Вопрос Фактическая справка

Информационные письма следует рассылать регулярно — для поддержания непрерывного потока новостей, исходящих от организации. Чем крупнее организация, тем выше ее значимость, тем больше должно быть информационных писем.

Вопрос Информационное письмо, биография, фотографии

Информационное письмо (бэктраундер) — это информационный материал, представляющий необходимую дополнительную информацию по теме, событию, персоналиям или организации, ее продуктам и услугам и т.п. Эти материалы содержат информацию текущего, событийного характера и поэтому не имеют новостного аспекта. Информационные письма — необходимый компонент пресс-пакета, хорошее дополнение к пресс-релизу в случае, если журналисту необходимы более подробные сведения.

Информационное письмо содержит информацию о «фоне» (background), о том, что окружает само событие, что ему предшествовало или стало его причиной. Это обстоятельство влияет и на форму изложения, и на структуру текста. Как правило, информационное письмо представляет собой единый и законченный текст, «историю», построенную в повествовательной манере. Принцип перевернутой пирамиды остается определяющим, однако роль заголовка и лида меняется. Функционально заголовок информационного письма не призван привлекать внимание, поэтому он носит лишь информативный, номинативный характер.

Структурно большинство бэкграундеров состоит из следующих основных частей:

• заголовка, формулирующего тему материала;

• истории вопроса;

• развернутых сведений о предмете материала, изложение которых составляет собственно основную часть информационного письма, основывающуюся на объективных данных и фактах.

Информационное письмо предназначено для того, чтобы сообщать сведения разного рода и отвечать на возможные вопросы. Ориентация данного информационного документа на «незаданные» журналистами вопросы помогает организовать его структурно и придает ему законченность. Иногда для удобства построения информации используются подзаголовки, в основе которых лежат те же основные вопросы журналистики: Что? Кто? Почему? Как? Подзаголовки — чрезвычайно эффективный способ облегчить восприятие материала, насыщенного фактами, событиями и именами, однако они разрушают повествовательный стиль изложения.

С точки зрения тематики сообщений информационные письма могут быть посвящены как отдельному событию, товару или услуге, так и организации в целом. Составление профиля организации имеет особую значимость, поскольку обращение к таким справкам происходит регулярно в процессе работы журналистов над разными материалами. В связи с этим бэктраундеры должны не только содержать наиболее четкую, проверенную информацию, но и постоянно обновляться специалистами по связям с общественностью.

В отличие от информационного письма, которое, как уже было сказано, посвящено организации или ее товарам и услугам,биография — это специальный документ, содержащий фактическую информацию о конкретном человеке. Биографии высших должностных лиц и руководителей должны быть подготовлены специалистами по связям с общественностью с самого начала и обновляться по мере необходимости. Предоставление биографий СМИ позволяет предотвратить возможные неточности и ошибки журналистов, вызванные отсутствием биографических данных о первых лицах организации.

При возникновении информационного повода, касающегося руководителей той или иной организации или государственного органа, наличие подготовленных биографий существенно облегчает задачу отдела по связям с общественностью и работающего по этой теме журналиста. Биографии обычно иллюстрируютсяфотографиями, изображающими человека в разной обстановке: на работе, на деловых переговорах, дома и т.д.

Основным отличием фактической справки (факт-листа) от информационного письма является то, что она представляет собой не связный и законченный текст, а набор фактов, цифр или тезисов, предназначенных для использования и цитирования журналистами. Это документ, с помощью которого журналист получает в сжатой форме наиболее важную фактическую информацию об организации или событии. Краткость такой справки необходима для того, чтобы не перегружать и не запутывать журналиста информацией, а акцентировать внимание на самом главном.

Например, типичный одностраничный факт-лист о компании или организации включает краткое описание компании, ее производственных линий, имена руководящих лиц, место расположения, текущие цифры продаж, краткую историю компании, контактную информацию.

Поскольку каждый документ в сфере связей с общественностью предназначен для определенной целевой аудитории, фактическая справка может быть более или менее профессиональной и детализированной. Естественно, в материалах для специализированных СМИ будет гораздо больше технической информации и специальных терминов, чем для СМИ, предназначенных для более широкой аудитории.

Объем фактической справки обычно не превышает одной-двух страниц однако, в силу необходимости, техническая и финансовая информация может дополняться подробными таблицами, графиками, схемами и т.п. Часто хорошо составленные информационные письма и фактические справки сохраняются как справочный материал и используются при подготовке других публикаций об организации в будущем.