Прес-релізи
Прес-реліз– документ, у якому установа, підприємство подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації. Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті.
Прес-релізи бувають декількох різновидів.
• Прес-реліз-анонс – інформація в такому прес-релізі повідомляє про подію, що тільки має статися. Вчасно розісланий такий прес-реліз забезпечить присутність представників преси на події. Крім викладу суті майбутньої події в цьому прес-релізі можна дати відповідну передісторію цієї події, яка допоможе зацікавити пресу.
• Інформаційний прес-реліз – інформує про поточну, ще не завершену подію. У цьому прес-релізі дається тільки звіт про поточні зміни або новий поворот подій, припускаючи, що суть цієї події вже відома.
• Прес-реліз-новина – несе в собі інформацію про подію, що вже відбулась. Тут можна додати і короткі коментарі діючих або зацікавлених осіб.
Головною підставою для написання прес-релізу є усвідомлення необхідності ознайомити якомога ширшу аудиторію з подією (подіями), що пов'язана з діяльністю установи, підприємства, організації.
Подія може вважатися об'єктом новин, якщо вона: є цікавою, важливою для широкого кола людей; походить із джерела, що заслуговує на довіру; стосується подій, що відбулися нещодавно чи відбудуться незабаром; пов'язана із певним відкриттям, із захистом інтересів громадян.
Щодо написання текступрес-релізу не існує єдиних загальних настанов, але цей текст має бути коротким, достовірним і по суті. Щоб матеріал прес-релізу був надрукований у потрібних ЗМІ, бажано, щоб він відповідав таким правилам:
• інформація прес-релізу повинна бути цікавою і потрібною аудиторії того видання, куди направляється прес-реліз;
• інформація повинна бути актуальною, «на злобу дня»;
• інформація повинна бути близькою читачам, суспільно значущою. Добре, якщо інформацію можна пов'язати з якою-небудь суспільно важливою проблемою;
• інформація повинна бути «свіжою»;
• добре, якщо у прес-релізі присутні слова одного або декількох лідерів думок на дану тему.
Заголовок і вид прес-релізу є найбільш важливими у ньому. Саме по перших рядках журналіст визначає, чи цікава ця новина для його видання або її можна викинути. Тому заголовок повинен бути яскравим, щоб максимально зацікавити будь-кого, хто його почне читати.
Лід – це перший абзац. Він повинен складатися з одного речення, в якому коротко викладається суть новини (події і т. п.). Тут важливо вказати інформацію в такому порядку: хто є учасником події, що за подія, коли і де вона відбулася або відбудеться, чому вона відбулася і як воно сталося.
Прес-реліз не повинен містити оціночних даних або інформації рекламного характеру, він повинен бути невеликим за обсягом (не більше двох сторінок) і містити в собі інформацію тільки про одну-єдину новину.
Інформація в прес-релізі повинна відповідати вимогам того видання, куди він направляється. При підготовці прес-релізів слід, крім того, остерігатися вчинення найбільш типових помилок, що знижують ефективність документа. До цих помилок належать:
1. Включення в зміст неактуальної інформації, брак цікавої, орієнтованої на позитив фактури.
2. Спотворення структури документа.
3. Надмірна емоційність у поданні змісту, його перевантаженість незначними для розуміння суті справи деталями.
4. Перевищення рекомендованого (1-2 сторінки) обсягу прес-релізу.
5. Відсутність в документі довідкової та (або) контактної інформації чи неточності в ній.
Зміст прес-релізу будується за принципом перегорнутої піраміди: основне, ключова інформація викладається у першу чергу, а потім ступінь значущості та важливості інформації зменшується. Така перегорнута структура дає можливість читачу чи журналісту з перших рядків дізнатися найголовніше (навіть якщо він не дочитає матеріал), і навіть якщо на газетній шпальті буде недостатньо місця, редактор зможе безболісно скоротити матеріал, прибравши додаткові відомості і коментарі, але не загубивши головного. До того ж насичений початок привертає і утримує увагу читача.
Слід підкреслити значимість «людського фактора» у прес-релізі, який реалізується у цитатній мові. Цитати представників організації, експертів, лідерів громадської думки або споживачів надають повідомленням авторитетність, достовір-ність, переконливість і людський характер, що збільшує вплив на читацьку аудиторію.
Перевага віддається викладу у теперішньому часі, що не тільки створює ефект присутності, а й дозволяє не прив'язувати цитату суворо до якоїсь події.
У прес-релізах, що сповіщають про прес-конференції, необхідно вказати її тему та імена основних доповідачів, коло тих питань, які будуть висвітлені на прес-конференції, не розкриваючи їх суті. Бажано повідомити деякі подробиці, які могли б переконати редактора в доцільності висвітлення події (але не настільки, щоб відпала необхідність у приході на прес-конференцію).
Дуже важливо, щоб прес-реліз добре виглядав. Це означає, що не тільки правопис та граматика повинні бути бездоганними, а прес-реліз зручним для читання. Навіть папір, на якому він надрукований, повинен бути привабливим.
Добре оформлений прес-реліз підвищує довіру до самого повідомлення, а грамотне оформлення побічно свідчить про професіоналізм співробітників організації та достовірність інформації. До того ж яскравий логотип або цікавий конверт виділяють повідомлення серед безлічі інших. Це допоможе досягти першої мети – змусити редактора поглянути на надісланий прес-реліз.
Обов'язково вказуються прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, з якою редакція може зв'язатися, щоб отримати всю необхідну інформацію, – працівника, який займається цим питанням і досить компетентний, щоб вирішити можливі проблеми.
Абзаци повинні бути короткими – шість рядків максимум. При цьому кожна фраза має містити не більше 12-13 слів, щоб не стомлювати читача. Слова не слід розривати для переносів. Абзац повинен закінчуватися на сторінці, а не переноситися на наступну. У самому кінці тексту прес-релізу робиться відступ і по центру рядка друкується знак «###», який вказує на закінчення матеріалу (міжнародний стандарт).
Краще не робити ніяких підкреслень і виділень: редактори воліють самі вирішувати, що потрібно виділити. Уся інформація повинна бути багаторазово перевірена – орфографія, імена, дати, назви і т.п. Абсолютна чіткість і правильність – запорука успіху.
Прес-реліз повинен мати такі реквізити:
1. Повна назва підприємства, установи.
2. Назва документа.
3. Дата документа.
4. Дата опублікування (якщо прес-реліз призначений для термінового опублікування).
5. Номер документа.
6. Вказівка на місце складання документа.
7. Заголовок до тексту.
8. Лід-абзац (не повинен дублювати заголовок).
9. Основний текст.
10. Довідкова інформація.
11. Відмітка про наявність додатка.
12. Контактна інформація.
13. Відмітка про виконавця документа.
Усі ці реквізити оформлюються відповідно до стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» (ДСТУ 4163-2003).
© А.С. Крупник