Этапы технологического процесса обработки информации

Состав операций и процедур технологического процесса может быть различным в зависимости от требований к технологии обработки данных. Подготовительный этап включает операции, которые выполняются с целью подготовки информации для дальнейшей обработки.

Сбор исходных данных. Информация собирается как внутри экономического объекта, так и поступает из других организаций и учреждений. В зависимости от этого строится система сбора первичных данных. Наиболее сложной задачей является сбор внутренней первичной учетной информации, отражающей производственно-финансовую деятельность предприятий. Этой информацией пользуются все органы управления, и она вновь подвергается сбору для решения многих функциональных задач, (плановых, финансовых и др.) Поэтому к первичной информации предъявляются требования достоверности, полноты и своевременности получения.

К сбору информации также относится прием зарегистрированных данных, например документов из внешней среды предприятия. Эта операция сопровождается обычно оформлением поступившей информации и определением ее дальнейшего использования.

Регистрация информации представляет собой операции нанесения данных на носитель информации как ручным способом, так и автоматически. При ручном формировании документов, включая заполнение электронных форм посредством клавиатуры ПК. Если же сбор и регистрация первичной информации выполняется автоматически, с помощью соответствующих технических средств (станки с числовым программным управлением, кассовые терминалы и пр.), то трудоемкость начального этапа резко понижается. Однако, несмотря на появление разнооб­разных средств сбора и регистрации информации, эти операции наименее автоматизированы.

Контроль правильности исходных данных направлен на предупреждение, выявление и устранение ошибок, которые неизбежны в случае ввода информации с клавиатуры, в первую очередь из-за так называемого «человеческого фактора» — усталости, невнимательности, в некоторых случаях — преднамеренных действий специалиста, ответственного за сбор и регистрацию данных. Ошибки приводят к искажению информации, ее недостоверности, а значит, к неверным результатам обработки и к ошибкам а управленческой деятельности.

Собранная и зарегистрированная информация направляется на обработку или на хранение.

Передача информации обусловлена многоадресной потребностью в ней. Данные приходится передавать и в связи с тем, что разные, связанные между собой информационные процедуры совершаются в различных местах. Данные приходится передавать в силу удаленности объектов управления от средств выдачи и отображения результатной информации.

В настоящее время наибольшее распространение получила дистанционная форма передачи информации в виде сигналов по каналам связи, которая отличается высокой скоростью, что положительно сказывается на оперативности принятия управленческих решений. Ввод информации в средства вычислительной техники может выполняться различными способами в зависимости от используемых В случае работы с документальной информацией ее ввод совмещается с операцией заполнения электронных форм документов и выполняется непосредственно с клавиатуры персонального компьютера.

Первичная информация может также вводиться и с машинных носителей, если она заранее собрана и зарегистрирована в соответствующем для ввода виде.

2. Основной этап обеспечивает непосредственную обработку информации в средствах вычислительной техники, а также при необходимости хранение и поиск первичных и результатных данных.

Этот этап занимает ведущее положение среди остальных информационных этапов технологического процесса как по значимости, так и по объему.

Обработка данных является важнейшей среди операций преобразования информации как по значимости, так и по объему. Объясняется это тем, что управленческие службы не могут осуществлять свои функции без наличия вторичной информации, являющейся результатом обработки. В то же время обработка информации тесно связана со всеми информационными операциями, создав возможности для технологического единства информационных процессов. Поэтому не случайно термином «обработка информации» часто обозначается система, ориентированная на всю совокупность информационных процедур. Например, автоматизированная система обработки данных охватывает не только все операции обработки, но и процедуры сбора, передачи, хранения, поиска информации и т.д.

Обработка информации выполняется в электронно-вычислительных машинах различных типов и классов, включая персональные компьютеры, серверы и т.д., по соответствующей программе и включает арифметические и логические действия над данными, а также автоматическое управление выполнением этих действий.

Сервер — ЭВМ, выполняющая определенные функции обслуживания пользователей в вычислительных сетях.