Загальна характеристика інформаційно-аналітичного забезпечення

Вступ

ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Лекції з теми 2

Підготували:

професор кафедри, д.ю.н.,

професор Стрельцов Є.Л.

доцент кафедри, к.ю.н.,

Загіка Г.В.

Обговорена та схвалена

на засіданні кафедри

управління та інформаційно–

технічного забезпечення ОВС

“___“ серпня 2009 р.

Протокол № 1

ОДЕСА 2009

План:

1. Загальна характеристика інформаційно-аналітичного забезпечення.

2. Визначення та структура систем підтримки прийняття рішень (СППР).

3. Проблеми та практика використання експертних систем у правовій діяльності та при розслідуванні злочинів

Теми рефератів:

1. Інформаційно-аналітичні забезпечення як управлінська функція.

2. Роль права у забезпеченні інформатизації інформаційно-аналітичної діяльності в соціальному управлінні.

3. Експертні системи як вид систем штучного інтелекту.

Рекомендована література:

1. Закон України “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах” від 05.07.94 // Відомості Верховної Ради України - 1994. - № 31. Ст.286.

2. Закон України “Про інформацію” від 02.10.92 // Відомості Верховної Ради України - 1992. - № 48 - Ст. 65.

3. Закон України “Про Національну програму інформатизації” від 04.02.1998 // Відомості Верховної Ради України. – 1998. - № 27-28. – Ст. 181.

4. Інформатизація управління в органах внутрішніх справ: Посібник /В.Г. Хахановський, П.П. Підюков, В.М. Смаглюк та ін. – К.: Національна академія внутрішніх справ України, 2003. – 216 с.

5. Компьютерные технологии в юридической деятельности. - М.: БЕК, 1996.-306с.

6. Інформатизація управління соціальними системами: Організаційно-правові питання теорії і практики: Навч. посіб. /В.Д. Гавловський, Р.А. Калюжний, В.С. Цимбалюк та ін. – К.: МУАП, 2003. – 336 с.

7. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління. - К.. - МАУП, 2002. – 224 с.

8. Копылов В.А. Информационное право: Учебник. – М.: Юрист, 2002. – 512 с.

9. Овчинский С.С. Оперативно-розыскная информация. - М.: ИНФРА-М. - 2000. - 367 с.

Філософська наука трактує управління як функцію організованих систем, що забезпечує збереження їх структури, підтримання режиму діяльності, реалізацію їх програм, досягнення їх мети. Управління притаманне лише складним соціальним і несоціальним динамічним системам, іманентним атрибутом яких є самоуправління, тобто здатність до впорядкування системи, приведення її у відповідність до об'єктивної закономірності, що діє в даному середовищі, до оптимізації функціонування системи. Управління здійснюється в системах, в яких існує мережа причинно-наслідкових залежностей, здатних у межах даної основної якості переходити з одного стану в інший. Цей процес забезпечує стабілізацію і розвиток системи, збереження її якісної визначеності, підтримання динамічної взаємодії з середовищем. Оскільки такі системи функціонують в умовах безперервних змін внутрішнього і зовнішнього середовища, завдання управління полягає в тому, щоб якомога доцільніше і більш оперативно реагувати на ці зміни, що забезпечується своєчасною перебудовою функціональної та організаційної структур системи відповідно до притаманних їй закономірностей і тенденцій.

На сучасному етапі і насамперед у великих організаціях інформаційна діяльність, або інформаційно-аналітичне управління, стає відносно самостійним видом діяльності. Водночас, щоб бути ефективною, інформаційна діяльність повинна здійснюватися відповідно до загальних положень і механізмів управління. З іншого боку інформаційна діяльність, як окремий вид послуг, має свої особливості, без врахування яких нею неможливо ефективно управляти.

Інформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень.

