Алгоритм системного анализа организации
| Этапы и работы | Рекомендуемые методы исследований этапов и работ |
| 1. АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ · Существует ли проблема · Факторы и причины, которые повлияли на возникновение проблемы · Анализ логической структуры проблемы «дерево проблемы» · Анализ развития проблемы в прошлом и будущем · Внешние связи проблемы (с другими проблемами) | · Метод сценариев · Диаграмма «Проблема – причины» · метод «Дерева проблем» · диагностические методы · метод «мозгового штурма» |
| 2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СИСТЕМЫ · Разложение проблемы на комплекс четко сформулированных задач · Выделение объекта исследования · Определение границ системы и подсистем · Выделение подсистем и элементов · Определение всех надсистем, в которые входит исследуемая система · Определение наиболее значимых черт всех надсистем, в которые входит данная система · Исследование роли данной системы в каждой надсистеме · Определение характеристик внешней среды (макроокружения, непосредственного окружения) | · Метод «Дерева целей» · Матричные методы · Статистические методы |
| 3. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ СИСТЕМЫ · определение числа уровней иерархии исследуемой системы; · определение числа подсистем и элементов системы; · определение организационной структуры системы (совокупность связей между элементами); · определение информационной, социальной, экономической, технологической и других структур; · определение направлений деятельности подсистем и языков и их анализ; · определение функций, процессов, операций, выполняемых системой; · определение процессов управления и каналов информации. | · Диагностические методы · Матричные методы · Сетевые методы · Морфологические методы · Кибернетические методы · Метод “Дерева целей” |
| 4. ФОРМУЛИРОВАНИЕ ОБЩЕЙ ЦЕЛИ И КРИТЕРИЯ СИСТЕМЫ: · формулирование общей цели системы (миссии); · определение целей системы (декомпозиция миссии); · определение подцелей системы; · определение возможных дополнительных побочных целей, которые могут быть достигнуты; · определение ограничений среды; · определение критериев достижения целей; · композиция общего критерия достижения главной цели (миссии) системы. | · Метод экспертных оценок “Делфи” · Метод “Дерева целей” · Методы экономического анализа · Морфологические методы · Кибернетические модели · Оптимизационные, игровые, имитационные и др. |
| 5. ДЕКОМПОЗИЦИЯ ЦЕЛИ СИСТЕМЫ: · формулирование целей реализации процессов; · формулирование целей достижения качества (процессов ,продукции, решений и т.п.); · формулирование целей эффективности деятельности системы и ее подсистем; · формулирование внешних целей и ограничений; | · Метод “Дерева целей” · Сетевые модели · Описательные модели |
| 6. ВЫЯВЛЕНИЕ РЕСУРСОВ И ПРОЦЕССОВ: · оценка существующей технологии и мощностей системы; · оценка современного состояния ресурсов трудовых, материальных, финансовых, временных и др.; · оценка запланированных и реализуемых системой проектов; · оценка возможностей взаимодействия с другими системами; · выявление в потребностях в ресурсах временных, кадровых, материальных, финансовых; · оценка социальных, экономических, политических и других факторов, оказывающих влияние на эффективность деятельности системы; | · Метод “Дерева целей” · Метод экспертных оценок “Делфи” |
| 7. АНАЛИЗ БУДУЩИХ УСЛОВИЙ РАЗВИТИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ. ПРОГНОЗ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ: · анализ тенденций и прогноз развития системы; · прогноз и анализ развития и изменения среды; · прогнозы появления новых факторов, оказывающих сильное влияние на развитие системы; · прогноз и анализ возможных ресурсов будущего; · прогноз и анализ возможных изменений целей и критериев. | · Метод сценариев · Метод “Дерева целей” · Метод экспертных оценок “Делфи” · Сетевые методы · Статистические методы · Описательные методы |
| 8. ОЦЕНКА НОВЫХ ЦЕЛЕЙ СИСТЕМЫ И СРЕДСТВ ИХ ДОСТИЖЕНИЯ: · оценка взаимозависимости и соподчиненности новых целей системы и подсистем; · оценка относительной важности новых целей системы и подсистем; · оценка дефицитности и стоимости ресурсов для достижения целей; · оценка влияния внешних факторов; · вычисление комплексных оценок. | · Метод экспертных оценок “Делфи” · Методы экономического анализа · Морфологические методы |
| 9. ОТБОР ВАРИАНТОВ ЦЕЛЕЙ СИСТЕМЫ И ПОДСИСТЕМ · анализ целей на совместимость, на полноту; · анализ дополнительных, побочных целей; · отсечение неактуальных, избыточных и побочных целей; · планирование вариантов достижения целей; · оценка и сравнение вариантов; · выбор рациональных для данных условий вариантов достижения целей; · построение комплекса вариантов целей, а также средств и способов их достижения | · Метод “Дерева целей” · Матричные методы · Методы экономического анализа · Морфологические методы |
