Стадии жизненного цикла документа

Ниже приведены основные стадии жизненного цикла документа -создание, обращение, хранение, уничтожение. На рисунке показано, что стадии обращения и хранения могут быть взаимосвязаны: нахо­дясь на хранении, документ может быть вновь введен в обращение. Уничтожение документа может быть как предусмотренным (напри­мер, по истечении срока давности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непред­виденных обстоятельств).

Рис. 2.2. Жизненный цикл документа (основные стадии)

Приведем краткую характеристику основных функций работы с документом на протяжении его жизненного цикла в организации и возможности их автоматизации.

Составление- подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки. Часть процессов составле­нии документа может быть автоматизирована при подготовке текста на компьютере. При документировании повторяющихся ситуаций могут быть использованы типовые тексты, в том числе компьютер­ные формы, шаблоны.

Примеры шаблонов - бланки для исходящих писем организации; бланк заявление на отпуск; бланк платежной ведомости.

Оформление- использование внешних элементов оформления конкретной разновидности документов и расположение реквизитов м соответствии с установленными требованиями (форматы бумаги, Планки, границы полей и т. п.) Процесс может быть частично авто­матизирован (типовые компьютерные формы, шаблоны с типовыми элементами оформления).

Пример - оформление доверенности на управление автомоби­лем, распечатываемой у нотариуса.

Согласование- оценка целесообразности документа, его обос­нованности, соответствия действующему законодательству, норма­тивным документам и др., проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предо­ставленными правами (реквизиты «визы» или гриф «согласования»). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Могут быть использованы электронный аналог подписи при согла­совании электронной версии документа и технология электронного согласования проектов.

Подписание (утверждение)- проставление подписи или грифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Может быть исполь­зован электронный аналог подписи.

Регистрация, учет- запись учетных данных о документе по установленной форме (в журнале, картотеке, компьютере), фик­сирующая факт его создания или получения. Процесс может быть автоматизирован, при этом могут осуществляться автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документов в информационной системе.

Передача на исполнение или отправка адресату- процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для озна­комления или совершения действий, указанных в документе. Пере­дача может осуществляться непосредственно исполнителю, через курьера, с использованием различных способов отправки (почта, телеграф, факс и т. п.). При наличии электронного документа или электронной копии данная процедура может быть автоматизирована (использование корпоративной системы документооборота, элект­ронной почты, корпоративного портала).

Копирование (размножение)- создание копий документа на бумажном носителе или в электронной форме для ознакомления с ним и одновременной работы необходимого круга лиц. Используется копировально-множительная или компьютерная техника (распе­чатка дополнительных копий документа, изготовленного на компью­тере, копирование файла, сканирование или копирование бумажного документа).

Получение- процедура получения документов или их копий конкретными лицами для ознакомления или совершения действий, указанных в документе, в установленных случаях документируется (передается под расписку получателя). Варианты получения - от работников служб, осуществляющих доставку документов, от началь­ника или коллег, по каналам связи (факсу, электронной почте, посредс­твом корпоративной системы электронного документооборота и др.). Ознакомление- оценка информации, содержащейся в доку­менте для использования в дальнейшей работе. Документ представ­ляется на бумажном носителе или в электронной форме.

Рассмотрение (принятие решений по документу, резолю­ция)- оценка информации, содержащейся в документе, и приня­тие решений о порядке дальнейшей работы с ним, сроках, характере исполнения, конкретных исполнителях. Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме.

Контроль прохождения и исполнения документа- отслежи­вание установленного порядка прохождения документа и его испол­нения (сроки и решение вопросов). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме. Формальная сторона контроля может быть автоматизирована.

Хранение документа в процессе исполнения- обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе его исполнения. Могут использоваться средства автоматизации поиска бумажного документа в процессе исполнения. В случае использования системы автоматизации доку­ментооборота необходимо обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копи­рование).

Списание в дело- признание факта, что выполнение документа завершено; помещение документа на хранение в дело, сформированное по предметно-вопросному, корреспондентскому, хронологичес­кому и другим признакам; обеспечение физической сохранности, удобства для дальнейшего использования документов и быстрого их нахождения по запросу. На документах на бумажной основе делается соответствующая отметка, и при использовании автоматизирован­ной системы документооборота в нее вносится информация о спи­сании документов в дело. Для документов, существующих только в электронной форме, требуется дальнейшая проработка таких вопро­сов, как организация их хранения, обеспечение физической сохран­ности, аутентификация и др.

Поиск- нахождение документа или запрашиваемых о нем све­дений. Процесс может быть автоматизирован: необходима фор­мулировка критериев поиска в информационной системе (системе документооборота или в архиве).

Хранение в архиве- обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе, архивного хранения. Могут быть использованы средства автомати­зации для контроля за условиями хранения, противопожарной безо­пасностью, регулирования доступа в помещение архива и защиты информации в информационной системе. Возможно создание фонда пользования архивными документами в электронной форме, автоматизации поиска документов в процессе архивного хранения. При использовании автоматизированных систем следует обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование).

Экспертиза ценности- отбор документов на хранение или уста­новление сроков их хранения в архиве организации на основе принятых критериев, а также выделение к уничтожению документов с истек­шими сроками хранения. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Формальная сторона (отбор дел и докумен­тов по срокам хранения) может быть автоматизирована. Документы представляются на бумажном носителе или в электронной форме.

Уничтожение- физическое уничтожение (разрушение) носи­теля информации или записи на носителе. Используется оборудова­ние для уничтожения бумажных документов (например, измельчения бумаги) или для уничтожения записи на бумажном носителе.