Автоматизация бухгалтерского учета
Операционно-результативные счета
Операционно-результативные счета предназначены для учета отдельных хозяйственных процессов и определения результатов по ним. Например, счет 90 «Продажи» предназначен для обобщения информации о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности организации, а также для определения финансового результата по ним.
В организациях, ведущих розничную торговлю и учет товаров по продажным ценам, по кредиту счета 90 «Продажи» отражается продажная стоимость проданных товаров, по дебету - их учетная стоимость с одновременным сторнированием сумм скидок (накидок), относящихся к проданным товарам. На счете 90 «Продажи» формируется финансовый результат от экономической деятельности, составляющей основную цель создания организации, т.е. прибыль или убыток от продаж за отчетный месяц. Счет 90 «Продажи» сальдо «на отчетную дату» не имеет.
Счет 91 «Прочие доходы и расходы» предназначен для обобщения информации о прочих доходах и расходах (операционных внереализационных) отчетного периода. Счет 91 «Прочие доходы и расходы» сальдо на отчетную дату не имеет.
Характерные особенности этих счетов:
1) операционно-результативные счета предназначены для учета результатов операций, связанных с определенными процессами, путем сравнения двух оценок;
2) в дебете отражается фактическая себестоимость, а в кредите - отпускная стоимость (например, реализуемой продукции);
3) счета эти активно-пассивные, так как остаток может быть либо дебетовым, либо кредитовым; кредитовый остаток (превышение отпускной стоимости над фактической себестоимостью) означает накопление, а дебетовый (превышение фактической себестоимости над отпускной стоимостью) - потерю;
4) выявленный на этих счетах результат (накопление или потеря) списывается на счет Прибылей и убытков, после чего операционно-результативные счета закрываются и в баланс не показываются.
Автоматизированная форма учета, основанная на использовании электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. В основе этой формы учета заложен главный элемент метода бухгалтерского учета — документация. Но группировка и обобщение учетной информации производится с помощью вычислительных машин. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в виде справочников до начала работы, текущая информация — с первичных документов либо со специальных регистров учетных данных. Учетные данные обрабатываются по специальным программам, которым позволяют полученную учетную информацию хранить, направлять в дальнейшую обработку, выдавать на экран или распечатывать по запросу в виде любого документа, содержащего систематическую или хронологическую запись. Бухгалтер получает распечатанные регистры различного содержания, такие как ведомости, карточки, книги.
Программы, используемые в бухгалтерском учете на компьютере, принято подразделять на четыре класса: системные; прикладные; инструментальные; комбинированные.
Системные программы носят универсальный характер и предназначены для использования многих вспомогательных и управленческих задач. Они обеспечивают гарантированную работу прикладных программ. Среди них особое место занимают операционные системы, которые осуществляют режим диалога с пользователями, управление
компьютером и его ресурсами, а также подключают к работе прикладные профаммы. С бухгалтерскими профаммами в настоящее время работают операционные системы Windows 98, Windows 2000, Windows XP.
Прикладные программы в свою очередь подразделяются на шесть классов: мини-бухгалтерия; интегрированная система бухгалтерского учета; инструментальная система (конструктор); комплекс автоматизированных рабочих мест (АРМ); программы для ведения отдельных участков учета; заказные системы.
Мини-бухгалтерия. Программы этого класса предназначаются для организаций с малым количеством основных средств и небольшой товарной номенклатурой. Путем оформления и обработки бухгалтерских проводок они обеспечивают ведение аналитического и синтетического учета, упрощенного натурального учета, Главной книги, оборотной ведомости, некоторых журналов-ордеров и ведомостей.
Интегрированная система бухгалтерского учета. Программы этого класса гарантируют выполнение тех же функций, что и программы класса мини-бухгалтерии, но дополняют их множеством аналитических признаков натурально-стоимостного и инвентарного учета за счет усложнения процедур обработки проводок и использования информации, необходимой для расширенного аналитического учета.
Инструментальная система (конструктор). Программы этого класса могут обеспечить выполнение всех функций, необходимых пользователю, при условии, что пользователь сам сможет конструировать требуемые функции. Для этого нужен квалифицированный персонал, способный осуществлять конструирование.
Комплекс автоматизированных рабочих мест. Программы этого класса предназначаются для бухгалтерий, имеющих выделенные участки учета: учет основных средств, учет товарно-материальных ценностей, учет банковских и кассовых операций, учет готовой продукции, учет расчетов с дебиторами и кредиторами и т.д.
Программы для ведения отдельных участков учета. Программы этого класса составляют подмножество программ класса «Комплекс автоматизированных рабочих мест», имеющих самостоятельную ценность в решении отдельных учетных задач.
Заказные системы создают под требования заказчика, они не подлежат тиражированию. Могут принадлежать любому из перечисленных классов. Большинство прикладных бухгалтерских программ составляется на базе одного из двух принципов:
1) как универсальная программа с механизмом настройки на конкретные особенности предприятия (1С, Инфо-Бухгалтер и др.);
2) как программа с фиксированным количеством готовых решений и ситуаций с механизмом параметрических настроек (Галактика, Парус и др.).
Универсальные программы дешевле и проще в разработке, однако они требуют дополнительных усилий квалифицированных специалистов при их настройке. По оценкам профессионалов, стоимость та-
кой настройки соизмерима со стоимостью самой программы, т.е. составляет 100%.
Программы с фиксированным количеством готовых решений
и ситуаций при разработке обходятся существенно дороже универсальных, но зато затраты на их настройку много ниже и составляют примерно 25% их стоимости.
К сожалению, имеющееся программное обеспечение в области
бухгалтерского учета, с точки зрения практического бухгалтера, страдает следующими существенными недостатками:
• сложность изложения инструкций для пользователей;
• ограниченный выбор программ бухгалтерского учета для самых простых пользователей, в том числе для предпринимателей, ведущих учет самостоятельно;
• малый выбор программ бухгалтерского учета для самых подготовленных профессионалов, занимающихся поисковыми исследованиями и проблемами оптимизации финансового результата и минимизации налоговых платежей;
• недостаточный охват направлений коммерческой деятельности и отраслей хозяйствования;
• недостаточная совместимость программ с международными стандартами бухгалтерского учета и американской бухгалтерской системой учета GAAP.