| 10. ДИАГНОЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ · анализ технологических, экономических, социальных, информационных процессов; · анализ масштабов управляемости; · анализ соотношения централизации и децентрализации; · анализ числа уровней, звеньев системы и связей между ними; · анализ распределения прав, обязанностей и ответственности; · анализ разделения и кооперации труда; · анализ их достоинств и недостатков; · выявление недостатков системы; · выявление недостатков процессов управления системой; | · Методы экономического анализа · Метод “Дерева целей” · Матричные методы · Диагностические методы · Кибернетические модели |
| 11. ПОСТРОЕНИЕ КОМПЛЕКСНОЙ ПРОГРАММЫ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ · формулирование мероприятий, проектов, программ развития системы; · определение очередности целей; · распределение сфер деятельности и сфер компетенции подсистем и элементов; · разработка плана мероприятий с учетом ограничений; · распределение мероприятий по организациям, руководителям и исполнителям; · определение форм и методов контроля за ходом работ по развитию системы. | · Методы экономического анализа · Матричные методы · Описательные методы |
| 13. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ · формулирование миссии, целей, подцелей и задач организации; · формулирование функций организации; · проектирование организационной, информационной, социальной, экономической, технологической структуры; · проектирование информационных механизмов; · проектирование технологии управления; · проектирование форм и методов контроля; · проектирование режимов работы; · обоснование и выбор методов мотивации; · определение направлений развития организации. | · Диагностические методы · Метод “Дерева целей” · Матричные методы · Сетевые методы · Кибернетические методы · SWOT - анализ |
| 13. ПРОЕКТИРОВАНИЕ РАБОТЫ В ОРГАНИЗАЦИИ · формулирование целей подразделений, разработка стратегии, планирование, мотивация, координация, учёт, контроль, оценка результатов и др.; · определение общих функций организации (планирование, маркетинг, организация, финансы, инновации, информация, социальное развитие и др.); · определение основных ресурсов для реализации функций (время, финансы, кадры, технологии, информация, культура, идеи и др.); · описание работы, её сложность, напряжённость, профессиональный риск; · требования к работе; · восприятие людьми работы; · проектирование рабочих процессов, операций, процедур; · определение необходимости и проектирование ротации кадров; · проектирование организационного и социального развития | · Метод “Дерева целей” · Матричные методы · Морфологические методы · Сетевые методы · Кибернетические модели · Описательные методы · Социологические методы · Соционические методы |
Краткая характеристика каждого этапа:
1. правильное и точное формулирование проблемы – это первый и необходимый этап любого системного анализа. Для этого выясняется, когда и почему возникла проблема, какие факторы (причины) повлияли на её появление.
2. Для построения системы проблема раскладывается на комплекс четко сформулированных подпроблем и задач,которые образуют иерархию. Затем выделяется объект исследования. Такое выделение в некоторых случаях составляет наибольшую трудность исследования. Это обусловлено тем, что часто довольно трудно определить границы самой системы и границы её разбиения.
3. При структурном анализе следует помнить о том, что наряду с организационной, в любой организации имеются ещё и информационная, социальная, экономическая, технологическая и другие структуры. Каждая из этих структур имеет свои подсистемы и описывается своим особым языком. Объясняется это тем, что в социально-экономических системах структурные связи и отношения часто скрыты за отношениями административной подчиненности.
4. При построении и исследовании "Дерева целей" особое внимание рекомендуется обратить на детальный анализ побочных и избыточных целей. На практике довольно часто встречаются случаи, когда со временем побочные цели становятся основными.
5. Для больших и сложных социальных и экономических объектов общая цель системы значительно отделена от конкретных средств их достижения. Поэтому выбор решения требует огромной трудоемкой работы по увязке цели со средствами её реализации путём декомпозиции целей. Эта трудоёмкая работа, как правило, является важнейшей в системном анализе. Именно она породила метод "Дерева целей", который является главным и единственным инструментальным достижением системного анализа.
6. В целом ряде случаев, особенно когда речь идет о таких системах как система обеспечения безопасности, системы здравоохранения и т.п., выразить явным образом цель и критерий эффективности развития логическим путем либо не удаётся, либо удается с трудом. В этом случае цель и анализ существующего положения осуществляется на основе последовательного прогноза.
7. Прогнозирование, получение информации о будущем представляет собой важнейшую и очень сложную часть системного анализа. При разработке прогнозов нельзя ограничиваться только анализом тенденций развития самой системы. Следует прогнозировать и учитывать результаты прогнозов развития и изменений среды.
