Інформація як матеріал комунікацій та її види

Інформацію можна класифікувати за певними ознаками: за повнотою охоплення явища, за періодом дії, за змістом, за рівнем достовірності тощо.

Класифікація інформації:

- за повнотою охоплення явища: повна, часткова, надлишкова;

- за періодом дії: разова, періодична, довгострокова, постійна;

- за змістом: адміністративна, фінансова, бухгалтерська, довідкова, конструкторська, технологічна;

- за достовірністю: достовірна, недостовірна;

- за формою подання: цифрова, буквена, кодована;

- за порядком виникнення: первинна, похідна;

- за характером носіїв інформації: документальна, не документальна;

- за призначенням: директивна (розпорядча), звітна, довідково-нормативна;

- за напрямком руху: вхідна, вихідна.

В.Зігерт та Л.Ланг описують поняття тотальної інформації.

Тотальна інформація — це не лише фрази, почуті або прочитані, а вся сукупність "сприйнятого сигналу":

● тон та інтонація голосу,

● настрій і зовнішній вигляд передавача,

● довколишня обстановка,

● спогади та асоціації.

Ефект комунікації залежить від цілого ряду соціально-психологічних факторів, які мають місце в процесі передачі та сприйняття інформації, що є її складовими. Особливо сильно проявляються соціально-психологічні фактори при мовній (словесній) передачі інформації. При цьому задіюються три канали її передачі та сприйняття кожною людиною:

● емоційний,

● нормативний,

● канал знань.

Емоційний канал тестує надходячу інформацію на відповідні асоціації, настрої, важливість тощо.

Наприклад, сприйняття інформації доповідача залежатиме від постановки його мови, зовнішнього вигляду, віку й посади, тобто від його емоційних елементів.

Крім цього, велике значення матиме манера поведінки доповідача, його жести, міміка, тобто його відповідність певним соціальним та особистим нормам, які прийняті в тому чи іншому колективі чи навіть суспільстві. Це все включається в поняття нормативного каналу сприйняття й передачі інформації.

І нарешті, в каналі знань відбувається оцінка змісту інформації, її призначення, що є найважливішим. Мета передачі інформації саме в тому й полягає, щоб вона набула якості знань у тих, для кого вона призначена. Але ця якість буде недостатньою або інформація буде сприйматися набагато важче й довше, якщо вона буде передаватися без відповідних емоційних та нормативних складових.

При передачі інформації дуже важливо постійно аналізувати трансакційні зв'язки. Адже якщо в інформації будуть домінувати емоційна й нормативна складові, то може і не відбутися її сприйняття отримувачем.

У комунікаційних процесах постійно виникають шуми. Інформаційний шум — це те, що деформує інформацію, її зміст (відхилення, помилки тощо).

Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації. Як правило, відправлена інформація ніколи не співпадає з отриманою. Є зона попадання відправлено й отримано), є частина сигналу, що не дійшла до адресата (відправлено, але не отримано), та є найбільш загадкова частина — щось доходить до адресата, не будучи відправленим. Тому при передачі інформації слід бути максимально точним і уважним.

Теорія інформації, основи якої були сформовані К. Шеноном, в число значущих властивостей високоякісної інформації відносить: ● час, ● зміст та ● форму .

Часовий вимір інформації передбачає, що інформація надається в міру необхідності - своєчасно; оперативно поновлюється - терміново; є доступною на минуле, теперішнє та майбутнє - періодично.

Змістовий вимір інформації означає: достовірність інформації — її точність; відповідність інформації вимогам конкретного користувача — її доречність; надання всієї необхідної інформації - її повноту; забезпечення тільки необхідною інформацією - її кратність (стислість).

Формальний вибір інформації вимагає, щоб вона:

o подавалась в простій, зрозумілій формі, тобто щоб вона була чіткою;

o забезпечувалась точними і підсумковими даними(була детальною);

o надавалася в описовій, цифровій або просторово-наочній формі і була показовою.

Способами наочного зображення протікання, наприклад, виробничого процесу можуть бути графіки. Використовують такі групи графічних засобів:

Ø діаграми - відображають кількісні співвідношення (показників, явищ);

Ø хронограми - характеризують зміну явищ у часі;

Ø органіграми - характеризують структуру і взаємовідносини явища;

Ø топограми - відображають явища у просторі.

3. Комунікаційний процес в менеджменті

Використовується інформація за допомогою комунікаційного процесу - процесу обміну інформацією на засадах використання певних складових та реалізації відповідних етапів з метою розв'язання конкретної проблеми.

Етапи комунікаційного процесу:

- зародження ідеї (її формування або вибір);

- перетворення ідеї в повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації тощо (тобто її кодування);

- вибір каналу і способу передачі повідомлення;

- сам процес передачі повідомлення (ідеї);

- декодування ідеї (повідомлення), перехід символів відправника в думки отримувача;

- оцінка і уточнення повідомлення отримувачем;

- здійснення зворотного зв’язку – отримувач і відправник міняються комунікаційними ролями.