Документация и документооборот

Документ – это специальный носитель информации, в котором по определенной форме закодирован свершившийся или предстоящий факт хозяйственной деятельности. Часть бухгалтерского дела, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Процесс движения документов, начиная от подготовки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив – документооборот. Организация документооборота – обязанность главного бухгалтера. В его же функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота, назначением которого является систематический контроль за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию.

Графики подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.

Формальная проверка заключается в установлении правильности их оформления путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписей, своевременности и т.д. В документах не допускается неаккуратное оформление, подчистки и незаверенные исправления.

Арифметическая проверка проводится для определения правильности арифметических подсчетов.

Проверка по существу заключается в установлении совершения хозяйственной операции, соответствия их требованиям целесообразности. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке, которая включает в себя следующие этапы:

1. Таксировка – оценка натуральных и трудовых измерителей в денежном (стоимостном) выражении, для этого в документе проставляются цены и определяются суммы;

2. Группировка – её проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально ответственных лиц и подразделений, а также отдельно по поступлению и расходованию материальных ценностей и денежных средств с целью подготовки сводных данных для составления бухгалтерских проводок и облегчения дальнейшей учетной работы;

3. Контировка – указание в первичных документах корреспонденции счетов по операциям.

Система управления документооборотом в организации осуществляется следующим образом:

· Разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

· Составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных, имеющих отношение к учетной работе;

· Составляется график документооборота;

· Создаются технологии обработки учетной информации;

· Разрабатываются номенклатура (систематизированный перечень дел организации) дел и порядок текущего хранения документов;

· Проводится экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка дел к длительному хранению.

Главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, их оформление и сдачу в архив. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях.

Документы необходимо систематизировать в дела – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Сроки хранения документов регламентируются:

1. Четыре календарных года деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству;

2. Не менее пяти лет по требованиям бухгалтерского учета;

3. Невостребованные подлинные личные документы хранятся до 50 лет, а личные дела – до 75 лет.

Для организации работы по уничтожению документов создаются экспертные комиссии совместно с представителями архивного учреждения.

Изъятие первичных документов может производиться только органами дознания, следствия, прокуратуры и судами на основании соответствующего постановления.

При работе с первичными документами возникает необходимость их защиты. Защита информации – актуальная постоянная функция бухгалтерии на любом этапе учетных процедур. На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами.

Экземплярность. Практически все документы составляются в нескольких экземплярах, что существенно снижает риск утраты информации.

Идентификация. Достигается наличием определенных реквизитов в документе.

Регламентация отношения к ошибкам. В денежных документах не допускается ошибки и исправления.

Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации, т.е. его реквизиты заносятся в специальный журнал.

Описи документов. При передаче документов от одного пользователя к другому составляется опись документов для каждого пользователя.

Тема 7. Профессиональная деятельность бухгалтера на стадиях жизненного цикла организации

Вопросы:

1. Особенности бухгалтерского дела на начальной стадии функционирования организации

2. Особенности бухгалтерского дела на стадии ликвидации организации

3. Особенности бухгалтерского дела на стадии реорганизации организации

1. Особенности бухгалтерского дела на начальной стадии функционирования организации

Деятельность организации начинается с её государственной регистрации. Создание нового юридического лица включает в себя этапы:

1. Наиболее трудоемкий этап. Включает в себя разработку проектов договоров учредителей и устава общества, формируется окончательный состав учредителей и рабочая комиссия для разработки необходимой документации, определяется окончательный размер уставного капитала и размер вкладов учредителей.

2. Проведение учредительного собрания, утверждается устав общества и органы управления, уточняются другие важные вопросы (льготы, оценка вкладов, др.).

3. Открытие накопительного счета, осуществление регистрации государственной в налоговом органе, постановка на налоговый учет, регистрация печати, присвоение статистических кодов, постановка на учет в Фонде социального страхования, Пенсионном фонде, Фонде медицинского страхования, открытие расчетного счета в банке, выпуск ценных бумаг.

Если юридическое лицо создается в виде ООО, то на момент государственной регистрации его уставный капитал должен быть оплачен не менее чем наполовину.

