Требования к оформлению документов и приданию им юридической силы

Эти требования для бумажных документов определены стандар­тами и унифицированными формами. В электронных документах состав реквизитов и последовательность их расположения могут быть такими же, как в бумажных (например, если электронная копия полу­чена в результате сканирования бумажного документа), а могут быть и специфическими. Требования к оформлению электронных управлен­ческих документов и большинства их реквизитов пока не стандарти­зированы. Законодательно установлено, что в случае использования электронных документов для их удостоверения применяется Элект­ронная цифровая подпись (ЭЦП). Пока регламентирован только ряд вопросов, относящихся к использованию ЭЦП. Требования к офор­млению электронных документов в целом должны быть более жес­ткими, чем для бумажных документов, так как при использовании каналов связи и при взаимодействии различных систем (если не обес­печена совместимость программно-технических средств) передача информации может не состояться либо она не будет доступной для восприятия человеком, например, иногда письма, приходящие по электронной почте, нуждаются в перекодировании.

В деятельности государственных организаций вопросы регламен­тирования кодирования, способов передачи информации и ответс­твенности передающей и принимающей стороны подробно описаны и утверждены соответствующими документами. Например, в Типовом соглашении об обмене электронными документами между управле­ниями Федерального казначейства по субъектам Российской Феде­рации и территориальными управлениями Федерального агентства но управлению федеральным имуществом, утвержденном 14 апреля 2005 г., содержатся условия начала обмена электронными доку­ментами и основания для его прекращения, правила использования средств криптографической защиты информации и средств элект­ронной цифровой подписи, основания признания юридической силы электронных документов, права, обязанности и ответственность сто­рон, порядок разрешения разногласий.

Время транспортировки документов.Это одна из основ­ных характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и се своевременное предоставление. Критичность времени доставки документа обусловила появление понятия «ускорение документо­оборота». Для бумажных документов данная характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т. д.) Электронные документы имеют в этом случае неоспоримое преимущество, поскольку исполь­зование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.

Справочно-информационная работа(поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию). Для бумажных документов эта процедура может быть трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информа­ции и документов.

Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и документы, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Отпадает необходимость дублиро­вания массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться инфор­мацией в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа в систему.

Возможность сделать копию документа.В случае изготов­ления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от используемых технических средств. Так, на бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, мик­рофотопленке копии могут быть получены с помощью средств фото­графирования, микрофильмирования и др. Электронную копию бумажного документа можно получить путем сканирования.

Программа распознавания документов ABBYY Fine Reader - раз­работка российской компании ABBYY - предназначена для преобра­зования отсканированных бумажных документов, например, писем, договоров, журнальных или газетных статей, книг, факсов в элект­ронные форматы для последующего редактирования, архивирования или поиска. В основе этой программы лежат технологические и фун­кциональные возможности, направленные на повышение качества распознавания, сокращение времени на обработку документов и рас­ширение области применения продукта. Например, благодаря новым возможностям работы с документами, снятыми цифровой камерой, теперь можно использовать фотоаппарат как альтернативу сканеру в тех случаях, когда последнего нет под рукой, например, в библи­отеке, на выставке или в путешествии. Новые алгоритмы обработки изображений низкого разрешения позволяют лучше распознавать документы, отсканированные цифровыми копировальными аппара­тами, а также факсы низкого качества.

В случае получения копии с электронного документа трудоем­кость и время получения копии значительно уменьшаются. Напри­мер, можно либо скопировать файл, либо дополнительно распечатать документ, либо вывести информацию на микрофотоносители и т. д. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте, а также размещен в информацион­ной системе, где возможно обеспечение доступа к нему сотрудников (например, корпоративные системы документооборота, Интернеттехнологии и т. д.). В этом случае не нужно изготовлять бумажные копии документов для ознакомления большого числа сотрудников.

Возможность при ознакомлении с документом выделить интересующий фрагмент.На бумажном носителе следы от поме­ток, сделанных чернилами, обычно остаются. В случае электронного документа, если позволяет его формат записи, требуемый фрагмент можно выделить (например, цветом, шрифтом), а затем это выделе­ние убрать. При этом следов на документе при его восприятии чело­веком не остается.

Удобство восприятия информации.Данным качеством пока в большей мере обладают бумажные документы. За столетия существо­вания письменности качественные характеристики бумажных доку­ментов (размер шрифта, форматы бумаги, качество печати и т. д.) постоянно совершенствовались. Что касается электронных докумен­тов, то они также постоянно совершенствуются, но по времени это период гораздо менее продолжительный (измеряется лишь несколь­кими десятилетиями) и процесс оптимизации восприятия информа­ции еще далек от завершения. По восприятию электронные документы отчасти сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра доку­мента его файл прокручивается перед глазами. По данным американ­ских исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 25% медленнее, чем при чтении с листа бумаги.

