Лекція 4. Класифікація і кодування економічної інформації.
1. Класифікація економічної інформації.
2. Методи класифікації ЕІ.
3. Поняття про кодування економічної інформації.
4. Методи кодування економічної інформації.
1. Класифікація економічної інформації
Інформацію, що циркулює в економічному об’єкті, можна класифікувати за різними ознаками. Розглянемо деякі з них.
1. За місцем виникнення і напрямком руху інформація ділиться на вхідну і вихідну.
Інформація, яка надходить в об’єкт управління, називається вхідною, а результатна – вихідною.
Кожен з цих видів інформації, своєю чергою, з погляду відношення до об’єкта управління, можна розділити на зовнішню і внутрішню. Внутрішньою називається така інформація, яка виникає всередині об’єкта (цеху, відділу). Зовнішня виникає за межами об’єкта. Зовнішня вхідна інформація підрозділяється на три групи: планова, нормативно-довідкова, про зовнішні викривлення.
Планова – всякого роду інформація про параметри об’єкта управління на майбутній період. Вона директивна і при оперативному управлінні коригується. Нормативно-довідкова інформація містить різні нормативні і довідкові Діні. Ця інформація вводиться і змінюється рідко. Інформація про зовнішні викривлення включає відомості, які характеризують зміну плану, недопостачання матеріалу і комплектуючих виробів, брак технологічної документації.
Внутрішня вхідна інформація підрозділяється також на три групи: про продукцію, процеси, внутрішні викривлення.
Інформація про продукцію включає в себе комплекс даних, які характеризують з кількісного і якісного боку всі види продукції, а також повідомлення про рух цих видів продукції в циклі виробництва.
Інформація про процеси являє собою дані про проходження технологічного процесу виробництва, стан транспортних засобів тощо.
Інформація про внутрішні викривлення включає повідомлення про простоювання обладнання, робітників, транспортних засобів, відсутність матеріалів тощо.
Внутрішня вхідна інформація поділяється на групи: планова (для ділянок і робочих місць), транспортні команди, технічні завдання майстрам, робочі команди на ліквідацію внутрішніх викривлень.
2. За стадіями утворення інформація підрозділяється на первинну і вторинну (похідну).
Первинна інформація виникає безпосередньо під час діяльності об’єкта і реєструється на початковій стадії процесу управління (стадії первинного обліку). Вторинна (похідна) отримується внаслідок обробки інформації і може бути проміжною або результативною.
Проміжна інформація містить результати розрахунків, які використовують як вхідні дані для подальших розрахунків. Вона є вихідною для одного розрахунку і вхідною для груп інших задач або для цього ж розрахунку, що створюється через деякий проміжок часу, тобто забезпечує зв’язок в середині інформаційної системи і взаємодію підсистеми.
Результатну інформацію одержують під час обробки первинної і проміжної інформації і використовують її для управління об’єктом і прийняття рішень.
3. За відношенням до процесу обробки інформація класифікується на таку, що піддається обробці, і таку, яка не піддається обробці.
4. За способом відображення даних інформація підрозділяється на текстову (алфавітну, цифрову, алфавітно-цифрову) і графічну.
5. За функціями управління економічна інформація ділиться на планову, нормативну, бухгалтерську, статистичну і оперативно-технічну.
6. За стабільністю інформація підрозділяється на змінну і умовно-постійну інформацію, яку коротко називають постійною.
2. Методи класифікації ЕІ.
Змінна інформація відображає фактичні кількісні і якісні характеристики виробничо-господарської діяльності об’єкта, вона може змінюватись для кожного конкретного випадку як за назвами реквізитів – ознак, так і за кількісними величинами реквізитів – основ. Змінна інформація, як правило, бере участь в одному циклі обробки, тому її називають разовою.
Постійна інформація залишається незмінною упродовж тривалого часу, багатократно використовується при обробці змінної інформації. Постійність інформації в часі характеризується коефіцієнтом стабільності, який визначається відношенням кількості позицій номенклатури, що не змінюється протягом певного періоду (як правило року), до загальної кількості позицій цієї номенклатури на початок цього періоду. До постійної зараховують інформацію, для якої коефіцієнт стабільності більший за 0,7.
Постійна інформація, своєю чергою, ділиться на нормативно-розцінювальну, довідкову, табличну, планову.
Нормативно-розцінювальна інформація містить діючі місцеві, галузеві і загальнодержавні нормативи, виражені в абсолютних і відносних величинах. До абсолютних належать норми часу і розцінки на виготовлення виробів, норми витрат матеріальних ресурсів, ціни на матеріали і вироби, тарифи тощо. Відносними є різні тривалий час діючі розрахункові коефіцієнти, процентні ставки тощо.
Постійна довідкова інформація включає опис постійних властивостей об’єкта у вигляді ознак, залежність яких тривала певний час. У наборі таких ознак завжди виділяється основна ключова ознака, якій відповідають певні значення інших ознак. Наприклад, табельному номеру працівника (ключова ознака) відповідають такі ознаки: відділ, цех. Дільниця. Категорія працівника, професія, розряд тощо.
До довідкової інформації можна зарахувати і структурну інформацію, яка визначає склад об’єкта або явища, наприклад розподіл цехів і відділів підприємства за видами виробництва, склад збиральних з’єднань тощо.
Таблична інформація містить заздалегідь обчислені показники, наприклад таблиці сум податків, таблиці сум амортизації.
Планова інформація містить планові показники, які багатократно використовуються під час розв’язання різних техніко-економічних задач. Вищеперерахована інформація, зафіксована в таблицях, довідниках, цінниках, утворює документальні масиви, дані яких підлягають групуванню, обчислювальній обробці.
