Цели внедрения и основные преимущества работы с системой

Критерии оценки систем электронного документооборота

Создается перечень критериев:

1. Количественные и стоимостные параметры программного продукта (опыт разработчика и количество успешных внедрений, одновременная работа максимального количества пользователей, поддержка среднего документопотока за год, время освоения системы пользователями в днях, стоимость системы как лицензий, так и программно-аппаратных средств, стоимость дополнительных модулей системы, стоимость годовой технической поддержки системы, стоимость развертывания системы, стоимость обучения пользователей)

2. Качественные эксплутационные параметры (обеспечение работы в территориально отдаленных организациях, возможность применения ЭЦП, применение средств шифрования, обеспечение идентификации пользователей, разграничение прав доступа, регистрация и учет входа и выхода из системы, протоколирование пользовательских действий, обеспечение адаптации системы к изменению состава и структуры организации)

3. Параметры оценки программной платформы (поддержка технологи маршрутизации документов, наличие средств проектирования электронной регистрационной карточки, наличие в системе генераторов отчетов, наличие программного обеспечения, обеспечивающего поточный ввод документов, интегрирование систем ЭДО с другими электронными системами, )

4. Основные функциональные параметры (наличие мониторинга проектов, ведение архивов электронных документов и т.д.)

5. Функциональные параметры работы с документами (ведение электронных регистрационных карточек для обработки документов, ведение истории согласования документов, поддержка версионности документов, динамическая блокировка проекта документа или части документа в особых случаях, автоматическое уведомление сотрудников о поступлении документов и приближении истечения сроков исполнения документов, возможность присоединения файла замечаний, подписанных средствами ЭЦП, автоматизированная передача документов на хранение)

6. Дополнительные функциональные параметры (контроль дублирования и т.д.)

Цель внедрения СЭД – повысить эффективность функционирования организации.

Основные решаемые задачи:

1. Сокращение времени согласования

2. Повышение исполнительной дисциплины

3. Четкий и прозрачный контроль доступа

4. Контроль исполнения и сбор отчетность по исполнению

5. Сокращение времени доступа к документам

6. Классификация документов для облегчения их поиска

7. Структурированное хранение связанных документов