Необходимость использования WBS
Резюме
WBS при определении уровней
WBS при формировании организационной структуры
WBS как средство управления
С помощью WBS поддерживается эффективное управление проектом по стадиям жизненного цикла. Это обеспечивается за счет:
- разделения результатов на составные части (таким образом, гарантируется, что график проекта соответствует утвержденному объему работ и что все необходимые результаты проекта запланированы);
- поддержки планирования и назначения ответственных исполнителей;
- осуществления контроля состояния распределения ресурсов, оценки стоимости, расходов и выполнения;
- декомпозиции на простые компоненты, обеспечивая один из основных методов управления комплексными проектами.
- помощи в определении требований к ресурсам (т. е. квалификации, характеристик и т. д.).
С помощью WBS можно связать определенный объем работ с элементом организационной структуры, субподрядчиками или отдельными исполнителями. Как только работы и область ответственности определяются, отдельные исполнители (включая субподрядчиков) назначаются ответственными за выполнение определенных элементов WBS в рамках назначенных бюджетов и определенных сроков выполнения.
В учебно-справочной литературе по управлению проектами для проектов средней сложности рекомендуется использовать до 6 уровней WBS: 3 верхние уровня — для предоставления информации уровня заказчика, 3 нижние уровня — для детализации информации уровня исполнителя. Глубина детализации WBS зависит от размера и сложности проекта, поскольку должна обеспечивать четкую формализацию целей и результатов работы, которые необходимо выполнить. Каждый пакет работ включает весь объем работ, выполняемый основной организацией, ответственной за данный пакет работ, также, как и организациями, с которыми заключены подрядные договора.
Подводя итог, WBS:
- определяет иерархию результатов;
- описывает весь объем работ, необходимый для достижения конечных целей или результата(ов) проекта;
- разрабатывается путем деления результатов на поддающиеся учету и измеряемые элементы;
- является механизмом для объединения и оценки выполнения, выполнения проекта по объему работ и стоимости.
WBS — это способ описания целей и задач проекта путем его декомпозиции в терминах иерархически взаимосвязанных результатов и пакетов работ, выполнение которых необходимо для реализации проекта. Каждый элемент WBS (пакет работ) представляет собой некоторый объем работ для оценки и измерения выполнения, а также затрат, связанных с достижением целей проекта.
PMBOK описывает WBS как средство (инструмент) определения содержания проекта (PMBOKGuide 1996, 54). Он определяет управление содержанием проекта как «процесс, направленный на гарантированное обеспечение того, что проект включает все необходимые работы, и только те работы, которые необходимы для успешного завершения проекта». Основываясь на этом определении, разработка WBS имеет две основные цели:
a. обеспечение планирования всех необходимых работ проекта,
b. обеспечение отсутствия ненужных (лишних) работ, работ, не связанных с реализацией проекта.
Для руководителя проекта важны обе эти цели. Если в плане отсутствуют все необходимые работы, проект будет задержан, бюджет скорее всего будет превышен. Если выполняются работы, не относящиеся к данному проекту — деньги заказчика тратятся не целевым образом. Если WBS не объединяет обе эти цели, проект может потерпеть неудачу.
Рис. 3.5 в PMBOKGuide (в данном документе воспроизведено частично и изменено см. Рис. 2-1) иллюстрирует, как проект разворачивается вокруг WBS. WBS является основным «стрежнем» для четырех основных и одного вспомогательного процессов:
a. определение работ,
b. планирование ресурсов,
c. оценка стоимости,
d. бюджетирование,
e. определение рисков.
Рис. 2-1. Взаимодействие WBS с процессами реализации проекта (PMBOK Guide 1996)
Как показывает рис. 3.5 PMBOK Guide (Рис. 2-1), план проекта строится на базе этих процессов. Т.о., WBS является основой:
- Комплексного план-графика проекта — WBS обеспечивает основу для планирования объемов работ, стоимости, сроков и рисков. В рамках программных продуктов она также обеспечивает средство интеграции всех данных.
- Отчетности о выполнении проекта — WBS обеспечивает процесс контроля выполнения графика и освоения денег, поскольку шкалы оценки связаны с работами.
- Всеохватывающего контроля изменений — WBS обеспечивает идентификацию соответствующих точек контроля, которые используются для упрощения обмена информацией и контроля выполненных объемов работ, качества, выполнения графика и освоения затрат.
- Управления содержанием проекта — процесс разработки WBS способствует формированию концептуального представления и определения элементов объекта, являющегося результатом проекта.
Успешное управление проектом зависит от способностей руководителя проекта эффективно руководить командой проекта, определяя содержание работ проекта в терминах его результатов. С помощью WBS работы структурируются и непосредственно связываются с графиком, а ресурсы распределяются и отслеживаются.