Для открытия накопительного счета в банк предоставляются следующие документы:

· Письменное заявление учредителей;

· Решение или протокол собрания учредителей о создании предприятия с указанием руководителя и уполномоченного лица-заявителя, ответственного за открытие и внесение денежных средств на счет;

· Проект устава;

· Проект учредительного договора;

· Перечень документов, предоставляемых в орган государственной регистрации, который включает:

1. квитанция об оплате государственной пошлины;

2. заявление о государственной регистрации;

3. справка об открытии накопительного счета;

4. решение о создании юридического лица;

5. учредительные документы;

6. выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное юридическое доказательство статуса иностранного юридического лица-учредителя.

Государственная регистрация осуществляется в пятидневной срок со дня предоставления документов.

Постановка на учет в качестве налогоплательщика производится в налоговом органе, при этом выдается свидетельство и присвоении ИНН, также организация получает и статистические коды для идентификации юридического лица:

· ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций – код организации в Едином государственном реестре предприятий и организаций.

· ОКОГУ – общероссийский классификатор органов государственной власти и управления – код принадлежности органу управления.

· ОКВЭД - общероссийский классификатор видов экономической деятельности.

· ОКФС - общероссийский классификатор форм собственности.

· ОКОПФ - общероссийский классификатор организационно-правовых форм.

· ОКАТО - общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления – код местонахождения.

Для открытия расчетного счета предоставляются следующие документы:

· Заявление на открытие.

· Договор на расчетно-кассовое обслуживание.

· Копию свидетельства о регистрации.

· Копию учредительных документов.

· Карточку с образцами подписей, оттиск печати.

· Протокол о назначении руководителя и лиц, имеющих право первой и второй подписи, а также выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, подтверждающая полномочия руководителя.

· Копия свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.

· Анкеты лиц, имеющих право подписи.

· Справку из органов статистики о присвоении кодов.

· Документ, подтверждающий регистрацию в Фонде социального страхования.

· Документ, подтверждающий регистрацию в Пенсионном фонде

· Документ, подтверждающий регистрацию в Фонде обязательного медицинского страхования.

2. Особенности бухгалтерского дела на стадии ликвидации организации

Ликвидация юридического лица – форма прекращения деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам. Проведение этой процедуры возможно в двух случаях: по решению учредителей или органа уполномоченного на это или по решению суда. В этом случае назначается ликвидационная комиссия, устанавливается порядок и сроки ликвидации. Ликвидация считается завершенной после внесения записи об этом в Единый государственный реестр юридических лиц. Ликвидация может быть как добровольной, так и принудительной.

Принудительная ликвидация происходит по решению суда в следующих случаях:

1. деятельность запрещена законом;

2. отсутствует надлежащее разрешение или лицензия;

3. неоднократно и грубо нарушались законы и нормативные акты;

4. иные основания, предусмотренные ГК РФ.

Добровольная ликвидация включает в себя следующие этапы:

1. Принятие общим собранием общества решения о ликвидации и назначении ликвидационной комиссии, сроков и порядка ликвидации.

2. Направление сообщения о ликвидации в налоговый орган и внебюджетные фонды.

3. Размещение сообщения, а также о порядке и сроках заявлений требований кредиторами в органах печати.

4. Проведение заседания ликвидационной комиссии после окончания сроков предъявления требований кредиторов, на котором утверждается проект промежуточного ликвидационного баланса.

5. Согласование промежуточного ликвидационного баланса с органом, осуществляющим государственную регистрацию.

6. Ликвидационная комиссия осуществляет продажу имущества с публичных торгов в порядке убывания ликвидности.

7. Ликвидационная комиссия подает заявление о снятии с учета в налоговый орган и внебюджетные фонды, которые проводят проверки и выдают справки об отсутствии задолженности перед бюджетом и внебюджетными фондами.

8. Со дня согласования с регистрирующим органом промежуточного баланса ликвидационная комиссия производит денежные выплаты кредиторам в следующем порядке:

· первая очередь – граждане, перед которыми общество несет ответственность за причинение вреда жизни и здоровью;

· вторая очередь – расчеты по выплате выходных пособий и оплате труда и выплате вознаграждений по авторским договорам;

· третья очередь – требования кредиторов по обязательствам, обеспеченным залогом имущества общества;

· четвертая очередь – задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами.