Треба зазначити, що управлінські рішення, на відміну від рішень, які приймаються, наприклад, у сфері теоретичних, фундаментальних наук, спрямовані на розв'язання конкретних питань, як правило, мають чіткі термінові межі й у встановлений період повинні втілюватись у життя. Тому продукт, створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу повинен бути придатним для використання замовником. корисним для нього вже в момент свого створення. Сам же результат інформаційно-аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа. Із всього наведеного випливають основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, сформульовані ще кілька десятиріч тому фахівцем зі стратегічної розвідки американським генералом Вашингтоном Плетом: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно.

Достовірність повідомлення є ключовою ознакою при оцінці будь-якого інформаційного документа, створеного в результаті аналітичної діяльності. Вона забезпечується завдяки правильному поєднанню ряду моментів, що визначають результативність роботи аналітика. Головними серед них є:

- глибоке розуміння дійсності тим, хто аналізує повідомлення;

- правильний відбір фактів, які стосуються об'єкта аналізу;

- виділення на підставі аналізу фактів, основних моментів явищ і процесів, причинно-наслідкових зв'язків.

Як бачимо, вирішальну роль при підготовці достовірних аналітичних матеріалів має рівень кваліфікації виконавців робіт – професійні знання, ерудиція, вміння орієнтуватись і робити висновки в нестандартній ситуації тощо.

Другим основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є своєчасна підготовка документів. Своєчасність отримання інформації багато в чому визначає її цінність для користувача. Значення своєчасного подання інформації особам, які приймають рішення, може бути настільки великим, що заради нього варто навіть дещо поступитися достовірністю повідомлень. Звичайно, йдеться не про суттєву зміну змісту повідомлення, а лише про певне зниження ступеня його точності. Адже, як зазначалось у попередніх розділах, достовірність інформації визначається її здатністю відображати реально існуючі об'єкти з необхідним ступенем точності.

Третім основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є ясність викладення матеріалу. Суть реалізації цього принципу полягає в тому, щоб зробити доступними для інших результати роботи аналітика. Адже саме коректне сприйняття інформації робить її переконливою для споживача, а отже, забезпечує успіх справи. Іноді автор забуває про це.

Інформаційно-аналітичний документ має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим. Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим, доступнішим для споживача, якщо дотримуватись ряду правил. Перш за все він повинен мати чітку структуру. Кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями. Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного вживання спеціальних термінів. Не можна забувати, що єдине призначення спеціальних термінів у інформаційно-аналітичній роботі – точна та коректна передача споживачеві змісту повідомлення. Якщо ж постає дилема: дотримуватися літературного стилю, дещо знизивши точність і коректність висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точності та коректності видання матеріалу пожертвувати якістю його літературного стилю, треба віддати перевагу другому варіанту. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа не поступаючись його достовірністю.

До поняття “інформаційне забезпечення” обґрунтовано віднесений організаційний аспект, який вказує на головні напрями правового регулювання саме інформаційного забезпечення.

Таке значення цього терміна може бути співвіднесеним з організацією діяльності, пов'язаною зі збором, реєстрацією, передачею, зберіганням, опрацюванням і поданням інформації.

Поняття “інформаційне забезпечення” найбільше відповідає поняттю створення і підтримки відповідних організаційно-функціональних характеристик системи соціального управління. Тобто існують об'єктивні причини для виділення трьох значень поняття “інформаційне забезпечення”:

· як забезпеченості системи управління відповідною кількістю інформації;

· як діяльності пов'язаної із організацією збору, реєстрації, передачі зберігання, опрацювання і представлення інформації;

· як діяльності щодо формування цілеспрямованої суспільної та індивідуальної свідомості суб'єктів суспільних відносин щодо управління у конкретній сфері (це визначається такими категоріями, як реклама, паблік-рилейшнз формування суспільного іміджу суб'єкта управління, інформаційні операції інформаційна боротьба пропаганда і контрпропаганда тощо).

