Пояснювальні записки

Звіти

Звіт–це письмове повідомлення організації чи офіційної особи про виконання плану, завдання, доручень, зобов'язань за визначений період часу, про підготовку до заходів та їх проведення. Подаєть­ся вищій інстанції або посадовій особі. Це документ про витрату отриманих коштів (окремою особою, керів­ником групи чи організації).

Звіти бувають пе­ріодичні, що затверджуються керівником установи, і разові, адресовані посадовим особам, від яких одержа­но завдання чи доручення; текстові і статистичні, або цифрові (найчастіше перед бухгалтерією, підтверд­жені цифровими документами, товарними чеками тощо), які належать до обліково-фінансових. Текстові звіти пишуться на звичайному папері за встановленим зразком, ста­тистичні – на спеціальних бланках, виготов­лених друкарським способом.

Звіт має такі реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (вказуються установа, напрям діяль­ності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

- вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою або особою за звітний період);

- основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

- висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка (у звітах, які не виходять за межі структурного під­розділу, печатка, штамп установи не ставляться).

Деякі із звітів мають додаткові реквізити – погоджен­ня й затвердження, складаються в текстовій або таблич­ній формі. Наприкінці звіту дається пояснення причин невиконання певних пунктів плану чи викладаються пер­спективи їх виконання.

Звіт має композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, достатню обґрунтованість висновків і пропози­цій, стислість, точність формулювань.

Звіт – це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Ста­тистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених дру­карським способом бланках, текстові – на звичайному па­пері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

Звіт має таку структуру:

1. У заголовку, крім слова Звіт, подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи.

2. У вступній частині вказується коло завдань, які було по­ставлено перед організацією, установою чи особою за звітний період.

3. Далі йде точний опис викона­ної роботи із зазначенням позитивних і негативних прикладів.

4. У звіті мають бути висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє.

5. Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт.

6. Дата складання звіту.

7. Печатка установи (за потреби).

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу і містити вичерпні відповіді на усі запитання, а також узагальнення і висновки. Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його мати­муть заголовки, які повинні бути короткими і відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити і узагальнити чи­юсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

Пояснювальна записка–це 1) документ, який супроводжує і пояснює зміст окре­мих положень основного документа (плану, звіту, рішення колегіального органу тощо) або документа у цілому; у такій пояснювальній записці автор обґрунтовує мету, актуальність, новизну певного документа, викладає структуру, зміст та його функціональне значення; 2) документ, який складається з приводу будь-яких подій, ситуацій, вчинків і розкриває причини невиконання працівником певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо; у цьому варіанті пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи самого працівника.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі устано­ви, оформляється на бланку або стандартному аркуші із за­значенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім'я, по батькові (за потреби домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо пояснювальна записка направляється за межі установи, її оформ­ляють на бланку і реєструють.

Пояснювальну записку пишуть у довільній формі та оформляють аналогічно доповідній записці. Виклад тексту може бути прямим або оберненим, коли починають з висновків, а потім дають обґрунтування.

За формою доповідна, пояснювальна записки та пропозиція близькі й містять такі реквізити:

1. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається службова записка.

2. Назва документа.

3. Заголовок.

4. Зміст записки.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

6. Дата складання записки.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу; якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.