9. После погашения задолженности предыдущим кредиторам комиссия приступает к расчетам с другими кредиторами.

10. После завершения расчетов с кредиторами комиссией проводится утверждение проекта ликвидационного баланса.

11. Производится согласование проекта баланса с регистрирующим органом. (Промежуточный ликвидационный баланс – составляется по окончания срока для предъявления требований, а ликвидационный – после расчетов с кредиторами. Этот баланс является заключительным балансом организации, формируется по итогам инвентаризации, не содержит остатков по регулирующим счетам 02,05,14,16,42,59,63 и бюджетно-распределительным 96,97,98. Оценка имущества ведется по рыночной стоимости, группировка актива и пассива соответствует фактической степени ликвидности и порядку удовлетворения требований кредиторов).

12. После удовлетворения требований кредиторов комиссия распределяет между участниками имущество.

13. В ликвидационном акте отражаются расчеты с кредиторами и участниками.

14. Закрываются счета в банках, о чем сообщается в налоговый орган.

15. В архив передаются документы по личному составу, а также протоколы общих собраний общества, выдается соответствующая справка, которая передается в регистрирующий орган.

16. В регистрирующий орган комиссией передается следующая документация:

· устав;

· справки о снятии с учета в налоговом органе и внебюджетных фондах;

· письмо из органов статистики о снятии с учета;

· справка из банков о закрытии счетов;

· справка из архива;

· декларация на уничтожение печати и штампов

Регистрирующий орган выдает справку о ликвидации общества.

17. Комиссия подает копии справки о ликвидации в налоговый орган и внебюджетные фонды.

3. Особенности бухгалтерского дела на стадии реорганизации организации

Реорганизация юридического лица предполагает изменение организационно-правовой формы, состава её собственников, её имущества и обязательств, собственного капитала. Реорганизация может быть осуществлена по решению его учредителей. Процесс реорганизации может происходить в форме:

· присоединения общества;

· разделения общества;

· выделения общества;

· перерегистрация общества.

Основные этапы процедур процессов реорганизации следующий:

Присоединение общества

1. Заключение договора о присоединении, в котором указаны порядок и условия присоединения.

2. Принятие решения общим собранием участников обоих обществ о присоединении, утверждение договора и передаточного акта.

3. На совместном собрании принимается решение о внесении изменений и дополнений в устав и другие необходимые документы.

4. Государственная регистрация выпуска ценных бумаг и отчета об итогах выпуска.

5. Внесение изменений в устав общества, к которому осуществлено присоединение, связанное с увеличением уставного капитала.

Разделение общества

1. Исполнительный орган принимает решение о вынесении на повестку дня вопроса о реорганизации.

2. Проводится общее собрание, где решаются вопросы о порядке и условиях разделения, создания нового общества и утверждается разделительный баланс.

3. Уведомляются все известные кредиторы.

4. Публикация в средствах печати.

5. Участники каждого общества подписывают учредительный договор.

6. Проводится общее собрание, на котором утверждается устав, и избираются органы управления общества.

7. Проводится государственная регистрация, а в Единый государственный реестр вносятся соответствующие изменения.

Выделение общества

1. Исполнительный орган принимает решение о вынесении на повестку дня вопроса о реорганизации.

2. Проводится общее собрание, где решаются вопросы о порядке и условиях разделения, создания нового Общества и утверждается разделительный баланс, вносятся изменения в учредительные документы общества, предусмотренные данной процедурой.

3. Уведомляются все известные кредиторы.

4. Публикация в средствах печати.

5. Участники выделяемого общества подписывают учредительный договор.

6. Проводится общее собрание выделяемого общества, на котором утверждается устав, и избираются органы управления общества.

7. Проводится государственная регистрация возникших юридических лиц, а в Единый государственный реестр вносятся соответствующие изменения.

Перерегистрация общества

Под перерегистрацией понимаются изменения, вносимые в учредительные документы, зафиксированные Инспекцией Федеральной налоговой службы РФ. Для государственной регистрации изменений предоставляются:

· заявление;

· решение о внесении изменений в учредительные документы;

· изменения, вносимые в учредительные документы;

· документы об уплате государственной пошлины.

После этого необходимо зарегистрировать юридическое лицо, возникшее после реорганизации.