Групування даних

Групування і структура даних

Можливості групування і структуризації даних також відносяться до засобів керування даними в Ехсеl. Групування даних використовується для зручного представлення рядків і стовпців таблиці. Групування може бути багаторівневим і використовуватися для відображення або приховування інформації. При налагоджені структури списку або таблиці необхідно подумати над тим, яку інформацію потрібно буде одержати зі списку. По можливості треба записати дані у тому .вигляді, в якому вони повинні бути представлені. Це допоможе провести зворотний аналіз при плануванні структури списку. Ці кнопки можна знайти в категорії Данныена вкладці Командыдіалогового вікна налагодження панелей інструментів.

Якщо дані робочої книги мають загальні атрибути, для полегшення зчитування таблиць їх можна згрупувати. На рис. 23, наприклад, загальним атрибутом є місяць.

Рис. 23. Застосування команд групування до списку даних

При групуванні дані з декількох рядків або стовпців поєднуються таким чином, що їх можна приховати і відобразити одним натиском мишки. Щоб згрупувати дані, необхідно виділити декілька рядків або стовпців, а потім вибрати команду Данные\Группа и структура.У діалоговому вікні Группировкапотрібно вказати спосіб групування рядка або стовпця. При виділенні одного рядка або стовпця діалогове вікно не відображається, і спосіб групування встановлюється автоматично. У лівій частині вікна робочого листа відобразяться символи структури (рис. 23). За допомогою кнопок керування структурою можна в будь-який момент сховати або відобразити виділену інформацію (рис. 24). У Ехсеl це називається згортанням і розгортанням груп. Кнопка зі знаком "плюс" (+) означає, що група згорнута і відображаються тільки підсумкові дані. Знак "мінус" (-) показує, що група повністю розгорнута.

У прикладі, показаному на рис. 23, відобразити або приховати місяці можна за допомогою кнопок у лівій частині вікна. Крім того, у верхній частині області відображення структури знаходяться кнопки з цифрами 1 і 2, які використовуються для переміщення по рівнях групування. Натискування на кнопку з цифрою 1 приведе до згортання всіх груп і відображення тільки підсумкових результатів. Натиснувши на кнопку з цифрою 2, можна розгорнути групи і вивести сховані рядки другого рівня. Групувати можна не тільки рядка, але і стовпці. Групуванням стовпців можна ще більш обмежити рівень деталізації даних і відображати тільки узагальнюючі підсумки.

Після створення потрібної структури груп можна видалити з екрана символи керування структурою, що займають частину вікна робочого листа. Сама структура при цьому не порушиться. Налагодити режим відображення символів структури можна в діалоговому вікні параметрів, що викликається командою Сервис\Параметры.Потім на вкладці Видпотрібно встановити або зняти прапорець опції Символы структуры.