Постійна інформація забезпечує розв’язання комплексу задач кожної інформаційної системи.
3. Поняття про кодування економічної інформації.
Класифікація і кодування - це дві невіддільні частини одного процесу - перекладу різноманітної економічної інформації з природної мови на формалізовану мову ЕОМ.
Засобом вираження результатів класифікації є кодування.
Кодування – створення і присвоєння коду класифікаційному угрупованню та об’єктові класифікації.
Код – знак, або сукупність знаків, узятих для позначення класифікаційного угруповання і об’єкта класифікації.
Алфавіт коду – система знаків, узятих для створення коду.
Основа коду – кількість знаків у алфавіті коду.
Розряд коду – позиція знака в коді.
Довжина коду – кількість знаків у коді без урахування пропусків.
Структура коду – умовне позначення складу та послідовності розміщення знаків у коді.
Контрольне число – розрахункове число, яке використовується для перевірки вірогідності запису коду.
Перекодування – присвоєння закодованому об’єктові нового коду.
Перекодувальні таблиці – таблиці взаємної відповідності кодів одних і тих самих класифікаційних угруповань, або об’єктів класифікації з різних класифікаторів.
Матеріальним утіленням класифікації і кодування є класифікатор.
Класифікатор – офіційний документ, що являє собою систематизований перелік назв і кодів класифікаційних угруповань або об’єктів класифікації.
Класифікатори можна створювати системним або локальним способом. За системного способу інформація класифікується з урахуванням вимог різних рівнів управління (підприємство, міністерство, відомство тощо), за локального – у межах одного підприємства, організації або установи.
Класифікація і кодування – невіддільний елемент створення і функціонування комп’ютерних ІС. Метою класифікації і кодування є упорядкування і взаємоузгодження різних предметів, понять, властивостей чи інших елементів інформації. Використанням кодів можна значно скоротити обсяги інформації та трудомісткість її обробки на всіх етапах технологічного процесу автоматизованої обробки даних.
4. Методи кодування економічної інформації.
Мета кодування номенклатур економічних даних полягає в тому, щоб подати інформацію в компактній і зручній формі. Нагадаємо, що процес кодування – це присвоєння умовних позначень різним об’єктами визначеної номенклатури за встановленими правилами на базі прийнятого для цього алфавіту, а сукупність правил, за якими присвоюються коди окремим об’єктам номенклатур, представляють собою метод або систему кодування.
Розрізняють порядкову, серійну системи кодування, систему повторення, розрядну (позиційну) і комбіновану системи кодування.
Порядкова система застосовується для кодування однозначних, стабільних і простих номенклатур. Вона передбачає присвоєння об’єктам цифрових номерів у порядку їх розміщення в номенклатурі з натурального ряду чисел без пропуску номерів.
Переваги даної системи –простота побудови кодів, мала значність, густота записів.
Недоліки – не передбачається групування об’єктів за ознаками; з появою нових об’єктів даної номенклатури порушується прийнята класифікація.
Серійна система служить для кодування аналогічних простих номенклатур і передбачає присвоєння серій номерів об’єктам, виділених в окремі групи за якою-небудь ознакою. У межах кожної серії об’єктам присвоюються номери по порядку. При цьому в кожну серію обов’язково включаються резервні коди, які можна присвоювати новим об’єктам даної номенклатури.
Переваги – найбільш економічна за кількістю розрядів, містить необхідний резерв вільних номерів для нових об’єктів.
Недоліки – важко встановити оптимальну кількість вільних номерів, важко запам’ятовувати.
Система повторення використовує буквені або цифрові позначення, які безпосередньо характеризують об’єкт, який кодується, (наприклад, вага, розмір об’єкта тощо) або асоціативно зв’язані з ним деякі дані, такі як місце розміщення, адреса тощо.
Коди повторення в чистому вигляді використовують рідко, але вони можуть входити в комбіновані коди.
Код повторення можна застосовувати, наприклад. Для позначення дат (рік, місяць, число), розрядів робітників і робіт, синтетичних і аналітичних рахунків тощо.
Переваги – легко запам’ятовуються, оскільки вони виражають ознаки, що склались в силу їх природної і логічної обумовленості.
Недоліки – вузькість застосування.
Розрядна (позиційна) система – застосовується для кодування складних багатозначних номенклатур: кожній класифікаційній ознаці відводиться певна кількість розрядів (позицій), яка залежить від кількості об’єктів у відповідному класифікаційному угрупованні. Така система відповідає ієрархічній класифікації. Розрядна система забезпечує чіткість і логічність кодів, чітке виділення кожної класифікаційної ознаки, зручність для машинної обробки інформації, але разом з тим вимагає збільшення розрядності коду. Крім того, позиційні коди часто характеризуються великою складністю побудови і відсутністю необхідної гнучкості при їх структурному утворені.
За розрядною системою можна побудувати коди матеріальних цінностей, коди причин і винуватці браку, простоювань устаткування.
Коди двозначних номенклатур (причин і винуватців браку, простоювань устаткування тощо) іноді називають матричними або шаховими.
Для кодування великих багатозначних номенклатур, які характеризуються і підлеглістю і незалежністю окремих класифікаційних ознак, використовується комбінована система, яка базується на різних поєднаннях принципів кодування за всіма розглянутими системами. Комбіновані коди при усій їх чіткості і логічності побудови мають найраціональнішу структуру, достатню гнучкість, її можна застосовувати як для ієрархічних, так і багато аспектних номенклатур.