Продуктивне інформаційне забезпечення складається тільки з об'єктивних, своєчасних, достовірних відомостей які оцінюються як корисні знання (інформація) і з загального потоку даних вилучаються тільки відомості, які потрібні для певного рівня управління соціальними системами, зрозумілі цьому рівню і зменшують його ентропію (невизначеність). Інші дані утворюють так званий у теорії інформації шум.

Виходячи зі змісту сутності категорії “інформація”, виникає необхідність визначення категорії “інформаційно-аналітична робота” як вид забезпечення управлінської діяльності. Інформаційно-аналітична робота – це постійна дослідна діяльність (функція процесу управління), що охоплює своїм змістом широкий комплекс організаційних заходів і методичних прийомів для вивчення і оцінки інформації про зовнішні та внутрішні фактори функціонування системи управління щодо виконання визначених для неї мети і завдань.

Зазначене поняття є вужчим за значенням категорії “інформаційно-аналітичне забезпечення”. На наш погляд з урахуванням сегмента аналітичної роботи більш доцільним є вживання категорії “інформаційно-аналітичне забезпечення”.

У теорії та практиці в контексті інформаційно-аналітичного забезпечення також вживається така категорія, як “моніторинг”.

Моніторинг (від англ. monitoring, з лат. monitor – той, що наглядає і нагадує) – комінекс досліджень (спостереження, аналізу та інших методів пізнання дійсності) і контролю за станом чи процесами певного середовища прикладної системи (яка є об'єктом) з метою попередження про появу шкідливих, небезпечних чи бажаних факторів (явищ) для існування цієї системи.

На практиці інформаційне забезпечення охоплює систему руху і перетворення інформації включаючи класифікаційні переліки всіх даних, методи їх об'єктивного вираження, кодування, зберігання та передачі.

З погляду теорії інформації, інформація, яка оброблюється в системі управління, є предметом управлінської праці. У цьому зв'язку особливого значення набуває інший зміст інформаційного забезпечення як напряму управлінської діяльності і хоча його дослідженню приділяється багато уваги стосовно його складу ще не існує спільної думки.

Зокрема, представники теорії інформації розуміють під інформаційним забезпеченням сукупність методів і засобів що забезпечують функціонування інформаційних процесів. Розробники в галузі проектування й експлуатації сучасних багатопроцесорних і багатомашинних систем поняття інформаційного забезпечення визначають як сукупність єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації, уніфікованої системи документації, що певним чином організовані та описані за допомогою технічних засобів, які застосовуються для обслуговування користувачів різної відомчої підлеглості.

У процесі управління керівники постійно мають справу з інформацією як необхідним засобом розробки управлінських рішень та їх реалізації. Продуктивність і якість їхньої праці багато в чому залежить від належного інформування тобто своєчасного отримання та опрацювання потрібної інформації. За її допомогою здійснюються циклічні повторення стадій процесу управління отримання опрацювання повідомлень про стан керованого об’єкта, прийняття нових рішень і передача їх у формі управлінських команд.

Для того щоб інформаційне забезпечення управління було ефективним практика і теорія відпрацювали ряд вимог до нього. Серед них визначаються такі:

· мінімальність інформації – передбачає обмеження збирання і опрацювання лише тих повідомлень (інформації), без яких неможливо управляти об'єктом;

· достатність інформації – означає, що інформація має давати вичерпне й повне уявлення про функціонування об'єкта а також оптимальні чи близькі до них рішення. При визначенні потреб в окремих видах інформації слід у першу чергу враховувати значимість для управління й кожного виду, частоту створення, взаємозв'язок з іншими видами інформації.

Однією з головних вимог до організації управління є забезпечення високої вірогідності відомостей. Без правдивої інформації про об'єкт управління неможливо організувати його роботу, використати найдосконаліші методи управління.

Наприклад, успішна боротьба зі злочинністю потребує того щоб правоохоронні органи мали вірогідну й повну інформацію про різні об'єкти, які потрапили у сферу їхньої діяльності. Зокрема чим більшу інформованість має у своєму розпорядженні слідство про особу, об'єкти і обставини здійсненого злочину тим швидше розкривається злочин.

