стенда экспонента. Помещается на специальных стеллажах для прессы и раздается бесплатно.
Неотъемлемым элементом эффективной работы стенда является периодическая проверка предпринятых действий и переоценка данных на основании динамики развития событий. Такая оценка должна осуществляться в конце каждого рабочего дня. Она предполагает:
- проверку хода выполнения целей участия, состоящую в качественной оценке результатов: количество и объем полученных заказов, число осуществленных контактов, количество распространенных печатных материалов;
- изучение соотношения между результатами усилий по привлечению посетителей и тем, какой ценой они были достигнуты: что имело наибольший отклик, что конкретно помогло удержать посетителей, что оказалось совсем неэффективным, что вызывает раздражение и т.п.
- качественный анализ содержания информации, полученной от посетителей и конкурентов;
- оценка замечаний, реакций и общей критики со стороны посетителей.
Основное внимание должно уделяться посетителям-коммерсантам. Для них должна быть обеспечена свобода передвижения по стенду, получение непосредственной и достоверной информации, понимание их роли со стороны персонала, прием по всем правилам.
Основные типы посетителей:
1) с точки зрения поведения:
- рационалисты – планируют посещение выставки еще в офисе, составляют распорядок дня, точно знаю, зачем пришли;
- фланеры – поклонники многолюдных стендов, на которых проводятся различные мероприятия;
- неуверенные в себе – многолюдные стенды, терпеливы и требовательны;
- своевластные – диктуют свои условия, высокомерны, эгоистичны;
- нервозные - ценят скромность;
- новаторы – ищут новинки;
- консерваторы – предпочитают классический арсенал стенда, последовательны, строги в ценах;
- случайные посетители;
- «туристы» - лица, производящие серьезное впечатление, но в действительности не имеющие специальных интересов;
- воображалы; «проспектоеды»; застенчивые; «франты»; грубияны; шпионы.
2) с точки зрения сферы интересов:
- интересующиеся потребительскими товарами;
- интересующиеся промышленными товарами.