Тема: Информационные системы в управлении проектами
ЛЕКЦИИ 18-19
Проект – уникальный комплекс взаимосвязанных мероприятий для достижения заранее поставленных целей при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов. Целенаправленная деятельность временного характера, предназначенная для создания уникального продукта или услуги.
Пакеты управления проектами предназначены для планирования проектов и контроля за их выполнением. С их помощью можно рассчитывать варианты планов всех уровней детальности и выбирать из них наилучшие, оптимизировать использование ресурсов, определять резервы работ, формировать графики потребности в ресурсах и финансировании, вести наглядное отслеживание текущего состояния проекта в соотношении с плановым, выполнять стоимостной анализ хода работ, прогнозировать результаты имеющихся отклонений от плана, анализировать варианты корректировок планов.
Планирование включает в себя составление расписания выполнения работ (назначение сроков выполнения работ проекта), назначение ресурсов на выполнение работ проекта, определение необходимых затрат и их распределение во времени. Опишем подробнее процесс планирования и составляющие его субпроцессы.
Планирование. Планирование имеет основное значение для проекта, поскольку проект означает выполнение того, что до сих пор не выполнялось. Поэтому этот процесс включает в себя относительно много взаимозависимых субпроцессов. Эти зависимые субпроцессы состоят из:
─ планирования целей — разработки постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта). Этот этап планирования осуществляется до применения пакетов управления проектами;
─ декомпозиции целей — декомпозиции этапов проекта на более мелкие и управляемые компоненты для обеспечения действенного контроля. Такая декомпозиция осуществляется посредством составления иерархической структуры работ (ИСР) — разбиения проекта на этапы, субпроекты, фазы и т. д. до того уровня, на котором осуществляется учет и контроль выполнения;
─ определения состава работ (операций) проекта — составления перечня операций, которые входят в выполнение различных этапов проекта;
─ определения взаимосвязей операций — составления и документирования технологических взаимосвязей между операциями;
─ оценки длительностей (объемов) работ — оценки количества рабочих временных интервалов (необходимых объемов работ), необходимых для завершения отдельных операций;
─ определения ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта — определения общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации);
─ назначения ресурсов — определения ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ проекта;
─ оценки стоимости — оценки стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта, и фиксированных затрат на отдельные операции;
─ составления расписания выполнения работ — определения последовательности выполнения работ проекта, длительности операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат;
─ оценки бюджета — приложения оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (определение стоимости отдельных элементов ИСР) и определения распределения необходимых затрат во времени;
─ разработки плана выполнения проекта — интеграции результатов остальных субпроцессов для составления полного документа.
Корректировка. Составленный план приходится неоднократно корректировать в процессе выполнения проекта. Процесс корректировки заключается в повторном выполнении субпроцессов планирования на основании информации о ходе выполнения проекта. Во всех пикетах управления проектами предусмотрена возможность ввода информации о выполненных объемах и произведенных затратах для автоматизации подсчета оставшихся объемов, длительности и затрат. Эта информация необходима для составления планов выполнения оставшихся работ проекта, т. е. для корректировки плана с учетом состояния проекта. Кроме того, учет выполненных объемов нужен для принятия решения о проведении корректировки. Корректировка необходима, если нарушены сроки выполнения критических операций либо изменились цели и состав работ проекта. Если же задержка выполнения отдельных операций не превышает резервов времени выполнения этих операций, то корректировка составленного плана не является необходимой, поскольку сроки выполнения проекта и директивные сроки выполнения отдельных его этапов могут быть соблюдены.
Таким образом, важной функцией пакетов управления проектами является определение резервов времени выполнения операций, знание которых требуется для принятия решения о необходимости корректировки плана работ.
Финансовое моделирование. Планирование всегда связано с будущим, а модель является представлением ожидаемой реальности. Таким образом, представление возможных будущих стратегий может рассматриваться как моделирование будущего. Развитие моделирования в финансах идет по пути создания моделей, способных все более адекватно описывать реальность. Бурное развитие информационных технологий и вычислительной техники предоставляет специалистам широкие возможности в создании все более эффективных финансовых моделей.
Необходимость учета влияния множества динамически изменяемых во времени факторов ограничивает применение статистических методов, которые могут быть рекомендованы только для проведения грубых, предварительных расчетов с целью ориентировочной оценки эффективности проекта. Более эффективными, позволяющими рассчитать проект с учетом множества указанных факторов, являются динамические методы, основанные на имитационном моделировании. Имитационная финансовая модель предприятия обеспечивает генерацию стандартных бухгалтерских процедур и отчетных финансовых документов как следствие реализуемых во времени бизнес-операций. Под бизнес-операциями понимаются конкретные действия, осуществляемые предприятием в процессе экономической деятельности, следствием которых являются изменения в объемах и направлениях движения потоков денежных средств. Эти модели отражают реальную деятельность предприятия через описание денежных потоков (поступлений и выплат) как событий, происходящих в различные периоды времени.
Принимая во внимание то, что в процессе расчетов используются такие труднопрогнозируемые факторы, как показатели инфляции, планируемые объемы сбыта и многие другие, для разработки стратегического плана и анализа эффективности проекта применяется сценарный подход. Сценарный подход подразумевает проведение альтернативных расчетов с данными, соответствующими различным вариантам развития проекта. Использование имитационных финансовых моделей в процессе планирования и анализа эффективности деятельности предприятия или реализуемого инвестиционного проекта является очень сильным и действенным средством, позволяющим «проиграть» различные варианты стратегий и принять обоснованное управленческое решение, направленное на достижение целей предприятия.