Для збору і прийняття такої інформації існують криміналістичні, оперативно-розшукові та інші види обліків (інакше – система карної реєстрації). Вони здійснюються спеціалізованими інформаційними підрозділами. Частина інформації централізована в масштабі України, інша – в масштабі міста області.

Недотримання вимог вірогідності призводить до того, що нормально функціонуюча (організаційно, технічно) система інформаційного забезпечення переробляє завідомо неправдиві вхідні дані, в результаті на виході вона також повідомляє неточні дані (дезінформацію). Дезінформація відповідно впливає на управлінські рішення, особливо такі, що мають державно-політичний характер.

Інформаційне забезпечення організації управління є однією з функцій створення умов (організовування) ефективності здійснення управлінської діяльності на всіх її рівнях. Цю функцію в теорії і практиці управління ще називають інформаційно-аналітичне забезпечення.

Вимоги до інформаційного забезпечення управлінської діяльності також визначаються особливостями характеристики інформації щодо кола осіб, яким вона призначена. Ці особливості можна визначити таким чином.

По-перше, інформація для широкого кола суб'єктів суспільних відносин (фізичних осіб, громадян, осіб без громадянства, іноземців тощо). Така інформація має бути лаконічною, але різноманітною за своїм змістом. За рівнем складності – максимально доступною і ясною, виключати багатозначність і хибне уявлення про конкретні явища.

По-друге, щодо надходження до системи управління інформація повинна бути систематичною і оперативною (швидкою). У таких випадках є виправданим застосування методу повторного інформування з різних джерел і порівняльного аналізу інформації (фактичною матеріалу).

По-третє, інформація має супроводжуватися методологічними порадами і рекомендаціями, бібліографічним змістом.

У результаті обмеженості чи необ'єктивності інформації може бути спотворена сутність управлінського впливу, знижена його ефективність вже після його ухвали. Це ставить проблему дослідження інформаційного забезпечення соціальних систем управління на одне з провідних місць у теорії управління соціальними системами (соціальній кібернетиці).

При визначенні інформаційних потреб органу управління слід мати на увазі, що становище керівника відрізняється від становища виконавців передусім широтою тематичних рамок його професійних інтересів. Крім цієї кількісної характеристики інтересів керівників, існує якісна різниця функціональної структури органів управління (прогнозування та планування, впровадження нової техніки, стандартизація та уніфікація, наукова організація праці та інше).

Важливою особливістю інформаційних потреб керівника є те, що у міру зростання його адміністративного рівня зростає й потреба в інформації міжгалузевого характеру. 3 підвищенням рівня керівництва збільшується значення зовнішніх факторів, їх вплив на прийняття управлінських рішень.

Говорячи про особливості інформаційних потреб керівників, слід підкреслити, що вони мають менше часу на вивчення інформації, ніж рядові співробітники, через різницю обсягів інформаційного потоку. Це ще раз підкреслює потребу чіткого визначення конкретних інформаційних потреб керівників (їх ієрархи) та опанування методів ущільнення інформації щодо змісту та рівня завдань, які вирішуються конкретним керівником.

Раціональна організація потоків інформації припускає, що необхідно відмовитися від емпіричного підходу до відбору інформації для кожного підрозділу і працівника апарату управління, виходячи з характеру завдань, які ними розв'язуються. Потреба в інформації різних ланок, суб'єктів управління неоднакова і визначається передусім тими завданнями, які розв'язує в процесі управління той чи інший керівник, працівник управлінського апарату, тими функціями, які він виконує.

Усі види інформації, потрібної для управління, складають його інформаційну систему. Під категорією “інформаційна система” ми розуміємо організаційно упорядковану і оформлену множину даних (документів), інформаційних потоків, каналів зв'язку, технічних і технологічних засобів, що забезпечують взаємозв'язок між елементами системи управління з метою її ефективного функціонування і розвитку.