Отбор данных

Создать таблицу результата.

Таблица результата – таблица, в которую после проведения фильтрации будут помещены значения из полученной выборки.

Таблица результата создается на свободном месте правее или ниже таблицы условий. Она состоит только из заголовок столбцов. В качестве заголовков столбцов этой таблицы выступают точные копии заголовков столбцов исходной таблицы, по которым в выборке должны присутствовать данные.

a) Выделить любую заполненную ячейку исходной таблицы;

b) В меню «Данные» выбрать команду «фильтр», в открывшемся подменю выбрать «расширенный фильтр»;

c) В появившемся диалоговом окне выбрать вариант обработки под названием «скопировать результат в другое место»;

d) Проверить, что координаты исходного диапазона соответствуют координатам ячеек, в которых расположена базовая таблица;

e) Указать координаты таблицы условий;

f) Указать координаты таблицы результата, затем нажать «ОК».

2.7. Сводные таблицы

Сводными называют таблицы, особым образом структурирующие обычные табличные данные. Заголовками столбцов и строк таких таблиц выступают наименование групп записей из исходной таблицы. Внутри таблицы выводится итоговая информация для каждой группы записей.

Создание сводной таблицы

1. Выбрать любую заполненную ячейку исходной таблицы;

2. в меню «Данные» выбрать «сводная таблица»;

3. в появившемся диалоговом окне выбрать тип источника данных и вид создаваемого отчета, нажать «далее»;

Возможные типы данных:

- список или база данных в Excel

- внешний источник данных

- несколько диапазонов консолидации

- другая сводная таблица или сводная диаграмма

4. в появившемся диалоговом окне проверить правильность указания координат исходного диапазона, нажать «далее»;

5. в появившемся диалоговом окне нажать на кнопку «макет», затем указать названия полей, которые должны быть использованы в качестве следующих элементов исходной таблицы:

§ заголовки строк

§ заголовки столбцов

§ элементы данных

§ заголовки страниц

В качестве заголовков строк и столбцов указываются поля, по значениям которых должны группироваться записи исходной таблицы.

В качестве элемента данных указывается поле или поля, по значениям которых необходимо подводить итог.

В качестве заголовков страниц указывается поле или поля, по значениям которых будут группироваться записи исходной таблицы. Отличие этого элемента от заголовок строк и столбцов в том, что в будущем можно будет видеть данные только по одной конкретной группе.

Для полей, помещенных в область данных, можно двойным щелчком левой кнопки мыши изменять функцию, с помощью которой подводятся итоги.

После того, как макет сводной таблицы сформирован, необходимо нажать «ОК» и указать месторасположения сводной таблицы: новый лист или имеющийся лист, - в последнем случае необходимо указать координаты первой ячейки того диапазона, в котором должна располагаться сводная таблица.

Список используемой литературы:

1. Электронное учебное пособие «Информатика. Часть 2. Табличный процессор MS Excel и СУБД MS Access». А.М. Сидоренко, И.Н. Редько, И.Н. Цветкова.