8. Учёт социальных, политических, моральных и др. факторов, оказывающих решающее влияние на формулирование целей организации и отбор средств их реализации, осуществляется как с помощью субъективных оценок экспертов, специалистов как по данной проблеме, так и по широкому кругу взаимосвязанных проблем. Это обусловлено тем, что большинство из этих организаций малоструктурированы, и редко имеют количественные оценки.
9. понятие цели неотделимо от понятия средств её достижения, поэтому центральным моментом в принятии решений является отсечение тех целей, которые признаны малозначащими, дополнительными или не имеющими средств для достижения, и отбор конкретных вариантов достижения взаимосвязанного комплекса важнейших целей.
10. Задачей системного анализа является не только создание новой организации, но и совершенствование работы существующей, ориентация ее на решение проблемы, на выявление возможностей, недостатков, узких мест в процессе сбора, переработки информации и принятия решений с целью устранения этих недостатков. Новая система будет эффективно внедряться в том случае, если она облегчает работу организации, будет способствовать решению актуальных задач и достижению ближайших целей. Выявление актуальных проблем управления и ближайших целей является также предметом диагностического обследования и анализа организации.
11. В результате решения задач системного анализа создаются комплексные программы развития (целевые, комплексные, федеральные, отраслевые, региональные и т.п.).Эти программы распределяются по времени, закрепляются за различными исполнителями, устанавливается порядок финансирования руководства и координации, создаётся система ответственности.
12. Для достижения поставленных целей строится новая или усовершенствуется функционирующая организация. Системный анализ является в этом случае каркасом, объединяющим все необходимые знания, методы и действия для решения сложных проблем.
13. Необходимо организовать эффективное функционирование организации. Для этого необходимо разработать ряд документов, регламентирующих её деятельность и внедрить их в практику.
Роль методологии сводится к максимально точной формулировке задачи на каждом этапе и к подбору на каждом этапе метода, в наибольшей степени соответствующего существу постановки задачи.
Системная методология – это подход не от метода, а от задачи, требование комплексного использования целой серии методов, или их системного использования для решения различных частей и этапов проблемы.
1. Матричные методыне являются специфическим инструментом системного анализа, однако широко используются на различных этапах в качестве вспомогательного средства. Эти методы основаны на использовании матриц, отражающих значения (веса) вершин граф-модели объекта исследования. Матрица – это наглядная форма представления информации, раскрывающая внутренние связи между элементами, помогающая выяснять и анализировать ненаблюдаемые части структуры. (Пример – периодическая таблица элементов Д.И. Менделеева, матрица распределения прав и ответственности.)
2. Сетевые методыв системном анализе используются, главным образом, на этапе построения комплексных программ развития. Элементы нижних уровней "Деревьев целей", перегруппированные по признаку временных логических взаимосвязей, можно преобразовать в сеть. Более сложные многомерные сети используются для распределения сфер ответственности, распределения работ по конкретным исполнителям в организациях, ориентированных на цель.
3. Методы экономического анализаприменяются на всех стадиях системного анализа. Целью экономического анализа является выявление сущности, закономерностей, тенденций экономических и социальных процессов, хозяйственной деятельности на всех уровнях и в разных сферах экономики (производственная, социальная). Экономический анализ призван обосновывать решения и действия в области экономики и социальной политики. Экономический анализ делится на макроэкономический анализ, охватывающий экономику страны, отрасли, социальной сферы и микроэкономический анализ, целью которого является исследование отдельных объектов и процессов в организации.
4. Методы морфологического анализа. Морфологический анализ представляет собой ряд приёмов систематизированного рассмотрения объектов, явлений и получения систематизированной информации по всем возможным решениям изучаемой проблемы, не пропуская ничего без предварительного исследования. В процессе анализа все объекты разбиваются на группы, каждая из которых подвергается тщательному изучению.
Среди главных этапов морфологического анализа можно назвать следующие:
· точная формулировка проблемы, подлежащей решению;
· выявить и охарактеризовать все параметры возможных решений (определить квалификационные признаки и их значение)
· сконструировать и построить "морфологического ящика", потенциально содержащий все возможные решения
· проанализировать решения, содержащиеся в морфологическом ящике с точки зрения поставленных целей
· выбрать и реализовать наилучшие решения
"Морфологический ящик" – это многомерная матрица, в клетках которой помещены соответствующие параметры. Каждая из клеток содержит одно из возможных решений, полученных на основе рассматриваемых параметров. Общее число возможных решений равно произведению числа всех параметров, представленных в «морфологическом ящике» по строкам. Проводимый анализ показывает, что многие из предлагаемых решений практически неосуществимы и поэтому к реальному рассмотрению будет предложено число решений значительно меньше, чем общее. Метод морфологического анализа на основе перестановок и различных сочетаний параметров позволяет вырабатывать вероятностные характеристики объектов, которые ещё не существуют, но могут существовать.