Возможность работы с несколькими документами одновре­менно.Данная характеристика важна для руководителей и специа­листов, занимающихся аналитической и научной работой. Нередко возникает ситуация, когда сотрудник, «обложившись» документами и печатными изданиями и сопоставляя информацию, обнаруживает некоторые особенности и детали, которые он не замечает при после­довательной работе с документами. «Многооконная» работа с фай­лами также дает возможность одновременно работать с несколькими документами, хотя при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие информации человеком носит при этом преимущественно логический характер, и не всегда возни­кает целостный взгляд на документ. Видимо, по мере совершенство­вания компьютерной техники возможность одновременно работать с несколькими документами будет расширяться.

Утомляемость при работе с документами (без учета харак­тера и содержания информации).Считается, что утомляемость при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Из органов чувств основная нагрузка приходится на зрение. Существуют рекомендации по оптимальной продолжитель­ности времени, проводимого за компьютером, и перерывов в работе (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персо­нальным машинам и организации работы»). Вместе с тем по мере совершенствования компьютерной техники, в том числе мониторов, утомляемость при работе с электронными документами несколько уменьшится.

Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации.Для восприятия человеком информации обычного документа на бумажном носителе специальных усилий не требу­ется, достаточно лишь приемлемого освещения. Для работы с элек­тронными документами требуется компьютер, а при необходимости их передачи адресату - телекоммуникационные каналы. В настоя­щее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи способствует решению части этих проблем.

Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком.Сохранность документов на бумажном носителе опре­деляется длительным периодом его старения и разрушения, который зависит от качества бумаги (например, существует так называемая бескислотная бумага, срок стойкости которой исчисляется столетиями). Кроме того, важным является способ нанесения информации на бумагу (чернила, паста, а также средства, используемые в мат­ричных, струйных или лазерных принтерах, и т. д.). Для восприятия человеком информации через длительное время не требуется специ­альных устройств в целях ее преобразования, достаточно знать язык, на котором написан текст документа. При работе с электронными документами необходимо учитывать, что жизненный цикл програм­мных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) бывает меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отсюда возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и ее аутентификации. К другим возможным (но не всегда приемлемым) способам хранения электронных документов иногда относят сохра­нение соответствующих технических и программных средств вос­произведения информации, распечатку электронных документов на бумаге и заверение выданных копий. Отдельный круг вопросов свя­зан с сохранностью ЭЦП и сроком действия сертификата подписи. При работе с бумажными документами для обеспечения их физичес­кой сохранности в архивах может создаваться фонд использования (как на бумажных, так и на других носителях информации) или стра­ховой фонд. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации.

Информационная безопасность и защита информации.Для бумажных документов защита информации от несанкциониро­ванного доступа может быть обеспечена в результате их физической недоступности (например, хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т. д.), фиксации факта передачи в специальных учетных фор­мах (передача под расписку), а также других организационных мер. Для электронных документов эта задача решается путем использова­ния средств регламентации доступа пользователей к компьютерным базам данных, средств криптозащиты, протоколирования действий пользователей и т. д. Отдельная проблема - техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.

Например, в упоминавшемся выше Типовом соглашении об обмене электронными документами между управлениями Федераль­ного казначейства по субъектам Российской Федерации и террито­риальными управлениями Федерального агентства по управлению федеральным имуществом, утвержденном 14 апреля 2005 г., подробно описаны требования по защите информации при обмене электрон­ными документами. Они включают правила управления ключевой системой, действия персонала при компрометации ключевой информации (ключей ЭЦП, ключей шифрования), защиты информации при обработке и приеме-передаче электронных документов.

Сфера применения (бытования) документов.Документы на бумажных носителях применяются повсеместно. Электронные доку­менты используются теми участниками коммуникаций (организа­циями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.

Таким образом, использование технологий электронного доку­ментооборота, то есть безбумажных транзакций, в настоящее время не означает полного исключения из обращения документов на бумажном носителе. Традиционные документы имеют преимущес­тва, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Поэтому нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информа­ции (так называемые документы со сроком хранения «постоянно», поступающие затем в государственные архивы). При этом можно использовать в работе электронные копии документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего доведения информа­ции и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимуществ.

Всю совокупность управленческих электронных документов можно условно подразделить на две группы:

- документы, для которых электронная форма будет являться основной;

- документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе. Для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе. Вместе с тем в обращении могут находиться также электрон­ные копии этих документов.

Следовательно, эффективная организация документооборота и архива предполагает сочетание документов на бумажном, электрон­ном, а при необходимости и на других, носителях информации при­менительно к конкретным задачам.